Recoja el dinero que su agencia está dejando en el piso automatizando las tareas no facturables, reduzca el tiempo de respuesta a correos electrónicos, genere propuestas y más.


La fórmula de rentabilidad en una agencia es sencilla. Cuantas más horas facturen sus empleados, más dinero ganará. Pero es difícil maximizar esas horas facturables cuando sus empleados están atascados en al menos 18.9 horas por semana de tareas no facturables. Así es como podría verse este desglose de las horas no facturables.

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Sin una excelente gestión de clientes o excelentes propuestas de proyectos, toda la agencia se derrumbaría, no habría trabajo que facturar. Es tentador presionar a sus empleados para que se apresuren a realizar su trabajo no facturable porque a usted no se le paga por ello, pero hacer bien cada tarea no facturable es necesario para mantener a flote su agencia. Entonces aquí está la pregunta:

“¿Cómo amplía sus horas facturables sin recortar gastos en la atención al cliente? "

La respuesta tanto para maximizar la calidad como para minimizar el tiempo dedicado a tareas no facturables es la automatización. La automatización reduce algunos minutos no facturables aquí y allá, y crea un sistema en el que los resultados son consistentes y de primera categoría. A continuación, le mostramos cómo puede utilizar la automatización para reducir 8.5 de estas horas no facturables por empleado, por semana y aumentar los ingresos en un 45.37%.

Reduzca el tiempo de respuesta a los correos electrónicos

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La gestión de la relación con el cliente a menudo queda fuera del alcance de las horas facturables contratadas, aunque es un componente necesario para mantener excelentes relaciones con el cliente. El tiempo dedicado a responder correos electrónicos afecta profundamente su jornada laboral. De acuerdo a un estudio del Grupo Radicati empresa de investigación de mercado de tecnología, la cantidad promedio de correos electrónicos enviados por día es de 35. Si cada correo electrónico tarda aproximadamente 3 minutos en escribirse, significa 1 hora y 45 minutos perdidos cada día solo enviando correos electrónicos. Si eso suena desalentador, déjeme darle más malas noticias. Esa estimación no incluye el tiempo dedicado a leer correos electrónicos o revisarlos, solo responderlos. Y asume que los empleados revisan su correo electrónico todo a la vez, cuando los estudios han demostrado que las personas generalmente permiten que los correos electrónicos interrumpan su flujo de trabajo a lo largo del día. 35 correos electrónicos x 3 minutos por correo electrónico = 105 minutos perdidos al día Tiempo total perdido: 8,75 horas por semana

Solución: utilice desencadenadores y respuestas de correo electrónico automatizadas

Reduzca el tiempo perdido en tareas de correo electrónico mediante el uso de respuestas predefinidas. Puede crearlos para diferentes tipos de comunicación con el cliente, como correos electrónicos de entrega de proyectos, seguimientos, agendas de reuniones y comentarios. Son útiles incluso para correos electrónicos que necesitan un toque personal. Agregue algunos cambios menores y la respuesta predefinida seguirá haciendo la mayor parte del trabajo.

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Puede llevar esto un paso más allá creando un Gatillo Zapier entre Proyectos Teamwork y Escritorio Teamwork. El activador generará un nuevo correo electrónico para un cliente si inicia un proyecto, finaliza uno o hace revisiones a pedido del cliente. Estos pequeños ajustes de automatización pueden reducir la cantidad de tiempo que se necesita para enviar un correo electrónico profesional de tres minutos a un minuto, al tiempo que mejoran la coherencia y la calidad de su comunicación.

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Tiempo total ahorrado: 2,9 horas por semana

Hacer sistemáticas las propuestas de proyectos

Las propuestas son fundamentales para captar y retener clientes. Son una de las tareas no facturables y que consumen más tiempo porque requieren el mejor esfuerzo y la energía creativa de sus empleados. Sin embargo, el proceso es increíblemente difícil de optimizar. El trabajo creativo es impredecible, por lo que es imposible estar seguro de cuánto tiempo llevará obtener la idea correcta. Y si sus empleados no elaboran cuidadosamente la idea, todo su trabajo podría desperdiciarse. Simplemente porque ellos comprender por qué una idea es genial, no significa que sus clientes lo hagan. Según Ali Naqvi, director comercial de Neo @ Ogilvy, puede llevar hasta 6.5 horas para escribir una propuesta, incluso cuando está siendo eficiente. Para alguien con menos experiencia, puede llevar mucho más tiempo. Tiempo total perdido: 6.5 horas por semana.

Solución: utilice un sistema de gestión de propuestas

Si bien el trabajo creativo detrás de las propuestas puede ser impredecible, es importante reducir las tareas estándar que pueden predecir. Usando un sistema de gestión de propuestas como Proponer significa que sus empleados pueden utilizar plantillas en lugar de empezar de cero. Al designar algunas plantillas para toda la empresa y utilizarlas para cada proyecto, sus empleados siempre sabrán por dónde empezar y no perderán el tiempo mirando un documento en blanco.

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Con un sistema de gestión de propuestas, las pequeñas cosas que toman mucho tiempo, como crear secciones, insertar el nombre del cliente en cada espacio y exportar para enviar, se realizan automáticamente. Por parte del cliente, el proceso de aprobación también se simplifica con firmas digitales seguras y un botón de aprobación o rechazo fácil. Según los datos de Proposify, esto puede ahorrarles a sus empleados tanto como dos horas por propuesta. Tiempo total ahorrado: 2 horas por semana.

