Dirigir una agencia puede ser un negocio muy gratificante. Trabajar con los clientes para formar asociaciones duraderas y mutuamente beneficiosas, y utilizar su experiencia para ayudar a otras empresas a alcanzar sus objetivos: ¿qué podría ser mejor?


Pero gestionar todas esas piezas móviles sin dejar de ofrecer una experiencia de cliente de primer nivel no es tarea fácil. Esto es especialmente cierto cuando necesita hacer malabares con varios proyectos entre varios clientes diferentes, sin dejar que la calidad se deslice en ninguno.

Entonces, ¿cómo lo hacen las mejores agencias? Dependen de la gestión de proyectos, y de los directores de proyectos, para ayudarles a mantenerse encaminados, realizar el trabajo dentro del presupuesto y a tiempo, y garantizar que cada cliente esté satisfecho.

Por qué la gestión de proyectos es la clave para construir una agencia exitosa

Cuando dirige una agencia, mantener sus proyectos funcionando a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance es la clave para crear un negocio eficiente y rentable.

Ahí es donde entra en juego la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es el proceso de planificación, seguimiento y (¡sorpresa!) Gestión de sus proyectos de principio a fin.

Como agencia, implementar la gestión de proyectos no solo significa que ahorrará tiempo y dinero. También le brindará una comprensión más clara de qué proyectos son rentables, cuánto tiempo dedica al trabajo facturable frente al no facturable, y dónde y cómo se gastan sus recursos, para que pueda optimizar sus procesos a medida que escala.

¿Cuáles son las mejores metodologías de gestión de proyectos de agencias?

Hay casi tantas metodologías de gestión de proyectos como proyectos para gestionar. (¿Necesita una descripción general rápida? Consulte nuestra guía para metodologías de gestión de proyectos ¡aquí!)

Encontrar la metodología de gestión de proyectos que funcione mejor para su agencia probablemente requerirá un poco de prueba y error, y también dependerá de factores como:

  • Cuáles son sus entregables

  • A qué industrias atiende

  • Cómo prefieren trabajar sus clientes

Para las agencias creativas, por ejemplo, es posible que desee comenzar con un enfoque ágil que le permite responder de manera flexible a los cambios y obtener comentarios de los clientes a intervalos regulares.

Para algunas agencias, la simple implementación de una metodología de gestión de proyectos puede no ser suficiente: necesita un gerente de proyectos dedicado en el personal para ayudar a que todo funcione sin problemas en todos los departamentos. Si eso le suena familiar, siga leyendo para conocer nuestra guía de observación de campo para gerentes de proyectos de agencias.

Los 4 tipos de directores de proyectos de agencias

Si observa 20 anuncios de directores de proyectos de agencias digitales, encontrará una variación significativa en la experiencia requerida, los salarios ofrecidos, las responsabilidades y el tamaño de los proyectos que maneja cada agencia.

Antes de empezar a entender en qué empresas han trabajado los candidatos o la cantidad de años que han estado en el trabajo, tómese un tiempo para considerar las necesidades específicas de su empresa.

Los cuatro cuadrantes a continuación ayudarán a aclarar el apoyo que su empresa necesita actualmente, lo que facilitará la búsqueda de un PM que pueda proporcionar a su empresa la dirección que necesita.

undefined

los eje operativo / estratégico se refiere al enfoque que necesita que brinde el gerente de proyecto. ¿Está buscando a alguien para mejorar la forma en que su agencia maneja los proyectos y los clientes a largo plazo (estratégico), o necesita orientación con los plazos del día a día y mantenerse dentro del presupuesto (operativo)? los eje manos libres / manos libres representa el nivel de participación del director del proyecto en la gestión de las tareas del día a día. ¿Necesitan una intervención diaria para aumentar la producción y el impulso (práctica), o desea que un experto en flujo de trabajo encuentre nuevas formas de mejorar las operaciones generales de la agencia (manos libres)? La mayoría de los fundadores de agencias responderán: "Todo lo anterior, por favor". Si bien el enfoque de plato combinado para las habilidades de gestión de proyectos puede parecer la mejor opción, es importante comprender las necesidades específicas de su empresa para que pueda elegir a la mejor persona para ayudar a llevar a su empresa a su situación ideal. En otras palabras, no desea un PM que tenga 15 años de experiencia analizando datos de clientes cuando realmente necesita ayuda para eliminar los cuellos de botella en sus flujos de trabajo o mejorar la comunicación con sus clientes. A continuación, describimos el tipo de PM que mejor se adapta al tipo de necesidades descritas en cada uno de los cuatro cuadrantes. A medida que revisa a los candidatos, asegúrese de comprender qué candidatos servirán mejor a su empresa. Así es como se desglosan los cuatro tipos:

