¿Sabías que un trabajador del conocimiento típico gasta 36% de su día buscando y consolidando información en todos los sistemas? Eso es casi 3 3 horas de cada jornada laboral vano. ¡Eek! Creemos que esas 3 horas podrían dedicarse a algo más productivo. Es por eso que los filtros en los proyectos de trabajo en equipo le permiten ubicar la información exacta que necesita en segundos, para que pueda ahorrar tiempo y energía para lo que realmente importa. Ya sea que esté buscando un comentario que mencione una palabra clave en particular, el tiempo registrado por un miembro individual del equipo o un grupo de tareas con una etiqueta o fecha de vencimiento en particular, los filtros están aquí para ayudarlo. Se puede acceder a la opción de filtrado dentro de cada área de su sitio seleccionando el icono de filtro a la derecha de la pantalla:

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Al seleccionar esto, se abrirá el panel derecho que contiene las diversas opciones de filtrado. Puede contraer o expandir el panel de filtro cuando lo necesite. Mientras hay múltiples formas de usar filtros en proyectos de trabajo en equipo, , hemos reunido una lista de algunos casos de uso populares para ayudarlo a hacer la vida más fácil para usted y su equipo.

1. Filtrar tareas por cesionario y fecha de vencimiento

Las vacaciones tan esperadas que ha estado planeando durante meses finalmente han llegado, está a punto de salir de la oficina y prácticamente puede oler el aire del océano. Excepto que solo hay un problema: debes ubicar todas tus tareas pendientes durante la próxima semana y luego reasignarlas a uno de tus compañeros de equipo. Con los filtros en proyectos de trabajo en equipo, es posible encontrar tareas que coincidan con criterios particulares entre cientos de otras en varios proyectos con solo unos pocos clics. Así es cómo:

  1. Vaya al área Todo de su sitio de Proyectos de trabajo en equipo.

  2. Seleccione Tareas activas y haga clic en el icono Filtros a la derecha de su pantalla.

  3. Ingrese su nombre en la sección Asignado a.

  4. Ingrese el rango de fechas por el que le gustaría filtrar sus tareas (puede elegir entre algunas opciones preestablecidas o seleccionar Rango de fechas personalizado) para ver todas sus tareas dentro de un rango de fechas específico.

  5. Para editar masivamente estas tareas y asignarlas a otro usuario, seleccione el botón de menú en la parte superior derecha (tres puntos) y la opción Bulk Edit.

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  6. Desde aquí puede seleccionar una acción para realizar en las tareas. En este ejemplo, modificaremos las tareas.

  7. Después de haber seleccionado todas las tareas que desea editar (si desea seleccionar todo rápidamente, elija Todo en la parte inferior derecha del modal), continúe con el siguiente paso y seleccione el usuario al que le gustaría reasignar las tareas.

  8. ¡Presiona Actualizar y listo!

2. Filtrar tareas por etiqueta

Ya sea que esté esperando que una publicación de blog sea revisada por pares, los comentarios de un cliente sobre una maqueta de un sitio web o la aprobación del presupuesto de la administración para un nuevo contrato de contratista, probablemente necesitará comentarios de otros en algún momento durante su semana laboral . Pero no siempre puedes confiar en que los demás sean tan organizados o productivos como tú, y es posible que debas ... ejem ... recordar suavemente les dice que está esperando sus comentarios antes de poder seguir adelante. Identificar todas sus tareas que están "esperando aprobación" es una excelente manera de ver qué cosas necesita hacer un seguimiento. A continuación, le mostramos cómo utilizar las funciones de Etiquetas y Filtros juntos para rastrearlas fácilmente y hacer que sus proyectos sigan avanzando.

  1. Al pasar el cursor sobre cualquier tarea, tendrás la opción de. En este ejemplo, crearemos la etiqueta "esperando aprobación".

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  2. Vaya al área Todo de su sitio de Proyectos de trabajo en equipo.

  3. Haga clic en la sección Tareas activas y seleccione el icono Filtros a la derecha de su pantalla.

  4. Ingrese su nombre en la sección Asignado a.

  5. Ingrese la etiqueta "esperando aprobación" en la sección Etiquetas.

  6. Envíe una nota pasiva agresiva como un recordatorio amable al aprobador para que pueda volver a poner las cosas en movimiento.

Tipo de bonificación: Usted puede compartir guardado y filtros no guardados para que cualquier miembro de su equipo pueda ver la información que está viendo según el filtro aplicado.

