La administración de equipos remotos requiere un poco de delicadeza, pero estamos aquí para darle algunas instrucciones. Estos cuatro pasos lo ayudarán a construir un equipo sólido con metas claras y resultados que superen las expectativas.


No es necesario mirar muy lejos para ver que el trabajo remoto se ha convertido en la nueva normalidad. Cada vez más empresas están contratando miembros de equipos remotos para administrar su negocio, o están dando a sus equipos internos la flexibilidad de trabajar de forma remota unos días a la semana. A medida que esta tendencia se ha vuelto más estándar, han surgido nuevas herramientas para ayudar a los equipos remotos a administrar mejor los proyectos, la comunicación, los flujos de trabajo y más.

Aquí está el truco ... se necesitan más que unas pocas herramientas inteligentes para que los equipos remotos tengan éxito. Qué hace marcar la diferencia es utilizar un proceso que incorpore estas herramientas para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficiente y alcanzar sus metas. La tecnología puede ser útil, pero por sí sola, una aplicación de comunicaciones no crea automáticamente equipos de alto rendimiento. Tienes que crear un proceso alrededor cómo los equipos usan la aplicación para prepararlos para el éxito. Para comenzar, aquí hay un proceso de cuatro pasos que lo ayudarán a establecer los objetivos del equipo y planificar el éxito.

1. Definir objetivos para el éxito del equipo

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Los objetivos son importantes porque le permiten concentrar su energía en tareas y proyectos específicos que llevan a su empresa de donde está hoy a donde quiere estar mañana. Los objetivos claros son especialmente importantes para los equipos remotos porque no están en el mismo espacio físico y es posible que no tengan la oportunidad de ver o escuchar con frecuencia cómo su trabajo encaja en los objetivos generales. Esto crea una desconexión.

Es por eso que los objetivos de los equipos remotos deben compartirse en un lugar central para que vean exactamente cómo su trabajo contribuye al panorama general. Piktochart, una aplicación de creación de infografías basada en la web, utiliza un sistema de Objetivos y Resultados Clave (OKR) a través de Perdoo para dar a sus equipos remotos una mejor idea de los objetivos de la empresa y cómo sus esfuerzos pueden cumplirlos.

Las metas y los objetivos para la empresa, los equipos y las personas se ingresan en el sistema y se monitorean a lo largo del tiempo. De esta manera, cada miembro del equipo ve claramente cómo sus resultados clave, o indicadores de desempeño, contribuyen a los resultados generales que la empresa desea lograr, como el crecimiento de los ingresos, una mayor adquisición de clientes y más. A medida que establezca los objetivos de su equipo, aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

  • ¿Están claros los objetivos y los pasos necesarios para alcanzarlos? Si los miembros del equipo remoto no tienen claras sus tareas y objetivos específicos, se puede perder un tiempo valioso respondiendo preguntas simples o compartiendo información. Aquí es donde las herramientas son útiles. Una plataforma de comunicaciones como Chat de trabajo en equipo permite a los miembros del equipo identificar instantáneamente prioridades y hacer preguntas sobre elementos específicos.

  • ¿Se pueden medir los goles? Si no puede realizar un seguimiento del progreso, es más difícil lograr los resultados y los plazos que está alcanzando. Una herramienta como Proyectos de trabajo en equipo le permite analizar con precisión un proyecto, asignar tareas y subtareas, e incluso girar rápidamente cuando sea necesario, todo sin dejar que los detalles se escapen por las grietas.

  • ¿Cuál es un cronograma razonable para lograr el objetivo? Los plazos siempre cambian a medida que se agregan o ajustan los detalles del proyecto en función de los comentarios de los clientes. Si bien no puede predecir todos los cambios de último minuto, puede ver proyectos similares que haya completado y tener una idea real de cuánto tiempo tomarán ciertas tareas. Incluso si una tarea es algo nueva para su equipo, generalmente puede dividirla en segmentos que haya administrado antes. Recuerde romper con las ilusiones y protegerse de los problemas o retrasos que surjan naturalmente.

2. Utilice los conocimientos del equipo en el camino

Una vez que haya establecido sus objetivos, debe darle a su equipo la oportunidad de dar sus comentarios. Tenga en cuenta que con personas que trabajan a millas de distancia y en diferentes zonas horarias, la comunicación no ocurre de forma tan natural como ocurre con las personas que trabajan en la misma oficina. El simple hecho de pedir a los miembros del equipo que compartan información por correo electrónico o chat grupal no proporciona suficiente estructura o motivación para que la mayoría de los miembros del equipo tengan conversaciones productivas.

Debe haber un seguimiento constante, instrucciones claras sobre cómo y dónde dejar comentarios y un énfasis en por qué sus comentarios son tan importantes. De lo contrario, la retroalimentación queda al final de la lista de tareas pendientes de su equipo, o las discusiones pueden ser demasiado esporádicas para generar realmente grandes resultados.