  • Patrullero (operativo, práctico) se asegura de que cada proyecto sea asignado, delimitado adecuadamente y ejecutado de manera oportuna. Son los encargados de hacer cumplir el proceso de la agencia para que el trabajo se entregue al cliente.

  • Bombero (operativo, sin intervención) se encarga de crear y mejorar los flujos de trabajo. Buscan cuellos de botella, silos de información u otros problemas mientras se aseguran de que el equipo siga el proceso.

  • Fianza (estratégico, práctico) trabaja en estrecha colaboración con los clientes para garantizar que los proyectos cumplan con los requisitos deseados. Gestionan proyectos teniendo en cuenta las necesidades del cliente para mantener la relación sana.

  • Analista (sestratégico, sin intervención) es experto en procesos y funciones de agencia. Se sumergen en los datos operativos para encontrar nuevas formas de aumentar la productividad y las ganancias en toda la agencia.

Ahora que tiene una idea de cómo funciona cada uno de estos roles, echemos un vistazo en profundidad a cada uno para descubrir por qué su empresa podría necesitar (o evitar) ese tipo de gerente.

Cuando necesita un Gerente de Proyecto Patrolman

Los PM de patrulleros actúan como directores de orquesta. Entienden el papel de cada persona y lo que se debe hacer para lograr el proyecto. Constantemente se comunican con los miembros del equipo para asegurarse de que los hitos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y según las especificaciones. Esto libera a todos los demás para que se concentren en hacer que el trabajo sea excelente.

undefined

[Fuente] Indicadores de que necesita un patrullero PM:

  • No se cumplen los plazos del proyecto.

  • Los proyectos a menudo tienen un alcance incorrecto y deben ajustarse.

  • Los proyectos a menudo no se ajustan al presupuesto.

  • Los miembros del equipo informan constantemente sobre horas inexactas.

  • Los clientes se quejan de que el proyecto no avanza sin problemas.

Si su equipo está funcionando bastante bien dentro de los plazos y presupuestos, contratar a un patrullero puede hacer que los miembros de su equipo se sientan microgestionados o infravalorados por sus propias habilidades organizativas y automotivación.

Cuando necesita un administrador de proyectos para solucionar problemas

El PM del solucionador de problemas organiza a su equipo en torno a un proceso establecido para centralizar la información y supervisar el progreso del equipo. Cuando el PM nota que no se está siguiendo el proceso, es responsable de identificar los obstáculos y mejorar el flujo de trabajo para mantener a todos alineados. En otras palabras, el trabajo del solucionador de problemas es ayudar a un grupo de personas a trabajar juntas sin problemas como equipo, minimizando las fallas de comunicación y la pérdida de tiempo.

undefined

[Fuente] Indicadores de que necesita un PM para solucionar problemas:

  • Los proyectos no siguen un proceso de agencia.

  • La información importante del proyecto a menudo se pierde o es difícil de encontrar.

  • Las asignaciones caen por las grietas.

  • Las tareas repetitivas no están automatizadas.

Los equipos con buena comunicación, flujos de trabajo y moral probablemente no necesiten un solucionador de problemas, que podría interrumpir sin querer el flujo positivo que ya tiene su equipo.

