Para las agencias de marketing y web, la comunicación con sus clientes es primordial. Debe asegurarse de estar todos en la misma página, trabajar con los mismos objetivos en mente y colaborar de manera eficiente de principio a fin. Pero comunicarse con múltiples clientes en diferentes proyectos, todos en diferentes etapas, y brindar soporte continuo en todo momento puede ser un desafío. ¿Y si todavía usa el correo electrónico para intentar administrarlo todo? Olvídate de los desafíos, estamos hablando imposible. El correo electrónico no se diseñó teniendo en cuenta la colaboración, por lo que las interacciones diarias, como atender solicitudes, proporcionar actualizaciones de proyectos y todo lo demás, quedan bloqueadas en bandejas de entrada personales, lo que le da al resto del equipo cero visibilidad sobre quién está trabajando en qué. Las respuestas se pierden entre las bandejas de entrada, los correos electrónicos no reciben respuesta y, si alguien está de vacaciones o inesperadamente fuera de la oficina, todo se retrasa hasta que regresa. Teamwork Desk fue diseñado para ayudarlo a recuperar el control de sus bandejas de entrada, para que pueda manejar grandes volúmenes de correos electrónicos con facilidad y convertir sus bandejas de entrada en centros de colaboración. Aquí hay 6 formas en que el uso de una herramienta de asistencia técnica puede ayudarlo a agilizar las comunicaciones con sus clientes.

1.Centraliza toda la comunicación con tus clientes

Con Teamwork Desk, puede crear un centro central para todas las bandejas de entrada de su agencia, como proyectos @, soporte @, cuentas @, información @ y ventas @. Las bandejas de entrada, los hilos de correo electrónico y el historial de comunicaciones del cliente se encuentran en un solo lugar y todos los miembros del equipo pueden acceder a ellos. Esto significa que nadie trabaja en un silo y cada miembro de su equipo tiene una visibilidad completa de la situación con los clientes. Aún mejor, puede iniciar y avanzar rápida y fácilmente la correspondencia con el cliente cuando un compañero de equipo está fuera, de modo que los clientes no se queden esperando una respuesta. El uso de una herramienta de asistencia técnica le permite administrar fácilmente las comunicaciones con los clientes a medida que crece su agencia de marketing y web. Está diseñado para hacerlo más eficiente a escala, de modo que se dedique menos tiempo a rastrear largos hilos de correo electrónico y pueda recuperar ese tiempo para brindar un servicio excepcional por el que es conocido.

2. Organiza tus bandejas de entrada

Todos los correos electrónicos entrantes se registran como tickets que se pueden organizar dentro de Teamwork Desk para que pueda categorizar, priorizar y rastrear fácilmente las conversaciones de los clientes. Haga que su equipo sea más receptivo al asignación de tickets de cliente a su gerente de cuenta dedicado, o mejor aún, automatice la asignación de tickets usando disparadores (más sobre eso a continuación). Agregue una capa adicional de información a un ticket de un vistazo usando etiquetas. Cree etiquetas como "Desarrollo de sitios web", "Campaña publicitaria" o "Soporte de nivel 1" para darle contexto a su equipo incluso antes de leer un ticket, ayudándolos a priorizar el trabajo de manera más eficiente. También puede categorizar sus tickets de cliente entrantes seleccionando el tipos de entradas como "Solicitud", "Problema" o "Pregunta" para organizar los tickets de la manera que mejor funcione para su agencia de marketing y web. Organice su bandeja de entrada y brinde a su equipo una descripción general de qué acción se requiere en un ticket usando estados de las entradas. Utilice estados integrados como "Activo", "Esperando a un cliente", "En espera" o "Resuelto" para que pueda brindar un servicio más eficaz.

3. Colabora para resolver problemas más rápido

Cuando necesite discutir un ticket con sus compañeros de equipo o saltar para proporcionar información útil, puede hacerlo en contexto agregando un nota interna en un hilo de correo electrónico. Las notas privadas solo son visibles para su equipo y son realmente útiles cuando necesita colaborar en contexto. Incluso puede notificar a su equipo sobre notas específicas mediante una @ mención para que sepan realizar un seguimiento. Al agregar notas a un ticket, puede acelerar el intercambio de información detrás de escena para que tenga todo lo que necesita para una comunicación exitosa con el cliente en un solo lugar.

