El éxito y la cordura de una agencia se reduce casi por completo al flujo de trabajo. La elección del software de gestión de proyectos en lugar de la tradicional colección dispersa de correos electrónicos, documentos de Word y llamadas telefónicas elimina la confusión al ofrecer una forma sistemática de seguimiento de proyectos y centralice la comunicación con los clientes de todo su equipo. Sin esta herramienta esencial, está perdiendo el tiempo persiguiendo detalles, lo que ejerce presión sobre las relaciones con sus clientes y los plazos de su proyecto.

Sin embargo, los clientes no elegirán su software de gestión de proyectos por sí mismos. Si no se toma el tiempo para incorporarlos de manera cuidadosa e intencional, pone en peligro su relación con el cliente. Inclúyalos desde el principio adoptando un enfoque proactivo para enseñarles su sistema. A continuación, le mostramos cómo incorporar a sus clientes a su software de gestión de proyectos de manera efectiva para que tanto su agencia como sus clientes se destaquen.

1. Establece las reglas básicas

Mantener excelentes relaciones con los clientes se reduce a la confiabilidad, según los consultores expertos y autores del libro. El asesor de confianza. La consistencia y la capacidad para cumplir con los plazos acordados juegan un papel importante en la creación de confianza, pero satisfacer las necesidades anticipadas de su cliente es aún más importante. Así es como lo expresan:

“Cuanto más pueda hacer un proveedor para comprender y relacionarse con las normas generalmente inconscientes del cliente, más se sentirá el cliente a gusto y experimentará una sensación de confiabilidad ". Para trabajar bien con sus clientes, necesita saber cómo funcionan o sus "normas inconscientes". Para hacer esto, describan juntos los resultados deseados de su proyecto. Lincoln Murphy de Sixteen Ventures llama a esto "definiendo el éxito,” lo que significa que usted determina lo que califica como éxito tanto para usted como para sus clientes antes del lanzamiento del proyecto. Todo el mundo necesita saber cómo debería ser el producto final antes de empezar a trabajar en él.

Cuando establece expectativas explícitas en torno a los parámetros del proyecto, cómo se utilizará su software de gestión de proyectos y cómo se verá el resultado final, está trazando el rumbo por delante. Todos tienen claro el papel que desempeñarán y usted podrá observar de cerca el estilo de trabajo de la otra parte involucrada. Comprender cómo piensan sus clientes y qué necesitan de usted los ayudará a ambos a trabajar mejor juntos.

Envíe un cuestionario a sus clientes

Antes de comenzar a planificar un proyecto para un cliente, querrá información específica sobre sus necesidades y expectativas. No haga suposiciones sobre lo que cree que sus clientes quieren lograr, pregúnteles.

Reúna una lista de preguntas para que las respondan por correo electrónico. Esto les da la oportunidad de articular sus definiciones de éxito en sus propias palabras, y usted tendrá una guía de referencia para guiar el proyecto y las conversaciones futuras. Utilice estas preguntas para comenzar:

  1. ¿Qué resultados quieren ver? ¿Cómo medirán estos resultados?

  2. ¿Qué les parece una ejecución exitosa? ¿Qué le parece a su jefe?

  3. ¿Qué clientes buscan para participar en este proyecto? ¿Quién es su cliente ideal?

  4. ¿Qué plataformas o canales utilizarán una vez finalizado el proyecto para difundirlo?

Sus respuestas le darán una idea clara de lo que esperan recibir de usted. Con estas respuestas en la mano, puede mostrar a sus clientes lo que necesita de ellos a cambio.

Coge el teléfono y habla

A medida que crea un mejor sentido de desempeño y expectativas por parte del cliente, puede proporcionar una imagen clara del alcance del proyecto y las responsabilidades de su lado. Además, puede dejar en claro lo que no deben esperar de usted. Siéntase libre de establecer límites en problemas como solicitudes de actualización demasiado frecuentes, revisiones de última hora u otras tareas que podrían bloquear su flujo de trabajo. Ya sea que hable con los clientes por teléfono o lo discuta en un documento, asegúrese de explicar estos problemas:

  1. El tipo de software de gestión de proyectos que utiliza y por qué

  2. Cómo se completan las tareas en el software,

  3. Cómo se envían los productos y cuándo, y

  4. Resolver cualquier duda que tengan sobre el proceso.

También envíe a sus clientes guías, esquemas y ejemplos que muestren cómo este software ha sido efectivo para proyectos anteriores. Estos pueden parecer capturas de pantalla de su software de gestión de proyectos y una explicación de cómo las tareas dentro de su proyecto podrían moverse a través de él. A menudo, los videos cortos pueden simplificar la incorporación y proporcionar una excelente herramienta de solución de problemas que no requiere un servicio de asistencia con personal. Deje en claro cómo cumplirá con los objetivos de su proyecto y cómo pueden esperar que su software se use para rastrear todos los puntos de referencia del proyecto. Esto refuerza la confianza en cada paso del camino.

