Las bibliotecas de empresas son la norma en las prácticas legales, pero lejos de ser estándar en otros campos, sin embargo, es un enfoque práctico consciente del presupuesto para el conocimiento compartido y la gestión de recursos.

Las bibliotecas pueden albergar libros técnicos, guías de referencia editorial, muestras de material o incluso archivos de guías de usuario. Somos fanáticos de las bibliotecas de oficina y estamos entusiasmados de compartir los beneficios que disfrutamos de una biblioteca de oficina aquí en Teamwork.com HQ.

Ahí estás escribiendo o codificando como si no hubiera un mañana, entonces necesitas verificar algo. La información no está en línea, por lo que necesita ese libro que vio leer a su colega a principios de semana. Vas a su oficina y ella no está allí y el libro se ha ido.

En lugares normales, puede entrar en pánico, pero si tiene una biblioteca de oficina dedicada, sabrá que es probable que el libro esté de nuevo en su estante y pueda tomarlo prestado y hacer ese trabajo como un jefe.

¿No es una gran sensación saber exactamente dónde se encuentra algo que necesita? Bueno, ese no es el único beneficio de una biblioteca en el lugar de trabajo, aquí hay otros tres:

1. Ahorra dinero. En lugar de comprar el mismo libro para cada empleado que necesite consultarlo, puede comprar uno (o dos si es el libro más popular desde el papel cortado) para una biblioteca compartida. Esto es muy útil para los libros técnicos, médicos o legales que cuestan un centavo en primer lugar.

2. Información coherente. Tiene la seguridad de que su equipo está utilizando la misma información de recursos y, por lo tanto, no hay información contradictoria para trabajar en un proyecto colaborativo. Esto es especialmente importante en la era de los sitios web que se utilizan como guías de referencia sin ningún control y equilibrio de fuentes más establecidas y editadas.

3. Construyendo un activo y un estándar. La creación de una biblioteca corporativa o departamental, incluso si es solo una estantería en un pasillo, también es la construcción de un activo para todos los empleados y la defensa de las prioridades. Les dice a todos que los empleados precisos, informados y educados son respetados y apoyados. Esto, a su vez, marca la pauta para que los proyectos lleven ese mismo estándar de excelencia.

El valor de una biblioteca reside en los contenidos en sí y en que se adapte a las necesidades de su lugar de trabajo y al enfoque de su empresa o departamento.

El primer paso es decidir si desea establecer una biblioteca para toda la empresa para todos los libros compartidos o para varias bibliotecas departamentales. Si el enfoque de su empresa es compartido y la mayoría de los empleados trabajan en proyectos y tareas similares, una gran biblioteca compartida puede ser el camino a seguir. Sin embargo, para departamentos con materiales de referencia drásticamente diferentes, las bibliotecas departamentales son beneficiosas.

Aquí está Teamwork.com HQ, tenemos dos bibliotecas. Una biblioteca en el centro de la oficina alberga todos los libros para desarrolladores con gemas de programación (junto con las pistolas Nerf, por cierto), mientras que una colección más pequeña de guías de escritura y gramática se encuentra en el departamento de marketing.

Esto funciona muy bien para nosotros, pero cada empresa tiene necesidades diferentes, así que considere lo que necesita de su biblioteca antes de dar el salto. La tarea de crear una biblioteca puede no ser tan abrumadora como se esperaba. Cuando esté listo, siga estos sencillos pasos:

1. Crea un lugar central para los libros e idear un sistema para organizarlos, como por lenguaje de programación, estilo gramatical o género. A veces, un sistema no se puede realizar por completo hasta que mira los libros y ve las tendencias en los temas. Aquí también es cuando debe decidir si necesita un sistema de pago.

2. Pídale al personal que deje sus libros propiedad de la empresa en la estantería. Esto les permite traer de casa cualquier prestado. Después de unos días de devolver los libros lentamente, camine por la oficina y recoja todos los libros restantes de la biblioteca que no se estén utilizando activamente.

Es una buena idea notificar a todos los empleados que está haciendo esto con 48 horas de anticipación y nuevamente unas horas antes para que no piensen que es como el Hamburglar con libros.

3. Organiza los libros, dejando un poco de espacio adicional en cada estante para que no sea difícil quitar o reemplazar un título. También es una buena idea tener una canasta o caja en un estante con impresiones de las guías de estilo internas necesarias y manuales de usuario, como para las pistolas Nerf.

Es su elección si desea un portapapeles para que las personas firmen libros, en una empresa más pequeña no es esencial.

Ahora que está convencido de que necesita una biblioteca de oficina y sabe cómo hacer que suceda, es posible que tenga un deseo inexplicable de ir a comprar paneles de madera oscura y una silla de cuero con respaldo alto para poder fingir que la biblioteca de su lugar de trabajo está lista. del juego de mesa Clue.

No todo el mundo estará a bordo con una colección de libros compartida, y muchos libros seguirán residiendo en oficinas individuales, pero a menudo eso es bueno para los libros especializados utilizados solo por ciertos miembros del equipo. Con el tiempo, la biblioteca principal crecerá y se convertirá en un verdadero recurso.

¿Qué libro sería imprescindible en la biblioteca de su lugar de trabajo?