Durante los 12 días de Navidad de Teamwork Spaces, compartiremos consejos, mejores prácticas, casos de uso y lanzaremos nuevas funciones para ayudarlo a aprovechar al máximo los Teamwork Spaces.

Como líder del equipo técnico para espacios de trabajo en equipo, he utilizado nuestro producto para ayudar a estabilizar el barco en estos tiempos difíciles mediante la utilización de algunas características clave dentro del producto. En Teamwork Spaces contamos con espacios dedicados para cada uno de los equipos de ingeniería así como un Espacio de Ingeniería general para capturar la información de alto nivel requerida por todos los equipos.

Estas son las 4 áreas principales en las que los Espacios de trabajo en equipo pueden ayudarlo cuando dirija un equipo de ingeniería:

Incorporación de desarrolladores

Es crucial asegurarse de que sus desarrolladores tengan una transición sin problemas a su nuevo equipo y es imperativo ponerlos al día con sus tecnologías y entornos lo más rápido posible. Un proceso de incorporación negativo podría hacer que su empresa parezca desorganizada y poco profesional.

En el equipo de Teamwork Spaces, hemos trabajado juntos para construir un extenso conjunto de documentos de incorporación. Estos incluyen todo lo que necesita un nuevo carpintero:

  • Las herramientas que necesitan para acceder

  • Suscripciones

  • Ubicaciones de información clave de recursos humanos

  • Una descripción general y 'quién es quién' de nuestro equipo

  • Ubicación del código

  • Cómo ejecutar el código localmente

Usamos fragmentos de código para mostrar archivos de configuración de ejemplo; tablas para ayudar a diseñar lo que necesitan y con quién contactar; así como enlaces internos a otros espacios y páginas clave para que el nuevo usuario los revise rápidamente.

Con la función de lectura obligatoria en los espacios de trabajo en equipo, también podemos asignar alguna lectura adicional a cada nuevo empleado. Esto les permite trabajar con los recursos humanos y otros documentos relevantes a su propio ritmo para que tengan una comprensión clara de lo que se requiere de ellos. Y con el cambio a un entorno de trabajo completamente remoto, el valor de esta función se hizo aún más evidente, ya que las personas ya no tienen colegas a los que acudir para hacerles una pregunta rápida, como podrían haberlo hecho en el entorno de la oficina.

Nuestros comentarios de los nuevos miembros han sido muy positivos, tanto desde la facilidad de navegación de los espacios de trabajo en equipo como el conocimiento que contienen. Además, también alentamos a los nuevos empleados a agregar sus preguntas o consultas como comentarios en línea a nuestra documentación cuando estén revisando, de modo que nos aseguremos de que la información contenida esté siempre actualizada.

Documentación del proceso

Dado que los equipos son cada vez más remotos y la coubicación está lejos de la norma, es importante que su equipo sepa cómo se espera que trabajen.

Este año hicimos la transición a Scrum Cycles de 2 semanas para ayudarnos a administrar mejor nuestra planificación y carga de trabajo. Esto ha asegurado que podamos lanzar tantas funciones de alta calidad como sea posible, sin quemar al equipo en el proceso.

Para hacer esto, creamos una documentación de proceso de un extremo a otro dentro de nuestro Espacio de Desarrollo. Esto explica los principios de Scrum y Agile, para garantizar que el equipo sepa a qué apuntamos, hasta nuestros flujos dentro del Trabajo en equipo y cómo administramos nuestras tareas y Épicas.

Process/Workflow

Para visualizar estos flujos y procesos, usamos nuestro complemento Draw.io. Esta es una característica excelente incorporada en el Editor de espacios que le permite crear diagramas de flujo y diagramas visuales.

Draw.io

También alentamos la retroalimentación del equipo en general sobre nuestras propuestas. Todos tienen voz dentro del equipo y pueden agregar reacciones, p. Ej. Los comentarios positivos y en línea ayudaron a las personas a mostrar sus sentimientos, así como a proporcionar comentarios más detallados y específicos que podríamos utilizar para mejorar nuestro proceso.

Tener esta única fuente de verdad ha sido muy útil para mí y para el equipo, ya que ahora podemos volver a referirnos a Teamwork Spaces como nuestra base de conocimientos de respuestas para cualquier pregunta que podamos tener.

Especificaciones técnicas

  • Plantillas

  • Fragmentos de código

  • Menciones

  • Comentarios en línea

  • Historial de versiones (diffs)

Cuando se trabaja en una nueva función o en una mejora importante de una función existente, es bueno que todos estén en la misma página, sabiendo exactamente lo que se está entregando.

Para ayudarnos a lograr esto, usamos algunas plantillas de página que reunimos dentro del equipo. Estos fueron fáciles de desarrollar dentro de los espacios de trabajo en equipo, simplemente creamos la página y seleccionamos el botón "Guardar en plantillas", dejándolo disponible para que todos puedan reutilizarlo, ¡muy útil!

