Los negocios son una batalla y las empresas que mejor optimizan sus recursos tienden a ganar. Pero sin un mirada clara a nivel de proyecto, es imposible distribuir bien esos recursos.

los software de gestión de proyectos adecuado le muestra cómo y dónde se gastan sus recursos. Organizar, ejecutar y analizar proyectos es mucho más fácil cuando puede encontrarlo todo en una sola plataforma.

Métricas clave de gestión de proyectos

Es ese último paso, el análisis, lo que hace que el software de gestión de proyectos sea un activo comercial. En él, puede saber qué tan rápido se completan los proyectos, cuánto tiempo dedican las personas a ciertas partes y si se factura a los clientes de manera justa. Veamos algunas métricas clave:

1. Distribución de tareas

El desglose de tareas en el software de gestión de proyectos brinda a los líderes y gerentes de proyecto una mirada basada en porcentajes sobre quién juega un papel clave en cada proyecto. Los usuarios pueden seleccionar a cualquier miembro del equipo y ordenar sus tareas específicas según la prioridad y la fecha límite. También pueden cambiar qué tareas se asignan a qué miembros del equipo, asegurándose de que ninguna persona cargue demasiado o muy poco del peso del proyecto.

¿Por qué la distribución de tareas está en la parte superior de esta lista? Piense en cualquier proyecto grupal fallido del que haya formado parte. Lo más probable es que haya fallado debido a cómo se distribuyó la carga de trabajo.

En un proyecto exitoso, todos tienen una papel claramente definido ellos se hacen cargo. Sus proyectos fallidos en el pasado podrían haber tenido a una persona haciendo el trabajo de tres, o al revés. La función de desglose no deja lugar a la ambigüedad y evita que los empleados se sientan abrumados o improductivos.

2. Horas facturables

El tiempo es verdaderamente tu recurso más importante. En la mayoría de los modelos comerciales basados en servicios, el tiempo de los empleados es su mayor costo y las horas facturables son la forma en que se le paga.

¿Qué pasa si le preocupa atropellar? Establecer un presupuesto de tiempo en su software de gestión de proyectos. El presupuesto de tiempo le permite controlar el tiempo dedicado a proyectos individuales y de equipo. Utilice el tiempo registrado para calcular su presupuesto restante. Es posible que dedique más tiempo a una función "agradable de tener"; si se está quedando corto, siempre puede guardar algo para la próxima iteración.

Estos datos son fundamentales para cumplir con las expectativas de los clientes. Con ella puedes estimar los costos del proyecto y fechas de entrega. También puede configurar notificaciones en su software de administración de proyectos para que sepa que está cerca de sus limitaciones de horas de anticipo.

3. Contribuciones individuales

El software de gestión de proyectos puede mostrarle mucho más que simplemente quién está trabajando en un proyecto. Al hacer clic en una persona, puede ver rápidamente su función específica en el proyecto, incluidas sus tareas completadas e incompletas, el tiempo registrado y los comentarios específicos del proyecto. Esos detalles permiten:

Aumenta la eficiencia

Si un miembro del equipo está avanzando rápidamente o tardando más de lo esperado en sus tareas, el software de gestión de proyectos puede demostrarlo. Esta función hace que sea más fácil para los gerentes saber cuándo alguien podría necesitar apoyo adicional. Y si alguien simplemente lo está matando, el software de gestión de proyectos también lo hace fácil de ver.

Crear responsabilidad

Asignar públicamente los nombres de las personas a las tareas en su software de gestión de proyectos garantiza que sepan que serán responsables. Y cuando alguien sabe que se está rastreando su progreso, tiende a hacer su mejor trabajo. Nadie puede pasar por alto con las contribuciones de otra persona.

Identificar fortalezas y debilidades.

Cuando puede ver el ritmo, la calidad del trabajo y los comentarios que los miembros del equipo dejan sobre las tareas, es fácil identificar en qué son mejores. Del mismo modo, el software de gestión de proyectos te ayuda a ver si alguien no es apto para un tipo de tarea en particular, lo que te permite cambiarlo a un proyecto o tarea en el que puede brillar.

4. Progreso del proyecto

Los líderes necesitan una visión de alto nivel de cómo avanzan los proyectos. Los gráficos de hitos del software de gestión de proyectos pueden dar una instantánea de cómo les está yendo a las diferentes áreas del proyecto. Esto puede servir como una actualización rápida, pero también puede ayudar a detectar retrasos o problemas en el flujo de trabajo.

Preste especial atención a la sección de tendencias del proyecto. Esta función le ayuda a analizar el progreso de un proyecto durante los últimos 30 días. Esto puede darle una idea de si los ajustes del flujo de trabajo o las reasignaciones de equipo han resuelto el problema, ya sea el ritmo, la calidad del trabajo o algo más.

La conclusión es la siguiente: el software de gestión de proyectos pone más datos al alcance de su mano. Los números concretos lo ayudan a brindar un mejor servicio a los clientes y brindan una indicación más clara del desempeño de su equipo. Adelante: Optimice.