Cuando escuche la palabra "transparencia", el software de gestión de proyectos probablemente no sea lo que le venga a la mente. Tal vez pienses en la ventana junto a tu escritorio. A menos que las persianas estén cerradas, puede ver claramente su jardín.

No es muy diferente en el contexto del trabajo: a menos que tenga una razón para bloquear la luz, debería poder ver lo que sucede desde donde está sentado.

El software de gestión de proyectos es esa ventana transparente. Sin él, no puede ver lo que sucede fuera de su propia habitación.

Pero la transparencia tiene más de un significado. Más que mostrar cómo van avanzando los diferentes proyectos, el software de gestión de proyectos fomenta interacciones de equipo abiertas y productivas.

¿El resultado? Una empresa más abierta y productiva.

Cómo el software de gestión de proyectos crea claridad

Las plataformas de gestión de proyectos mejoran la transparencia de múltiples formas:

1. Mayor comunicación

La mejor forma de promover la transparencia es mediante una comunicación sólida. Claro, considerado y conciso la comunicación facilita la colaboración al facilitar que los miembros del equipo discutan ideas y problemas.

los software de gestión de proyectos ideal brinda a los miembros del equipo múltiples canales de comunicación. Los usuarios deben poder dejar comentarios para que todos los vean, etiquetar a personas específicas y enviar mensajes instantáneos. El software necesita un amplio espacio de almacenamiento para retener esas notas en caso de que los usuarios necesiten volver a mirarlas.

La comunicación transparente crea un entorno en el que la gente quiere aportar sus propias ideas. Y cuantas más perspectivas tenga un proyecto, mayores serán sus posibilidades de alcanzar su máximo potencial.

2. Mayor confianza

La comunicación fluida que permite el software de gestión de proyectos ayuda a los compañeros de equipo y a los gerentes a conocerse mejor. Esta familiaridad mejora la confianza dentro de los equipos, lo que garantiza que se sientan cómodos expresando ideas potencialmente controvertidas.

No subestime el importancia de un equipo de confianza. Aquellos con altos niveles de confianza tienen:

  • La capacidad de aceptar y proporcionar comentarios rigurosos.

  • La confianza para admitir errores y ser corregido

  • La tenacidad de seguir trabajando tras un revés

  • La voluntad de ayudar a otros a tener éxito

  • Una cultura de alegría y autenticidad

La confianza no se construye de la noche a la mañana. Requiere interacciones repetidas, productivas, personales y útiles. Esas interacciones solo pueden ocurrir en un entorno transparente, digital o de otro tipo.

3. Mayor responsabilidad

En entornos transparentes, se espera que los miembros del equipo se hagan responsables entre sí. El software de gestión de proyectos incluye algunas características clave que lo hacen posible.

En una plataforma de proyectos en línea, todos pueden ver la función del proyecto de los demás. Debajo del título de cada persona aparecen las tareas específicas que se le han asignado.

Considere lo que eso significa: nadie ignora quién es responsable de entregar qué y en qué fecha. En ese tipo de espacio, no hay digitación puntual, lo que puede hacer mucho daño a un equipo.

Tan importante es informar. Los tableros de flujo de trabajo en el software de gestión de proyectos establecen los pasos de un proyecto en orden de finalización y realizan un seguimiento de las tareas que se han terminado. Con los ojos de un equipo puestos en el software, nada puede escaparse por las grietas.

4. Mejores interacciones con los clientes

La transparencia no debe limitarse a aquellos dentro de su organización. El software de gestión de proyectos rastrea automáticamente las métricas que interesan a los clientes, como las horas facturables.

Los paneles de control del software de gestión de proyectos se pueden personalizar para proporcionar una visualización de las cifras más importantes. Organice el suyo separando los que son importantes internamente, como el desglose de tareas, de los números que necesita saber para las actualizaciones del cliente.

Los clientes deben saber que su dinero se está gastando bien. Tienen que poder presupuestar los meses futuros. Si una función no funciona según lo planeado, ellos también deben saberlo.

El software de gestión de proyectos facilita que los equipos compartan esas cosas con los clientes. Y un cliente informado, la mayoría de las veces, es un cliente feliz.

5. Solo suficiente privacidad

Incluso en los equipos más transparentes, algunas cosas deben permanecer confidenciales. Por la misma razón por la que las ventanas tienen persianas, el software de gestión de proyectos incluye funciones para mantener la privacidad de la información privada.

Los permisos personalizados permiten restringir qué usuarios pueden ver qué. Quizás solo gerentes de proyecto y el personal de recursos humanos necesita ver las horas de proyecto de todos. Es posible que los pasantes no necesiten acceso a la información de facturación.

Estos permisos se pueden aplicar a mensajes, proyectos y tareas. Se pueden configurar para individuos específicos o para grupos. Si es necesario cambiar, se pueden restablecer con un par de clics.

La transparencia es complicada: es importante que los miembros del equipo puedan admitir sus errores, responsabilizarse mutuamente y tener un sentido de confianza en todo el equipo. Pero eso no significa que los empleados deban ser seleccionados en público o que puedan ver los mensajes privados de los demás.

El software de gestión de proyectos hace posible ese equilibrio. Y lograr la transparencia correcta es algo que todos los colaboradores pueden apreciar.