Diga adiós a las reuniones improductivas

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En el trabajo de agencia, las personas a menudo se aislan en proyectos individuales, por lo que las reuniones de equipo son necesarias para comunicar anuncios importantes, objetivos clave e información sobre el estado del proyecto. Aunque los gerentes de equipo intentan mantener las cosas rápidas y simples con reuniones de “registro” o “actualización”, donde cada miembro del equipo ofrece un resumen rápido de su lista de tareas pendientes y elementos completados. Si bien estas reuniones de control son buenas ideas en papel, en la práctica no son facturables y, a menudo, una gran pérdida de tiempo. Las reuniones sin una agenda detallada específica se convierten en discusiones paralelas e interrumpen el flujo de trabajo de sus empleados.

A veces, el impulso por la eficiencia puede generar ineficiencia.

La reunión promedio dura aproximadamente una hora. Sin embargo, el tiempo perdido no es solo el tiempo dedicado a la reunión. Los estudios han demostrado que interrumpir el trabajo enfocado es una pérdida de tiempo adicional, lo que lleva a los trabajadores un promedio de 25 minutos para volver a la normalidad después de una interrupción, además de los 15 minutos necesarios para preparar la reunión. Tiempo total perdido: 1,6 horas por semana

Solución: integre su herramienta de gestión de proyectos con I Done This

Integrar su software de gestión de proyectos con Hice esto le ofrece todos los beneficios de actualizar las reuniones sin agregar en cualquier momento al horario de sus empleados. I Done This rastrea los logros de todos y los comparte con todo el equipo, pero integrándolos con Proyectos Teamwork, no tiene que actualizarlo manualmente. Cuando marca una tarea o realiza un seguimiento del tiempo en Teamwork Projects, hice esto registra el trabajo de sus empleados. Al final del día, I Done This envía un resumen de las tareas que todos han completado a toda la empresa, lo que fomenta una mentalidad de equipo y aumenta la responsabilidad.

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Tiempo total ahorrado: 1,6 horas por semana.

Eliminar la facturación manual

62% de facturas en digital publicidad las agencias toman a los clientes más de 60 días para pagar y el 94% demora más de 30 días, según un informe de FastPay. Aunque eventualmente recibirá el pago, ese ir y venir le cuesta un tiempo valioso. También está toda la entrada de datos manual involucrada cuando su agencia envía facturas, organizando el tiempo registrado por cliente, luego por proyecto y luego llenándolo en el documento de factura. Este tipo de trabajo requiere una gran atención al detalle. Si un empleado recibe una factura incorrecta, no puede comunicarse con el cliente y decirle: "¡Es broma! Nos debes más dinero ". La organización de los registros de seguimiento del tiempo por cliente y proyecto lleva al menos 15 minutos. Luego, crear la factura e ingresar manualmente esa información toma alrededor de 25. Eso es 40 minutos por factura, y cada empleado probablemente completa alrededor de 3 proyectos por semana, sin tener en cuenta todos los correos electrónicos de seguimiento que tiene que enviar cuando los clientes pagan tarde. Tiempo total perdido: 2 horas por semana.

Solución: integre el software de contabilidad con su herramienta de gestión de proyectos

Al integrar su software de contabilidad con Teamwork Projects, los registros de tiempo de sus empleados se organizan automáticamente por proyecto y por cliente. No hay entrada de datos manual, solo unos pocos clics. Una integración le permite exportar facturas a FreshBooks con solo tocar un botón.

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Desde el interior FreshBooks, solo se necesitan unos pocos clics para enviar la factura. El cliente puede pagar en línea, pero si no lo hace, puede configurar recordatorios automáticos y cargos por pagos atrasados. De esa manera, sus empleados no tendrán que perder su tiempo revisando correos electrónicos manualmente y actualizando facturas. Tiempo total ahorrado: 2 horas por semana.

Conclusión: pequeños cambios, grandes ahorros

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Ahorrar tiempo es como ahorrar dinero: todo ayuda.

Unos pocos minutos ahorrados con cualquiera de estas soluciones para ahorrar tiempo hacen que cada día sea más fácil. Júntelos y recuperará algo de tiempo de su horario cada semana. Al implementar las soluciones de este artículo, se ahorrará 8,5 horas por empleado a la semana. A continuación, se muestra un desglose de los ahorros:

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Eso es todo un día de trabajo adicional por empleado. Si calcula el cambio porcentual, facturar esas 8.5 horas adicionales agregará un 45.37% más a sus ingresos. La mejor parte de estos trucos de automatización es que no es necesario elegir solo uno ni limitar su uso a un solo empleado. Puede usarlos todos juntos, en toda la empresa. Ayudan a crear un sistema confiable y de alta calidad para tareas no facturables y ahorran horas para todos. Si bien es posible que los números no sean exactamente los mismos para su agencia, un poco más largos o un poco más cortos para cada tarea, los resultados son los mismos. La automatización de las tareas no facturables reducirá el trabajo tedioso y ayudará a que sus ingresos se disparen.