Entonces, decidió un software de gestión de proyectos que desea presentar a su equipo. ¡Excelente! Elegir un software de gestión de proyectos es un desafío en sí mismo.

Pero ahora que ha encontrado el perfecto, comienza la verdadera batalla: la implementación.

Implementando una nueva plataforma de gestión de proyectos

Cambiar a un nuevo software puede ser una tarea ardua: es difícil lograr que todos participen, y no importa cuán atentos sean los diseño, siempre hay una curva de aprendizaje. Aquí es donde esperar algunos obstáculos:

1. Convencer a su equipo

Software de gestión de proyectos facilita la vida de los miembros del equipo de muchas maneras, pero no todo el mundo lo ve de esa forma. Puede ser necesario convencer a todos para que todos participen.

Hay muchas razones la gente evita el cambio. Algunas de las razones del rechazo incluyen:

  • Miedo al fracaso al intentar adaptarse a un nuevo sistema

  • Perdiendo la comodidad de su rutina establecida

  • Falta de confianza en la elección del equipo de gestión

  • Malas experiencias en el pasado cuando los flujos de trabajo cambian

Como gerente, es importante reconocer las dudas de su equipo. Es injusto esperar que todos se unan inmediatamente sin algunas preguntas o comentarios. Tómese el tiempo para abordar las preocupaciones de cada miembro del equipo individualmente para ayudarlos a sentirse más cómodos con la decisión.

2. Hacer el cambio

Es el gran día: el equipo comienza la migración de su antiguo sistema al nuevo software de gestión de proyectos. Hay perfiles que configurar, archivos que transferir y nuevos flujos de trabajo que resolver.

El cambio crea dolores de crecimiento, pero hay una luz al final del túnel: su equipo superará esto, y cuando lo hagan, trabajar juntos será mucho más fácil.

Apoyarse y ser pacientes unos con otros es la mejor solución. Recuerde, el software de gestión de proyectos de propósito completo es promover la colaboración y la comunicación. Reconozca que habrá algunos callejones sin salida y salidas perdidas antes de que su equipo encuentre su flujo de trabajo ideal.

Tenga en cuenta también que las primeras semanas pueden requerir supervisión adicional. Considere ampliar su horario de oficina para abordar preguntas o inquietudes que inevitablemente surgen durante el período de transición.

3. Exploración de funciones y personalizaciones

Probablemente su equipo no tardará mucho en aprender a crear una tarea o tablero de flujo de trabajo. Lo que puede llevar un tiempo es aprender todas las diferentes funciones y personalizaciones disponibles en el software de gestión de proyectos.

Toma plantillas. Las plantillas automatizan el trabajo repetido, ahorran tiempo y reducen el riesgo de errores. Pero no todos los equipos necesitan todas las plantillas, e incluso las plantillas prediseñadas pueden requerir algunos ajustes.

Otra área que puede tomar algún tiempo para acertar son los informes. Si su empresa cobra una tarifa fija por proyecto, es posible que las horas facturables no sean tan importantes para usted. Quizás ese espacio en su tablero esté mejor llenado con un gráfico de las cargas de trabajo de los miembros del equipo.

Muchos proveedores de software de gestión de proyectos ofrecen publicaciones de blogs y videos instructivos. Compártelos con tu equipo. Si es necesario, pídale a un representante que le dé una demostración. Alrededor de dos tercios de las personas son aprendices visuales, por lo que una presentación en vivo puede ser la mejor manera de mostrarles a los usuarios cómo funcionan.

4. Aprender a operar en línea

Antes de cambiar al software de gestión de proyectos, muchos equipos utilizan una combinación de procesos en papel y en persona. Mover sus operaciones de gestión de proyectos en línea requiere un cambio cultural.

Recuerde a todos que todas las notas del proyecto deben registrarse en el software de gestión de proyectos. Caminar por el pasillo para hacer una pregunta puede ser fácil, pero corre el riesgo de dejar fuera del circuito a otros miembros del equipo. Los bocetos de interfaz pertenecen a los tableros de flujo de trabajo, no a los blocs de notas de papel.

Esto es particularmente importante si su empresa trabaja con contratistas. El software de gestión de proyectos puede romper las barreras entre los equipos internos y externos. Para que ambos estén en la misma página:

  • Asigne tareas específicas y roles de proyectos a autónomos, tal como lo hace con sus empleados.

  • Reserve tiempo en su calendario para responder a las preguntas de los contratistas.

  • Establecer horas centrales. Los contratistas deben saber cuándo estarán disponibles los empleados para colaborar.

5. Establecimiento de presupuestos de proyectos

Una vez que haya cambiado el equipo al software de gestión de proyectos, es probable que descubra que los presupuestos de los proyectos también deben cambiar. Los flujos de trabajo más eficientes pueden resultar en menos horas facturables. Es posible que tenga tiempo para abordar funciones agradables que previamente había dejado de lado.

La forma en que eso afecta su presupuesto depende de las tendencias de su equipo y su estructura de tarifas. Si utiliza un modelo de retención, una mayor eficiencia puede permitirle reducir su tarifa para generar más negocios. Si cobra por entregable, es posible que pueda aumentar los ingresos mediante la creación de más funciones.

El software de gestión de proyectos puede marcar una gran diferencia para tu balance final, pero no se equivoque: los desafíos de implementación también pueden ser grandes. Démonos gracia el uno al otro y lo superarán sin problemas.