Dependiendo del equipo remoto (ventas, marketing, soporte al cliente, desarrollo), debe intentar escalonar el tiempo de sus reuniones de control para tener espacio para comprender y procesar la información que recibe. Agrupar reuniones demasiado juntas puede resultar en una sobrecarga de información para los gerentes, lo que dificulta el seguimiento y seguimiento de lo que dijo cada equipo y sus necesidades. Dicho esto, recuerde que necesitará escuchar a algunos equipos con más frecuencia que a otros porque su trabajo requiere más supervisión.

Por ejemplo, los equipos de atención al cliente, como ventas y atención al cliente, deben tener reuniones quincenales para ayudarlos a ajustar los planes para cumplir sus objetivos a medida que cambian las necesidades del cliente. Por otro lado, los equipos de desarrollo pueden reunirse una vez por trimestre, ya que su trabajo afecta a los clientes de manera diferente. No importa la frecuencia con la que se reúnan sus equipos, asegúrese de que la retroalimentación se registre e implemente para que todos puedan aprender de la información proporcionada.

3. Deje espacio para la flexibilidad

La flexibilidad no se trata solo de la programación diaria de su equipo remoto o su ubicación de trabajo. Cuando se trata del éxito del equipo, sus planes deben ser flexibles, porque no hay dos semanas iguales en un negocio en crecimiento.

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Una semana, es posible que tenga una situación que requiera la atención de todos antes de un lanzamiento importante, y la próxima semana, pueden volver a sus tareas habituales. O puede tener una afluencia repentina de solicitudes de servicio al cliente que necesitan más recursos durante unos días. La flexibilidad también puede verse así:

  • Contratar personas en diferentes zonas horarias para que alguien esté siempre de servicio, pero asegurándose de que algunas horas de sus días laborales se superpongan para que las personas puedan compartir información esencial en tiempo real.

  • Pedir a los miembros del equipo que celebren reuniones diarias en línea para que los problemas difíciles se puedan abordar tan pronto como surjan y se puedan ajustar los plazos.

  • Animar a los miembros del equipo a hacer una planificación semanal para que siempre miren hacia el futuro y no solo reaccionen a los problemas. De esta manera, los equipos pueden prepararse para realizar cambios con anticipación, como nuevos plazos o más recursos, para asegurarse de que cumplen sus objetivos.

Estos ejemplos de flexibilidad fomentan la colaboración y hacen que los equipos hablen, que son necesarios para que los equipos cumplan los objetivos específicos por los que están trabajando.

4. Documenta todo

A medida que avanza en el proceso de crear objetivos y encontrar formas de mejorar el rendimiento del equipo, la documentación organizada es esencial para el éxito del equipo. Cuantos más datos pueda recopilar sobre sus esfuerzos, desde reuniones hasta cronogramas de tareas, más rápido podrá refinar sus procesos y obtener una eficiencia óptima.

Por ejemplo, los equipos de proyectos necesitan un informe en profundidad después de que finaliza cada proyecto para analizar qué funcionó bien, qué no y qué necesita cambiar. Si los proyectos futuros se vuelven más grandes para adaptarse a las necesidades de los clientes o las presiones del mercado, es posible que los equipos de proyectos deban informar a la mitad de cada proyecto para abordar cualquier cosa que pueda desviar el proyecto, como cambios en los plazos, comentarios de los clientes o nuevos conocimientos de datos.

Su documentación debe dejar en claro cuándo deben reunirse los equipos para informar y qué deben revisar. Y puede incluir preguntas esenciales que brinden claridad para el resto del proyecto. ¿Existen cuellos de botella? ¿Se han resuelto los problemas? ¿Hay otras preocupaciones? La documentación debe dejar en claro cómo deben ejecutarse estos controles para que los equipos puedan cumplir sus objetivos, sin importar cuán pequeño o grande sea su proyecto.

Utilice un producto como Google Drive para crear y almacenar su documentación y establecer carpetas para que cada equipo las mantenga. El beneficio de las soluciones de computación en la nube es que cualquier miembro del equipo, sin importar dónde se encuentre, puede acceder a los documentos para realizar ediciones y ver qué cambios ya se han realizado.

Asegúrese de programar tiempo para revisar su documentación con regularidad. Muy a menudo, las cosas cambian rápidamente, como las responsabilidades de los miembros del equipo, el tiempo de respuesta ideal del cliente o las estrategias efectivas de resolución de problemas. Programar un horario regular para revisar la documentación ayuda a todos a mantenerse informados sobre estos cambios.

El éxito del equipo lleva tiempo

Incluso si tiene un equipo estelar que se adapta rápidamente a estos pasos, los cambios aún pueden tomar algún tiempo para incorporarse realmente a sus procesos. Permítase hacer un cambio gradual de "hacerlo bien como equipo" a "tener éxito como equipo". Comprométase a dar un paso a la vez y pronto verá un cambio en la forma en que su equipo remoto trabaja en conjunto. La comunicación fluirá más fácilmente, la colaboración sucederá de manera más natural y, a medida que alcance las metas más pequeñas, las más grandes comenzarán a encajar.