Las plantillas de lista de tareas son un gran ahorro de tiempo para empresas de todos los tamaños. Así es como nuestros equipos los utilizan en Teamwork.com para simplificar los flujos de trabajo y eliminar el trabajo repetitivo. Teamwork Projects es la sala de máquinas de todo tipo de empresas, desde agencias de marketing digital hasta desarrollo de software. Después de hablar con clientes de todas las industrias a las que servimos y escuchar cómo usan los proyectos de trabajo en equipo para aumentar la eficiencia y la productividad, notamos una similitud. Todas las empresas utilizan nuestro software para crear procesos que ayuden a gestionar sus cargas de trabajo y sus flujos de trabajo. Ya sea que se trate de agendas de reuniones, campañas de marketing o desarrollo de productos, la mayoría de las empresas descubren que hay ciertos grupos de tareas que constituyen la base de los procesos comunes de su equipo. Al usar Proyectos de trabajo en equipo, puede tomar esas tareas y crear una plantilla de lista de tareas personalizada para asegurarse de que el proceso se mantenga constante sin importar quién esté completando el trabajo. Los clientes nos han dicho que las plantillas de listas de tareas no solo ahorran tiempo al ayudarlos a reducir el tiempo de planificación y las entradas manuales, sino que sus proyectos se han vuelto más consistentes. También informan que su equipo tiene un mejor dominio de los detalles dentro de cada proyecto. Estas son algunas de las ventajas de las plantillas de lista de tareas:

  • Configuración rápida de nuevos proyectos

  • Colaboración y traspasos fluidos

  • Catalogación completa de tareas dentro de procesos

  • Estandarización de flujos de trabajo para cualquier proyecto

  • Reducir el trabajo repetitivo

Queríamos compartir algunas de las formas más específicas en que el equipo de Teamwork.com usa las plantillas de listas de tareas. Esta función nos ayuda a lograr más cada día, así que siéntase libre de robar nuestras plantillas para hacer que su equipo sea más productivo.

1. Incorporación de clientes y empleados a proyectos de trabajo en equipo

Esta plantilla es perfecta para que los nuevos usuarios se familiaricen con los proyectos de trabajo en equipo. El software nuevo puede ser abrumador, por lo que esto divide el proceso de aprendizaje en pasos simples para que los nuevos usuarios, incluso aquellos que se resisten a ir más allá del correo electrónico, se sientan seguros y respaldados. No hay necesidad de preocuparse de que alguien avance en sus tareas mediante el uso de dependencias, las tareas del día dos no se pueden completar hasta después de que se hayan marcado las tareas del día uno. Consejo profesional: agregue un vínculo al documento de ayuda relevante en la sección de comentarios de cada tarea en caso de que los clientes quieran más información y usted no esté disponible.

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2. Inducción de nuevos empleados

Una experiencia de incorporación bien organizada puede ayudar a los nuevos empleados a asumir un nuevo rol más rápidamente. Quieres que vean los proyectos de trabajo en equipo como el centro de todo su trabajo, así que ayúdalos a encontrar las herramientas que facilitarán su trabajo. El uso de una plantilla de lista de tareas de incorporación de empleados se asegurará de que nada se pierda durante esos importantes primeros días. En Teamwork.com tenemos dos plantillas de incorporación, una para que el equipo de recursos humanos realice un seguimiento de todos los aspectos de la incorporación de nuevos miembros del equipo, y la segunda es una plantilla con la que se saluda a los nuevos principiantes el primer día, dándoles la bienvenida a la empresa.

RRHH: itinerario y lista de verificación de incorporación de nuevos empleados

Esta plantilla actúa como una lista de verificación específicamente para el equipo de recursos humanos para asegurarse de que estemos completamente preparados para los nuevos miembros del equipo el primer día en Teamwork.com.

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Nuevo empleado: Bienvenido a Teamwork.com

Esta plantilla es una excelente manera de dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo a la empresa en su primer día. Nos divertimos con esta lista de tareas y agregamos algo de personalidad para que todos se sientan cómodos. Incluso hemos agregado una tarea para principiantes nuevos a baja por el tobogán y saluda a cinco personas que no están en su equipo.

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3. Planificación de eventos

Con la temporada de ferias comerciales que se avecina, tener un plantilla de planificación de eventos a mano será muy útil. Todos esos detalles que necesita coordinados entre varios equipos se pueden capturar y compartir en una sola plantilla de lista de tareas. Todos pueden ver sus responsabilidades y cómo encajan en el plan general. Solo se necesitan unos segundos para ver lo que se completó o necesita atención, por lo que puede eliminar muchas reuniones de último minuto para actualizaciones de estado. Una vez que haya creado una plantilla de lista de tareas para una feria comercial, puede duplicarla fácilmente y agregar nuevos detalles o archivos importantes para la próxima feria. ¡Esta herramienta simplifica el trabajo de seguimiento en cada evento!

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4. Creación de contenido

Crear contenido atractivo que genere clientes potenciales y fomente la participación del cliente no es tan simple como escribir un artículo y publicarlo. Tener un proceso claro ayuda a generar mejores ideas para el contenido, establecer fechas límite y publicar artículos de manera constante. Si ya ha definido un proceso que funciona bien para creación de contenido, al convertirlo en una plantilla, podrá dedicar más tiempo a escribir en lugar de atascarse con la planificación. Otros miembros del equipo también se beneficiarán ya que pueden usar una plantilla que ha demostrado ser exitosa en el pasado. Esto es especialmente útil para los nuevos miembros del equipo.

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5. Lanzamiento de producto

Esta plantilla es ideal tanto si es una startup que está lanzando un nuevo producto al mercado como si está en un equipo de producto en una organización grande. Lanzar un nuevo producto y rastrear todas las partes móviles puede ser muy estresante, pero esta función casi lo hará sentir como si tuviera un asistente personal. Con las plantillas de listas de tareas, puede bloquear todos los detalles, sacarlos de su cabeza y colocarlos en una lista de verificación que usted y su equipo pueden consultar en cualquier momento. Las fechas límite no te sorprenderán, porque se establecen con recordatorios y se entretejen en informes que puedes consultar en segundos. Nuestra plantilla a continuación dedica una tarea a cada componente esencial que constituye el lanzamiento de un producto, y también es lo suficientemente flexible como para que cualquier equipo la adapte a su propio flujo de trabajo.

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Cómo convertir una lista de tareas en una plantilla

Ahora que ve lo que las plantillas de listas de tareas pueden lograr por usted, intente usarlas para aumentar la eficiencia de su equipo. Tome un proceso que funcione para usted y ciérrelo creando una plantilla a partir de la lista de tareas. Puede cambiar, agregar o eliminar cualquier cosa en una plantilla para que se ajuste a su flujo de trabajo. Para crear una plantilla de una lista de tareas existente, haga clic en el menú desplegable en el encabezado de la lista de tareas, coloque el cursor sobre Plantillas y seleccione Guardar como plantilla.

Si no está roto, no lo arregles

Las plantillas de listas de tareas personalizadas le brindan a su equipo una guía clara paso a paso para lograr sus objetivos. Los creamos para que usted y su equipo ahorren tiempo y se concentren en su trabajo en lugar de preocuparse de que algo se esté pasando por alto. ¿Tu equipo ya usa plantillas? ¡Cuéntenos sobre sus diferentes procesos en los comentarios a continuación! Para obtener más información sobre las plantillas de listas de tareas, consulte nuestro ayuda doc. Si tiene alguna pregunta o sugerencia, comuníquese con nuestro increíble equipo de atención al cliente. support@teamwork.com. Siempre están felices de ayudar.