Templates

Nuestro diseñador de productos utiliza una plantilla de especificaciones de comportamiento para crear las historias de usuario y los criterios de aceptación. Tenemos una plantilla de API Endpoint y una plantilla de Frontend que nos permite tomar esas historias de usuario y detallar los requisitos técnicos necesarios para crear nuevas funciones.

Usamos nuestra aplicación de fragmentos de código de manera bastante extensa para crear nuestra solicitud JSON esperada y las respuestas que nuestra API RESTful esperará y devolverá. Llamamos a los nuevos puntos finales que se están agregando, los puntos finales que se están modificando y también usamos tablas para diseñar nuestros códigos de respuesta y lo que significan.

Code snippet app

Nuestros desarrolladores de Front End también usan su plantilla para señalar los impactos que podría tener la función, las áreas de impacto en el código e identificar las áreas en las que podrían reutilizar los componentes existentes.

También encontramos que la función de Historial de versiones dentro de Teamwork Spaces es beneficiosa aquí, ya que nos permite ver una línea de tiempo de los cambios en una especificación, ver quién ha realizado cambios y resaltar las diferencias, para ver exactamente cuáles fueron esos cambios.

La funcionalidad Menciones también es muy útil cuando necesitamos comentarios de alguien sobre una función. Si se trata de otro equipo o área de especialización, podemos simplemente @mencionar a esa persona y recibirá una notificación con un enlace profundo a la especificación donde pueden agregar sus comentarios.

Actas de la reunión

Teamwork Spaces es clave para nosotros tanto en la organización como en la documentación de nuestras reuniones. Una reunión importante que tenemos es nuestro nivel 10 semanal (también conocido como reuniones de equipo). Siguiendo el modelo EOS, el objetivo de un L10 es identificar, discutir y resolver cualquier problema que surja, así como revisar el progreso realizado en el trabajo de las funciones. Al utilizar Teamwork Spaces, podemos colaborar con facilidad mientras preparamos, revisamos y documentamos las actas de la reunión, sin importar en qué parte del mundo estemos.

Nuevamente, esta es otra instancia en la que las plantillas fueron muy útiles, ya que creamos una plantilla de página para delinear la estructura y el formato de nuestra reunión L10, que ahora se usa continuamente. Esto ahorra un tiempo valioso ya que elimina automáticamente gran parte de la preparación de la reunión cada semana.

La colaboración en tiempo real es la forma en que impulsamos nuestras reuniones. Los asistentes navegarán hasta el editor de páginas y completarán sus secciones individuales. (generado automáticamente por la plantilla) todo al mismo tiempo. Cada persona en el documento puede ver la actualización de los cambios de los demás al instante. Cada reunión de L10 tiene un líder y un escribiente, que recorren el formato de la reunión y toman notas, documentan los resultados y crean tareas para ejecutar mediante el uso del widget de lista de tareas del proyecto Teamwork integrado en Teamwork Spaces. Luego, el escriba asignará a la persona responsable de la tarea directamente desde el documento en Teamwork Spaces.

Los editores de documentos tienen la capacidad de agregar comentarios en línea a cualquier contenido del borrador. Esto puede ser realmente útil para hacer sugerencias para completar las tareas o si es necesario ajustar los resultados. Todo este trabajo se realiza en el documento, durante la convocatoria, sin interrumpir el flujo de la reunión. Esta funcionalidad ha sido clave para el éxito de las reuniones colaborativas y ha reducido las interrupciones y preguntas innecesarias durante las reuniones, especialmente desde que nos trasladamos a un entorno de trabajo remoto.

Conclusión

Teamwork Spaces funciona perfectamente como una solución para mantener informados a todos sus desarrolladores sobre sus procesos, además de ser una herramienta de diseño útil para nuevas funciones o procedimientos.

Con nuestras herramientas como Fragmentos de código, diagramas Draw.io, menciones y comentarios en línea, los desarrolladores pueden crear documentación viva informativa muy detallada y compartirla rápidamente para obtener comentarios. Ya no necesitan ir a otra aplicación, crear algo, luego abrir correos electrónicos y asegurarse de haber adjuntado la información correcta; simplemente, todo funciona correctamente dentro de los espacios de trabajo en equipo y el trabajo en equipo.

Esperamos que estés disfrutando de nuestra Navidad de 12 días de espacios de trabajo en equipo. Nos encantaría saber cómo está utilizando Teamwork Spaces para crear una base de conocimientos para sus desarrolladores y hacernos saber si lo anterior le ha dado una idea de cómo ayudar a mejorar la experiencia de sus desarrolladores. Deje sus comentarios en el área de comentarios a continuación o contáctenos en spaces@teamwork.com.