3. Encuentre rápidamente cualquier tarea no asignada

A veces, las tareas no son procesables de inmediato, lo que dificulta decidir a quién asignarlas. En Proyectos de trabajo en equipo, puede crear estas tareas y dejarlas sin asignar. Las tareas no asignadas también se pueden utilizar para realizar un seguimiento de las ideas que puede volver a visitar en una fecha posterior. Para evitar que estas tareas se descuiden u olviden, puede utilizar Filtros para localizarlas rápidamente en todos sus proyectos.

  1. Desde el área Todo de su sitio, vaya a Tareas activas y seleccione el ícono Filtros.

  2. Seleccione el icono de Filtros a la derecha de su pantalla.

  3. En la sección "Asignado a", seleccione "Incluir tareas no asignadas".

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    Al hacer esto, se mostrarán todas las tareas no asignadas en todos sus proyectos. Ahora puede darles un hogar a estas tareas huérfanas asignando un usuario para que las cuide. Tipo de bonificación: Si usted es responsable de administrar un proyecto, es probable que haga un seguimiento y delegue las tareas no asignadas con regularidad. Guardar la vista filtrada anterior puede ayudarlo a ubicar tareas no asignadas a la velocidad del rayo, para que pueda asegurarse de que nada se quede entre las grietas (descubra cómo guardar filtros en este documento de ayuda).

4. Filtrar comentarios para que nada quede sin respuesta

Si tu trabajar con clientes en proyectos de trabajo en equipo, , es probable que la mayor parte de su comunicación se realice en la aplicación. Para asegurarse de que las preguntas de los clientes se respondan de manera completa y oportuna, puede utilizar los filtros para localizar rápidamente cualquier comentario que puedan haber dejado y verificar si su equipo ha realizado un seguimiento. Así es cómo:

  1. Desde el área Todo de su sitio de Proyectos de trabajo en equipo, vaya a la pestaña Comentarios y seleccione el icono Filtros.

  2. Para encontrar los comentarios dejados por los clientes, debe filtrar por autor.

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  3. Puede elegir uno o varios proyectos para ver los resultados.

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    Puede limitar sus resultados aún más filtrando por tipo de comentario, fecha, estado y más. Puede encontrar más información sobre estos filtros aquí.

5. Filtrado de tiempo

Aunque la facturación por suscripción se ha vuelto cada vez más popular, , muchas agencias, firmas de consultoría y otros equipos basados en el cliente aún facturan a los clientes en función de la cantidad de tiempo dedicado a un proyecto, lo que significa que tienen que hacer un seguimiento de cuántas horas trabajan para clientes individuales. En Proyectos de trabajo en equipo, puede utilizar los filtros para generar rápidamente un informe con esta información, descargarlo como PDF y enviarlo a sus clientes. Este informe se puede crear desde la sección de tiempo Todo o dentro de un proyecto individual.

  1. Desde cualquier área de Tiempo, seleccione el ícono de filtro a la derecha de la página:

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  2. Ahora tendrá varias opciones de filtrado disponibles en el panel derecho para filtrar los resultados:

    • Proyecto: Vea los resultados de todos los proyectos o seleccione los proyectos sobre los que desea informar.

    • Estado del proyecto: : Cree su informe de tiempo para proyectos de cierto estado, como actual, tardío o próximo.

    • Personas: Cree un informe de tiempo para todos los usuarios del sitio o un grupo selecto. Por ejemplo, usuarios que están trabajando en un proyecto específico.

    • Fecha: Seleccione un período de tiempo para su informe de tiempo.

    • Etiquetas: Solo incluya registros de tiempo con etiquetas específicas.

    • Facturable: Incluya facturable, no facturable o ambos en su informe de tiempo.

    • Facturado: Facturado, no facturado o ambos en su informe de tiempos.

    • Mostrar / ocultar columnas: Puede incluir todas las columnas o elegir columnas personalizadas en su informe.

  3. Una vez que haya establecido los parámetros requeridos, puede hola.

  4. Exporte su informe de tiempo a un archivo PDF, Excel o CSV haciendo clic en el botón Exportar cerca de la parte superior derecha del área de Tiempo.

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    Los casos de uso de esta publicación son solo un par de formas de usar filtros en proyectos de trabajo en equipo. Para descubrir todas las formas de utilizar esta función, asegúrese de echa un vistazo a este documento de ayuda. . Nos encantaría saber lo que piensa. ¿Usas filtros en proyectos de trabajo en equipo? Háganos saber cómo los usa para ayudarlo en sus flujos de trabajo diarios en los comentarios a continuación.