2. Capacite a sus clientes en su software

Si desea apoyar a sus clientes, su equipo, sus objetivos y su fecha límite, ayude a sus clientes a sentirse cómodos con su software de gestión de proyectos de inmediato. Si simplemente lanza a los clientes directamente al software sin asegurarse de que estén seguros en las funciones básicas que necesitan, esos clientes confundidos crearán más trabajo para usted. Si los nuevos clientes encuentran intimidante el software, diseñarán sus propias vías fuera de su flujo de trabajo para obtener las respuestas que necesitan. Lo acosarán con correos electrónicos solicitando actualizaciones o llamadas telefónicas que hacen perder tiempo y no se pueden rastrear más tarde. Invierta en capacitación de inmediato, porque, si no confían en ella, no confiarán en usted. Para incorporar a sus clientes a su software de gestión de proyectos:

  • Configure su cuenta personal dentro del software.

  • Deja en claro en qué áreas deben estar activos: la sección de comentarios, dónde están etiquetados, etc.

  • Muéstreles cuál es el valor de cada acción dentro del software: mover una tarjeta muestra que la tarea está completa, los registros significan que estos miembros del equipo están trabajando en ella, etc.

  • Demuestre cómo trabaja el equipo para completar una tarea dentro del software.

  • Muéstreles dónde pueden obtener una descripción general del proyecto.

  • Presénteles el idioma interno que usa su equipo en el software.

Nota: Si tiene un cliente que es difícil de incorporar, use la Regla del 3. Muéstrele cómo hacer 3 tareas que necesitan saber, y una vez que las domine, muéstrele otras 3, y así sucesivamente. Dividir el proceso en pasos manejables elimina mucho miedo y abrumador. Así es, la formación es imprescindible. De acuerdo a una estudio de Survey Monkey, un tercio de los encuestados dijo que no tiene tiempo para aprender una nueva herramienta, por lo que debe superar esa barrera y hacer que la incorporación sea simple para ellos.

3. Incluya a sus clientes en su flujo de trabajo

Una vez finalizada la formación inicial, recuerde que es posible que sus clientes aún necesiten ayuda para integrar el software de gestión de proyectos en su rutina diaria. Puede pasar algún tiempo antes de que comprendan lo útiles que pueden ser sus herramientas para la comunicación diaria, la organización de documentos clave y el seguimiento del progreso. A continuación, le mostramos cómo mantener un flujo de trabajo perfecto para usted y su cliente que genere confianza y cumpla con los plazos:

  1. Realice controles breves y programados sobre el progreso. Esta reunión rápida y sencilla deja la puerta abierta para que las preguntas o los problemas incómodos puedan abordarse antes de que se conviertan en verdaderos problemas. Esto puede suceder a través del software de gestión de proyectos.

  2. Busque patrones. ¿Sus clientes parecen estar confundidos acerca de un determinado proceso o notificación en el software? ¿Está asumiendo que comprenden su flujo de trabajo? ¿Están ignorando sus solicitudes de información importante? Encuentre estos patrones y resuelva el problema subyacente: un malentendido, falta de capacitación, etc.

  3. Encuentre lugares dentro de su flujo de trabajo para adaptarse a su nivel de comodidad. Esto puede significar brindar más capacitación o usar Google Calendar en lugar de Microsoft Outlook temporalmente hasta que ganen más confianza con su plataforma.

Si bien esto puede parecer mucho trabajo, vigilar las preferencias y el estilo de trabajo de sus clientes es simplemente parte de una relación saludable de alto valor.

Para llevar

Brindar a sus clientes la incorporación necesaria para tener un comienzo sin fricciones con su software de gestión de proyectos le dará más tranquilidad, menos dolores de cabeza y más proyectos a tiempo.

Aún mejor, cuando su software se encarga de los detalles, sus clientes pensarán que es un genio.