Haz empezado trabajando de forma remota en las últimas dos semanas?

Bienvenido a nuestro mundo. Es bueno tener la empresa, pero creemos que es aún mejor darle pistas sobre algunos de los problemas de comunicación que probablemente enfrentará. El software de gestión de proyectos puede resolver un número sorprendente de ellos.

Gracias a Brote de COVID-19, no podemos simplemente cruzar el pasillo o pasar al siguiente cubículo con una pregunta. Todavía estamos aprendiendo quién prefiere las llamadas a los correos electrónicos, descubriendo nuestros GIF de Slack favoritos y entendiendo cómo son las instrucciones escritas claras.

Es posible que el software de gestión de proyectos no pueda encontrar su nuevo GIF de Shrek favorito. Pero puede recorrer un camino sorprendentemente largo en mejorar la comunicación del equipo.

Software de gestión de proyectos para la comunicación

Los nuevos flujos de trabajo pueden dificultar la comunicación. Implementar software de gestión de proyectos puede cerrar brechas en algunas áreas clave:

1. Definición de funciones

Incluso si los títulos de su equipo son claros como el día, ocurren malentendidos: ¿Debería el editor de su equipo de marketing ser responsable de proponer los temas del blog o debería ser el trabajo del escritor?

Saber quién está a cargo de cada parte de un proyecto es fundamental para su ejecución. Otros colaboradores necesitan saber a quién acudir si tienen preguntas. El liderazgo necesita saber quién toma las decisiones y divulga los detalles al resto del equipo del proyecto.

¿Qué características relacionadas con la función debe buscar en el software de gestión de proyectos? El software de gestión de proyectos facilita la asociación de tareas y usuarios específicos. Busque una solución que incluya un carta del proyecto herramienta para mostrar dónde encaja cada usuario en la jerarquía más amplia de un proyecto.

2. Responsabilidad

Los plazos se encuentran entre la información del proyecto más importante para comunicar. Todos los miembros del equipo deben saber cuándo se debe hacer algo y quién más depende de que se haga a tiempo. El software de gestión de proyectos proporciona una plataforma en la que la gente puede registrarse a diario. Ya sea que se trate de informar las horas o marcar una lista de verificación, es importante que los trabajadores puedan brindar actualizaciones frecuentes a los supervisores sin generar confrontaciones. Incluso el más agradable los gerentes necesitan hacer cumplir los plazos de forma coherente y realizar un seguimiento regular.

No fuerce a los gerentes individuales a enviar mensajes de texto o correos electrónicos a todos los miembros del equipo todos los días. Una plataforma de gestión de proyectos actúa como un centro desde el que pueden registrarse, señalar los plazos incumplidos y mostrar cómo los errores afectan a otros miembros del equipo.

3. Precisión

Cuando está trabajando en la oficina, es fácil sentarse con alguien durante cinco minutos, decirle lo que espera y mostrar un ejemplo o dos. Ellos pueden hacerle preguntas para que las aclare en el acto. Sin un software de gestión de proyectos para llenar el vacío, los errores son fáciles de cometer. Las cadenas de correo electrónico pueden ser difíciles de seguir y más difíciles de encontrar semanas después. Hacer una llamada telefónica requiere programación para asegurarse de que el tiempo funcione en ambos extremos; si olvida preguntar algo, su devolución de llamada podría interrumpir otra reunión.

De todos los consecuencias comerciales la mala comunicación, las necesidades y expectativas insatisfechas pueden causar el mayor daño a las relaciones del equipo. La falta de detalles clave puede ralentizar los proyectos, y retroceder para volver a trabajar en un proyecto es una pérdida de dinero.

Para minimizar los errores, el software de gestión de proyectos le permite:

  • Resume los requisitos específicos de un proyecto o asignación

  • Diseñe los pasos en el orden en que deben abordarse

  • Almacenar archivos y documentos que requiere el proyecto

  • Verifique el progreso para cumplir con la fecha límite del proyecto

  • Dar y solicitar comentarios de otros miembros del equipo, líderes y clientes

Aunque no hay nada de malo en hacer una llamada telefónica rápida para ver cómo está alguien, no debería ser el modo de trabajo predeterminado del equipo. La mayor parte de la comunicación debe manejarse dentro del software de gestión de proyectos.

4. Programación de alineación

El trabajo remoto es una oportunidad para que las personas establezcan su propio horario. Salvo plazos rígidos, las horas de trabajo se pueden adaptar a las preferencias personales. Los perfiles de usuario en el software de gestión de proyectos pueden almacenar esa información, asegurando que todos puedan encontrarla.

Dicho esto, debe haber coherencia en dos áreas:

  • Horas "activas" individuales Todos los miembros del equipo deben saber cuándo habrá alguien disponible. A menos que se indique de antemano, esto debería ser estático de una semana a otra.

  • Horas principales del equipo Ciertas necesidades del proyecto, como las lluvias de ideas, requieren la presencia de varios miembros del equipo. Es por eso que las horas centrales son importantes: si todos trabajan de 10 a.m. a 3 p.m., entonces las reuniones deben programarse durante ese período. Los miembros del equipo deben ser responsables de completar las horas restantes en otro lugar.

Recuerda tener en cuenta zonas horarias. Si un miembro de su equipo que normalmente está en la oficina está trabajando desde la casa de un familiar para cuidar de ella, por ejemplo, es posible que necesite un recordatorio.

El software de gestión de proyectos no puede solucionar todos los problemas de comunicación, pero es un excelente lugar para comenzar. ¿Qué desafíos de comunicación ha enfrentado su empresa desde que se volvió remota?