Elliptycs es un socio de Google galardonado, que se centra en brindar a las empresas en crecimiento una ventaja competitiva al canalizarles más clientes o clientes potenciales de mayor calidad. Utilizan un enfoque completamente transparente que utiliza los datos del cliente para crear un estrategia de mercadeo que optimiza las opciones publicitarias. Ali White, director de Elliptycs, descubrió que a medida que su empresa crecía, el sencillo sistema de gestión de proyectos y tareas que utilizaba su equipo simplemente no podía seguir el ritmo de los trabajos complejos que la empresa estaba atrayendo. Así es como utilizó los proyectos de trabajo en equipo para mejorar su capacidad de respuesta mediante herramientas avanzadas de seguimiento del tiempo y coordinar a cada miembro del equipo, cliente, autónomo o contratista involucrado en un proyecto.

“Si hay una herramienta en los negocios que ha revolucionado mi forma de trabajar, es Teamwork Projects. He probado muchos otros sistemas de gestión de proyectos a lo largo de los años y no he encontrado uno que sea tan eficaz como este software ".

Los desafios

Cuando se fundó Elliptycs en 2016, Ali necesitaba herramientas que lo ayudaran a administrar un pequeño equipo que era responsable de una gran cantidad de funciones operativas clave. Afortunadamente, Ali había utilizado Teamwork Projects en dos trabajos anteriores, por lo que tenía una buena idea de cuántas formas en que el software podría ayudar a su nuevo negocio desde el principio. En la parte superior de sus prioridades estaban las características que le permitían asignar tareas, anticipar los cuellos de botella y luego evaluar con precisión las cargas de trabajo y el progreso de los proyectos. Después de usar Teamwork Projects en otros entornos comerciales, sabía cuánto dependía de las herramientas de informes integradas que le permitían analizar los flujos de trabajo del equipo y determinar dónde deberían invertir su tiempo para obtener los mejores resultados y ROI.

“Tenía muchas ganas de entender lo que estaba en el plato de cada miembro del equipo en un momento dado, cómo estaban progresando en sus tareas y qué estaba atrasado para ayudarlos a administrar su carga de trabajo ".

Una de las necesidades diarias más urgentes para Elliptycs era una herramienta simple de seguimiento del tiempo que estaba vinculada a cada tarea o subtarea. Sin él, Ali sabía que no podría evaluar el progreso hacia los plazos y estimar qué tan cerca su equipo alcanzaría sus proyecciones presupuestarias. Dentro de las tareas, Ali también quería asignar múltiples subtareas, dada la profundidad y complejidad de los proyectos que estaban asumiendo. Hacer un seguimiento de cada uno y tener la flexibilidad de asignar una tarea a varias personas que colaboraban en ella era fundamental para asignar cargas de trabajo y responsabilidades.

"Administración de tareas fue realmente clave para nosotros. Sabía que trabajar con las funciones de Projects marcó la diferencia para organizar y visualizar proyectos de una manera que nos ayudó a colaborar sin problemas y cumplir con nuestros plazos ".

La comunicación era otro tema complicado que necesitaba la solución adecuada. Muchos de los miembros del equipo estaban acostumbrados a enviar mensajes por correo electrónico, lo que aumentaba la posibilidad de que la información se cruzara o se perdiera en bandejas de entrada que ya estaban repletas. Antes de Teamwork Projects, Ali vio que otros equipos perdían horas buscando correos electrónicos que contenían decisiones o material crucial. Sabía que Teamwork Projects también simplificaba la colaboración, desde la mensajería diaria hasta el intercambio de documentos, manteniendo cada pieza de comunicación y archivo en un solo lugar. Ali disfrutó especialmente tener una forma de proporcionar comentarios como marcas y anotaciones, pero hacerlo directamente en tareas y archivos relevantes con márketing creativo.

La solución

Después de revisar sus necesidades y su experiencia con Proyectos de trabajo en equipo, Ali sabía que la solución de software tenía las mejores herramientas de gestión de proyectos para satisfacer sus necesidades. Su equipo rápidamente incorporado a Proyectos de trabajo en equipo e inmediatamente vio el valor de la estructura de tareas detallada. Hoy, Elliptycs utiliza Proyectos de trabajo en equipo para crear varios proyectos con listas de tareas, tareas, y subtareas. También dependen en gran medida de poder establecer dependencias de tareas, que no estaban disponibles en su sistema anterior.

“Podemos hacer mucho más con las funciones de tareas en Proyectos de trabajo en equipo, lo que nos permite configurar proyectos y ajustarlos según sea necesario. Todos tienen una idea sólida de sus responsabilidades y cómo eso se relaciona con todo el proyecto ".