4. Agrupe sus entradas más relevantes

Con las bandejas de entrada inteligentes, puede agrupar los mensajes según lo que sea más importante para usted y su equipo. Puede crear una bandeja de entrada inteligente en función de criterios como "tickets asignados a mí", "tickets que estoy siguiendo" o "tickets de alta prioridad", para que pueda acceder a lo que es importante más rápido. Las bandejas de entrada inteligentes pueden ser privadas para usted o compartidas con el equipo para que otros las vean. Por ejemplo, como administrador de cuentas, puede configurar una Bandeja de entrada inteligente para cada uno de sus clientes, agrupando tickets según su dominio de correo electrónico. También puede agrupar las entradas en función de etiquetas, como "Desarrollo de sitios web" o "Campaña publicitaria", para acceder fácilmente a las entradas que necesita. Puede configurar tantos Bandejas de entrada inteligentes como lo necesita en función de una multitud de criterios, por lo que estos son solo la punta del iceberg.

5. Automatizar el trabajo repetitivo

Con Teamwork Desk, puede automatizar su flujo de trabajo utilizando disparadores — ahorrándole tiempo en tareas administrativas repetitivas que pueden afectar su productividad. ¿Recuerda nuestro ejemplo anterior de asignación de tickets de cliente a su administrador de cuenta dedicado? Con los disparadores puede ir un paso más allá y automatizar este paso. Todo lo que necesita hacer es configurar un activador para que cada vez que un correo electrónico provenga de @ customerdomain.com, se asigne a su administrador de cuenta. Hay tantas posibilidades de activación, como agregar etiquetas automáticamente a los tickets, escalar rápidamente los problemas de alta prioridad, enviar automáticamente un recordatorio para el seguimiento si un ticket no se ha resuelto durante demasiadas horas o días, y muchos más. Otro gran ahorro de tiempo es el Respuestas preparadas característica. Las respuestas almacenadas son plantillas de correo electrónico que usted crea y que luego puede usar para responder a las preguntas frecuentes, de modo que puede ahorrar tiempo al escribir la misma respuesta una y otra vez, pero aún así proporcionar respuestas útiles y empáticas.

6. Integra las herramientas que te encantan

Como dicen, ninguna aplicación es una isla y Teamwork Desk no es diferente. Teamwork Desk se integra perfectamente con los demás productos de la suite Teamwork - Trabajo en equipo, Chat de trabajo en equipo, y CRM de trabajo en equipo – para que pueda gestionar el ciclo de vida completo del cliente de principio a fin. Teamwork y Teamwork Desk están diseñados para funcionar juntos, por lo que no es necesario comprar conectores de terceros o instalar, integrar y mantener conexiones entre aplicaciones independientes; ya es parte del paquete cuando usa las dos aplicaciones juntas. Cuando llega una solicitud de cliente a través de Teamwork Desk, puede crear una tarea de Trabajo en equipo correspondiente directamente desde el ticket para garantizar que el trabajo siga avanzando en la dirección correcta. Desde allí, puede asignar la tarea a la persona adecuada, agregar una fecha de vencimiento, establecer la prioridad o cualquier otra información importante que el equipo necesite. Luego, una vez que la tarea se marca como completa en Teamwork, reactiva automáticamente el ticket en Teamwork Desk para que sepa que es hora de hacer un seguimiento con el cliente. > “La integración entre Teamwork Desk y Teamwork era el eslabón perdido que necesitábamos para crear un proceso verdaderamente eficiente. En lugar de perder el tiempo buscando soluciones independientes que ayuden con la gestión de proyectos o la atención al cliente, las empresas podrían ahorrar mucho tiempo yendo primero a Trabajo en equipo ". - Raymond Scholl, CISO de Security7 Networks. No solo eso, sino que si hay otros productos que utiliza como parte esencial del flujo de trabajo de su cliente, también es fácil integrarlos con Teamwork Desk. Con un completo Integración Zapier, además de una API abierta, conectar Teamwork Desk con las herramientas que más utiliza es sencillo.

Estas son solo algunas de las formas en que Teamwork Desk puede ayudarlo a administrar la comunicación con el cliente y hacer que su equipo sea más eficiente en el proceso. Comience hoy mismo con Teamwork Desk registrándose para una prueba gratuita de 30 días.