Es fácil ver el software de gestión de proyectos a través de la lente de un único objetivo: proyectos más exitosos.

Es verdad: 77% de los proyectos de alto rendimiento se construyen con software de gestión de proyectos. Las empresas que utilizan software de gestión de proyectos son mejores para cumplir con el cronograma, el presupuesto y las necesidades de las partes interesadas.

Esas cosas crean una mejor experiencia para el cliente y un resultado final más sólido. Pero recuerde, los compradores son humanos. La pregunta clave: la que hemos encontrado realmente hace que la gente aprieta el gatillo en el software de gestión de proyectos — es esto: ¿Qué puede hacer por mi equipo?

Cómo ganan los equipos con el software de gestión de proyectos

De múltiples formas, el software de gestión de proyectos facilita la vida de los equipos. Esto es lo que puede esperar:

1. Más tiempo

El tiempo es el recurso más preciado de todo equipo de proyecto. Cuanto menos tiempo necesite dedicar a un proyecto, antes podrá comenzar otro.

El software de gestión de proyectos ayuda a su equipo a ser más eficiente. El software puede completar pequeñas tareas, como recordarles a los demás los plazos, que de otro modo tendría que realizar manualmente. Integraciones le permiten acceder a todas las herramientas que necesita desde una ubicación central, en lugar de tener que saltar entre las ventanas del navegador para acceder a cada una de ellas por separado.

2. Menos estrés

Cuando hace más trabajo en menos tiempo, usted y sus compañeros de equipo pueden tomarse más tiempo para ustedes. Descansos frecuentes se ha demostrado que reduce el estrés, aumenta la creatividad, mejora el bienestar y fortalece las conexiones del equipo. Considere una caminata al mediodía o incluso una tarde libre para recompensar a su equipo por un proyecto bien hecho.

3. Perspectivas para la mejora

Los equipos de proyectos siempre buscan formas de mejorar. Ya sea para detectar áreas del proyecto donde el progreso es lento, lo que podría indicar una base de código defectuosa, o miembros del equipo con dificultades, el software de administración de proyectos lo hace más fácil.

Cuadros de mando personalizables le permite controlar las métricas que más le interesan desde una sola página. Un colaborador que se esté demorando más de lo esperado en tareas puede necesitar apoyo adicional. Las horas facturables que exceden el presupuesto podrían indicar un aumento del alcance.

4. Comunicación más sólida

Los problemas de comunicación son costosos para la empresa, pero también pueden hacer que el equipo se sienta miserable. Cuando la información de todos se registra en un solo lugar para que todo el equipo pueda verla, los errores de comunicación ocurren con mucha menos frecuencia.

Sin embargo, el software de gestión de proyectos actual no solo mantiene una fuente de comentarios del proyecto: para preguntas rápidas y conversaciones más largas, puede:

  • Almacene archivos y compártalos fácilmente con otros

  • Integrar con servicios de mensajería instantánea

  • Facilite el chat de video para cuando una conversación de texto no sea suficiente

El software de gestión de proyectos reconoce que no a todo el mundo le gusta comunicarse de la misma forma. Algunos prefieren la mensajería directa; otros prefieren acudir a una llamada para hacer preguntas y recibir comentarios. Las herramientas modernas de gestión de proyectos brindan a los miembros del equipo una opción.

5. Mejor organización

¿Alguna vez ha perdido el resumen del proyecto en una montaña de notas adhesivas y papel de desecho? El software de gestión de proyectos puede tomar ese desorden y almacenarlo en una única ubicación de búsqueda. Las integraciones con GSuite y otros servicios también permiten acceder a los documentos almacenados en otros lugares.

Los equipos de proyecto pueden vincular esos documentos con tareas específicas utilizando tableros de flujo de trabajo. Los tableros de flujo de trabajo le permiten diseñar los pasos de un proyecto en detalle. Muchos equipos los utilizan como listas de tareas pendientes, con pestañas para organizar las tareas según su nivel de progreso. Esta función permite a los gerentes ver y realizar un seguimiento del progreso de todos sus proyectos en un solo lugar.

6. Aclaración de la función

Nada promueve el agotamiento como la incertidumbre en el trabajo. ¿Quién es responsable de qué partes del proyecto? ¿Se supone que el diseñador debe idear los flujos de usuarios de la aplicación, por ejemplo, o ese es el trabajo del especialista en UX?

En el software de gestión de proyectos, cada tarea se puede asignar a una persona específica. Todos pueden ver esas asignaciones, por lo que nunca hay dudas sobre quién está haciendo qué y la colaboración es muy sencilla. Eso también facilita que los gerentes responsabilicen a los miembros del equipo y reconozcan el trabajo por encima y más allá.

7. Presentación de informes sin esfuerzo

Ah, la reunión trimestral: cuando el equipo del proyecto está listo para informar sus resultados a los líderes de la empresa y partes interesadas del proyecto. Sin el software de gestión de proyectos, eso significa hacer cálculos a mano, armar una presentación y adivinar lo que los líderes quieren ver.

Cuando el CEO simplemente puede aparecer en la plataforma de gestión de proyectos, la presentación de informes es simple. Más allá de una vista de alto nivel del progreso del proyecto, el software de gestión de proyectos puede mostrar cuántas horas ha invertido el equipo, dónde se ha invertido ese tiempo y qué áreas de trabajo quedan.

Al final del día, son las personas las que hacen que los proyectos se unan. Las herramientas adecuadas aumentan su eficiencia, mejoran la calidad de su trabajo y reducen sus niveles de estrés. No es de extrañar que el software de gestión de proyectos sea tan popular.