Con el incorporado seguimiento del tiempo función que permite a los miembros del equipo tiempo de registro directamente a las tareas, no solo tienen su proyecto estimados se ha vuelto más precisa, pero todos comprenden mejor su propio desempeño personal a lo largo del proyecto. La comunicación también ha mejorado con comentarios que están vinculados directamente a tareas individuales, por lo que los miembros del equipo ya no pierden tiempo buscando conversaciones importantes. La colaboración con el cliente se ha vuelto significativamente más fácil con Teamwork Projects, tanto por las características mejoradas como porque la interfaz de usuario intuitiva le permite a Ali incorporar a los clientes rápidamente y mantenerlos informados durante todo el proyecto. Desde la reunión de lanzamiento inicial en adelante, pueden obtener una vista inmediata de lo que está en proceso y lo que se ha completado.

Uso de proyectos de trabajo en equipo para la incorporación

Ali usa Teamwork Projects para ayudarlo a planificar todo, comenzando con la presentación a los clientes y la posible reunión inicial. En esta reunión inicial, se presentan a los nuevos clientes los proyectos de trabajo en equipo, y Ali les ofrece un recorrido rápido para familiarizarlos con algunas de las funciones más utilizadas, como tareas, herramientas de informes, comentarios, y adjuntando archivos. A medida que avanza el proyecto, los miembros del equipo de Elliptycs utilizarán Proyectos de trabajo en equipo como parte de cada registro, ya sea comunicándose a través de la plataforma o compartiendo una pantalla durante una videollamada.

“Seguimos poniendo los proyectos de trabajo en equipo frente a nuestros clientes para ayudarles a ver cuánto dependemos de ellos a lo largo de su proyecto. Esto lo convierte en una segunda naturaleza, incluso sin tutoriales o sesiones de formación específicas ".

Teamwork Projects ha sido especialmente útil a la hora de comunicarse con clientes que tienen su propio equipo de TI o recursos internos de desarrollo web. Elliptycs puede asignar tareas fácilmente a estos equipos a través de Proyectos de trabajo en equipo y luego obtener alertas cuando ese trabajo se ha completado, eliminando la necesidad de registros frecuentes o actualizaciones perdidas. Los equipos de Ali suelen trabajar con otros contratistas para completar proyectos, ya sea como socios directos o porque sus clientes tienen trabajadores autónomos o empresas de las que dependen. Cada uno de estos usuarios adicionales se agrega fácilmente y, con los controles granulares de Teamwork Projects, la información se puede compartir o restringir exactamente con los usuarios adecuados. Las listas de tareas y las tareas específicas también se pueden limitar a las personas dentro de una empresa, lo que elimina la sobrecarga de información, los errores de comunicación o la necesidad de duplicar listas de tareas para ciertos equipos o personas.

“La interfaz de usuario fácil de usar nos permite incluir a todos los que participan en el proyecto, lo que hace que nuestro trabajo sea mucho más fácil. Como beneficio adicional, parecemos héroes por encontrar la manera de mantener juntos a todos los usuarios y variables ".

Los beneficios

La capacidad de realizar un seguimiento del tiempo de cada cliente, proyecto y tarea generó algunos de los primeros retornos de la inversión de Elliptycs en Proyectos de trabajo en equipo. En cualquier momento del proyecto, Ali puede revisar cuánto tiempo se ha invertido para que no se dejen llevar y superen los costos proyectados. Detallado informes sobre el tiempo registrado también le permite a Ali identificar los puntos más débiles en sus procesos y ubicar dónde están produciendo el mayor retorno de la inversión, para que puedan ajustar sus recursos en consecuencia.

“Hemos ahorrado decenas de miles de libras esterlinas al localizar áreas de desperdicio y rentabilidad con las herramientas de seguimiento del tiempo. Hace que el análisis de costos sea mucho más preciso ".

A medida que los miembros del equipo han visto cómo y dónde pueden trabajar juntos de manera más eficaz, muchos de los obstáculos habituales han desaparecido. Los documentos y las conversaciones son fáciles de localizar, todos pueden ver lo que se avecina y los plazos de entrega ahora son estándar. Los flujos de trabajo más fluidos y más transparencia dan a cada colaborador del proyecto más confianza en el proceso, lo que hace que el trabajo diario sea más agradable. Los clientes están tan satisfechos con la plataforma y la organización del proyecto que Elliptycs no ha tenido problemas para obtener referencias. A medida que la empresa ha crecido, Ali se ha comprometido a mantener los proyectos de trabajo en equipo en la imagen. Nuevas integraciones y funciones, como descripción del proyecto y edición masiva de tareas proporcionar un valor significativo y reducir continuamente el trabajo pesado que roba horas productivas.

"Teamwork Projects tiene paquetes de funciones para facilitar la administración de su carga de trabajo, la de su equipo o la de su empresa. El software es absolutamente fundamental para el negocio de Elliptycs porque es tan bueno ".