Cuando necesita un gerente de proyecto de enlace

El objetivo principal del PM de enlace es interactuar con los clientes, generar confianza al alinear las expectativas al inicio de un proyecto y mantenerlos informados durante todo el ciclo de vida del proyecto. El PM de enlace mantiene alta la satisfacción del cliente gestionando revisiones creativas, aprobaciones, métricas de rendimiento, ciclos de prueba y manteniendo al equipo de la agencia informado de los comentarios de los clientes.

undefined

[Fuente] Indicadores de que necesita un PM de enlace:

  • Los clientes envían trabajo constantemente para múltiples revisiones.

  • Los clientes se van de repente sin comentarios ni comentarios.

  • Los clientes no están incluidos en el proceso, lo que genera sorpresas no deseadas y fechas límite incumplidas.

  • Tiene clientes valiosos pero que consumen mucho tiempo y que impiden que los miembros de su equipo se concentren en su trabajo.

  • Basa sus decisiones en miedos infundados en lugar de datos, lo que lo lleva a cometer errores como cobrar menos para proyectos.

Si su empresa ya tiene una buena relación con los clientes, la contratación de un PM de enlace puede hacer que sus clientes se sientan como si ya no tuvieran una conexión cercana con los desarrolladores o diseñadores que están manejando sus proyectos.

Cuando necesita un gerente de proyectos analista

Un PM analista es un gerente de proyectos con gran experiencia y un profundo conocimiento del negocio de la agencia y se centra en mejorar la rentabilidad mediante la revisión de los costos del proyecto, el rendimiento del proyecto y las estimaciones del proyecto. Si su agencia está trabajando duro y generando ingresos, pero parece que no puede obtener una ganancia decente, un PM analista indaga en sus datos operativos para identificar y solucionar los puntos problemáticos que podrían estar afectando sus resultados.

undefined

[Fuente] Indicadores de que necesita un PM analista:

  • Está generando ingresos, pero no sabe por qué no obtiene ganancias

  • Subestima constantemente los costos y las horas del proyecto.

  • Tiene una tasa de facturación baja.

Necesita aumentar sus márgenes sin aumentar sus tarifas. Si bien todas las empresas podrían necesitar ayuda para identificar dónde podrían ajustar sus flujos de trabajo y prácticas de facturación, las empresas que están preparadas para crecer pueden necesitar a alguien más visionario que las guíe hacia una mayor rentabilidad.

Contrate un PM basado en las necesidades actuales, pero con miras al futuro

El término gerente de proyecto puede abarcar todo, desde el administrador de tareas hasta el gerente de clientes y el analista de operaciones. Cuando esté considerando candidatos a PM, no busque un generalista experto en todos los oficios ni se deje deslumbrar por el talento llamativo. Empiece por considerar primero las necesidades inmediatas de su empresa. Encontrar el tipo de director de proyecto adecuado será mucho más fácil cuando comprenda cómo identificar el tipo de PM que tiene un historial de resultados que pueden ayudar a su empresa a superar sus desafíos. No solo podrá identificar a los mejores candidatos rápidamente, sino que tendrá una excelente oportunidad de seleccionar a alguien que lo ayude a resolver problemas a corto plazo y al mismo tiempo le brinde herramientas para planificar el futuro. Cuando utilice este proceso para encontrar un PM que sea adecuado para su agencia, obtendrá mejores resultados y su nuevo PM podrá sumergirse en un trabajo que coincida con su conjunto de habilidades. Eso es una victoria para todos.

¿Cuáles son las herramientas de gestión de proyectos de la agencia que necesita para tener éxito?

Ya sea que tenga un PM dedicado o no, las herramientas de gestión de proyectos adecuadas pueden ayudar a garantizar que su agencia siga las mejores prácticas de gestión de proyectos.

Con Teamwork, puede realizar un seguimiento de todo el tiempo y los recursos dedicados a los proyectos, colaborar de manera interfuncional e incluso llevar a sus clientes al proyecto con nuestro exclusivo Usuarios del cliente característica, para que puedan trabajar juntos de manera más eficiente.

¿Suena bien? Más información sobre el trabajo en equipo, el perfecto software de gestión de proyectos para agencias.