Si bien no todos los proyectos están en la escala de Aeropuerto Brandenberg de Berlín hay lecciones valiosas que aprender de la debacle detrás de su construcción. Un proyecto que originalmente tenía un costo de $ 656 millones ahora se ha disparado a $ 6 mil millones y una apertura prevista para fines de 2017, cinco años después de la fecha prevista.

Lo que originalmente fue diseñado para ser un aeropuerto normal se convirtió en un desastre cuando se agregaron más capas al diseño – una extensión gigantesca a la terminal principal, un piso adicional para crear un gran centro comercial, etc. El proyecto se hizo más complejo a medida que se agregaban más y más subcontratistas y las demoras eran más largas.

Los costos se dispararon, los errores se magnificaron y los retrasos aumentaron, lo que ejerció una presión adicional sobre los otros dos aeropuertos de Berlín para hacer frente al tráfico. Muchos proyectos tienen una escala mucho menor que el aeropuerto de Brandeburgo, pero aunque pueden ser más pequeños, los problemas siguen siendo los mismos. ¿Cómo evitas que sucedan en primer lugar?

Objetivos y responsabilidades poco claros

“Es una falta de claridad lo que crea caos y frustración. Esas emociones son veneno para cualquier objetivo de vida ". – Steve Maraboli No establecer metas y responsabilidades claras puede provocar retrasos en los proyectos, sobrecostos y un equipo muy desmoralizado, por lo que es fundamental hacer lo siguiente;

  • Establezca los objetivos claramente y asegure la aceptación de todas las partes interesadas

  • Organizar la gestión del tiempo

  • Elige tu equipo y organízalos adecuadamente

  • Establezca el listón de altos estándares

  • Sopesar la gestión de riesgos

  • Muestre flexibilidad si surgen problemas

Equipo no preparado

“Para que un equipo alcance su potencial, cada jugador debe estar dispuesto a subordinar sus metas personales al bien del equipo ” – Bud Wilkinson Un equipo es tan bueno como su director de proyecto. Los miembros del equipo pueden carecer de habilidades, motivación y dirección clara. Si no se les ha informado adecuadamente sobre el proyecto y sus funciones, es posible que no hayan aceptado adecuadamente. Necesitan conocer los objetivos y comprender los procesos necesarios. Entonces, ¿cómo se crean esas condiciones óptimas para el equipo?

  • Organice una reunión temprana con su equipo

  • Explique los objetivos del proyecto, los entregables clave, el alcance, etc.

  • Proporcionar capacitación si es necesario o asegurarse de que el equipo tenga la experiencia necesaria.

  • Escuche cualquier problema / inquietud que puedan tener y abórdelos

  • Explique las tareas, el cronograma.

Recursos limitados

“Los recursos limitados te obligan a conformarte con lo que tienes. No hay lugar para el desperdicio. Y eso te obliga a ser creativo " - autor Jason Fried Esto puede ser desde muy pocos miembros del equipo hasta falta de dinero o herramientas para el proyecto. También puede ser tiempo insuficiente. Quizás no se permitió lo suficiente en la planificación. Uno de los atributos de un director de proyecto es la capacidad de pensamiento crítico y la capacidad de maximizar los recursos (humanos, materiales y financieros). A veces, es posible que el gerente necesite pedir más para completar el proyecto. La transferencia de recursos de áreas no críticas del proyecto también puede cerrar la brecha.

Planificación deficiente

Como Confucio dijo: “Un hombre que no piensa ni planifica con mucho tiempo, encontrará problemas justo en su puerta ". Una planificación deficiente solo puede provocar fallas o retrasos en el proyecto y sobrecostos. También enfurecerá a todos los interesados. La planificación eficaz es la clave del éxito de cualquier proyecto, por lo tanto, defina primero los objetivos, el alcance y los riesgos, el presupuesto, el cronograma y la organización del proyecto. Dedicar muy poco tiempo y consideración a estos elementos causará un dolor incalculable más adelante.

Falta de comunicación

“El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar ". - George Bernard Shaw Este es el enemigo de cualquier proyecto. No hay nada peor que permanecer en la oscuridad sobre decisiones, sobrecostos y retrasos. Al principio, es posible que haya informado a los miembros del equipo sobre sus responsabilidades, horarios, etc. Sin embargo, es esencial maximizar las comunicaciones durante la duración del proyecto. Si bien las reuniones de equipo o las reuniones cara a cara son muy útiles, no siempre son prácticas. Las herramientas de intranet, correos electrónicos, colaboración y redes sociales son canales de comunicación efectivos.

Resistencia al cambio

“Los cambios son inevitables y no siempre controlables. Lo que se puede controlar es cómo gestiona, reacciona y trabaja en el proceso ". – Kelly A. Morgan Por diversas razones, se producen cambios en la mayoría de los proyectos. El alcance del proyecto puede cambiar, agregando más costos y personal; la fecha de finalización puede haberse adelantado o reducido; o el recorte presupuestario. Para el director del proyecto, esto presenta una serie de problemas que deben abordarse, que van desde la planificación para la nueva situación hasta la elaboración de estrategias para una solución que implique un mínimo de inconvenientes para las partes interesadas. Para los jugadores de equipo, la perspectiva de cambio puede generar reacciones negativas: la preocupación por su trabajo y la desconfianza son solo dos. También puede afectar la moral.

Entonces, ¿qué debe hacer un líder de proyecto?

  • Comunique el cambio al equipo lo antes posible antes de que lo escuchen de los demás.

  • Explique por qué está ocurriendo el cambio y cómo les afectará.

  • Pídales sugerencias sobre cómo introducir los cambios de la forma más sencilla posible.

  • Muestra empatía por los miembros del equipo

Para llevar

No planee sorprenderse, planee estar preparado para cualquier eventualidad. De esa manera, puede despejar cualquier obstáculo en el camino de su proyecto.