Peter Coppinger, cofundador y CEO de Teamwork, habla de los días en que él y el cofundador Daniel Mackey construyeron un próspero negocio de diseño web, una vez que corrigieron sus 12 errores más grandes.


Puede que no lo sepas, pero antes de fundar Teamwork, mi cofundador Dan y yo dirigíamos una pequeña agencia de diseño web llamada Digital Crew.

Cuando uno de los miembros fundadores de nuestra agencia de diseño web tomó la decisión de dejar la empresa, Dan y yo nos encontramos en una posición en la que teníamos que echar una mirada brutalmente honesta al negocio.

Desafortunadamente, lo que encontramos nos dejó abatidos. Negándonos a tirar la toalla, decidimos darle un año más o conseguir trabajos “reales”. Afortunadamente, después de hacer algunos cambios, salimos de la tormenta y salimos mucho más sabios. Si bien tenemos algunas historias geniales sobre nuestras grandes victorias de ese momento, sinceramente, las lecciones más valiosas y duraderas provienen de reparar nuestros errores.

Con muchas agencias ahora usando Proyectos de trabajo en equipo hoy, quería compartir los errores más grandes que cometimos durante el proceso de hacer que nuestra agencia de diseño web pasara de la lucha al éxito, y las lecciones más valiosas que aprendimos de ellos.

Por cierto, si tiene una agencia de diseño web, debería consultar nuestra plantillas de proyectos de sitios web. Lo ayudarán a configurar nuevos proyectos de diseño web más rápido y a administrarlos de manera más eficiente.

Error n. ° 1: trabajar sin un contrato agencia-cliente

Lo crea o no, no pedimos contratos durante años, probablemente porque comenzamos Digital Crew nada más salir de la universidad sin ninguna experiencia en el mundo real. Confiamos en cada cliente en su palabra y un apretón de manos. Sin embargo, después de habernos quemado varias veces sin un contrato para salvarnos, sabíamos que teníamos que empezar a protegernos.

La solución: Haga que los contratos sean un requisito para cada proyecto y cada cliente, en todo momento. La redacción de contratos puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, por lo que debe crear una plantilla de contrato sólida que pueda reutilizar y personalizar. Asegúrese de incluir un cronograma de trabajo dentro del contrato para eliminar la confusión en torno a lo que está entregando por el precio acordado.

Error # 2: Facturación total al finalizar el proyecto

Durante muchos años no realizamos pagos por etapas. Solo cuando el trabajo estuvo terminado en un 120%, finalmente enviamos una factura. Esto destruyó nuestro flujo de caja y puso en riesgo nuestro negocio.

Un incidente particular que se destaca en mi mente fue la pérdida de un pago de 20.000 € después de meses de arduo trabajo. No habíamos pedido un pago inicial, por lo que cuando el gerente de TI que inició el proyecto fue despedido y su jefe dijo que no quería usar lo que producimos, nunca vimos un centavo. Ay.

La solución: Ponga a su agencia en una mejor posición para planificar el flujo de caja y los recursos mediante el uso de acuerdos de pago basados en fechas. Solicite a los clientes el 50% por adelantado para proyectos más pequeños. Para proyectos más grandes, solicite el 33% al principio, el 33% a la mitad y el 34% al final. Para proyectos masivos, divídalos en mini-proyectos. La división de proyectos grandes en pasos más pequeños también tendrá un impacto positivo en la productividad del equipo, ya que los plazos serán más frecuentes.

Error # 3: Permitir el deslizamiento del alcance

El problema con el deslizamiento del alcance es que no siempre es obvio. Puede suceder de manera muy inocente durante una conversación informal entre un cliente valioso y el propietario de una agencia que está dispuesto a hacer todo lo posible para mantenerlos felices.

Cliente: “¡Oye, Peter! ¿Puedes agregar este thingamajig a la página de inicio? Es urgente. Sé que podría hacerlo yo mismo con el CMS, pero estoy muy ocupado y esto es importante ".

Yo: “No hay problema. Dejaré todo y lo haré de inmediato. Te diré qué, mientras estoy en eso, también actualizaré el doohickey ".

Cliente: “Genial, ¿cuánto por este trabajo? "

Yo: “Ah, no tomará mucho tiempo, no hay ningún cargo ".

Cliente: “Eso es genial. ¡Eres la mejor!"

Este tipo de cosas sucedía en Digital Crew todo el tiempo y resultó en que nuestra agencia hiciera mucho trabajo adicional, incluido el trabajo urgente, de forma gratuita. Cuando estas características adicionales o solicitudes de funciones comienzan a surgir, su agencia necesita una estrategia para reducir el alcance y evitar que descarrile sus otros proyectos.

La solución: La clave para gestionar eficazmente la filtración del alcance es comunicación y transparencia. Introdujimos cargos por completar tareas que estaban fuera del alcance del proyecto original y nos aseguramos de que los clientes estuvieran al tanto de estos cargos desde el principio. Trajimos transparencia a nuestro proceso usando un versión inicial de Teamwork Projects para rastrear cada solicitud, registrar el tiempo necesario para hacer el trabajo y generar facturas regulares para todos los clientes.

Debido a que teníamos todos los esfuerzos documentados, los clientes no tenían problemas para pagar. También creamos una regla según la cual todo "trabajo urgente" se cobraba al doble de nuestra tarifa normal. Entonces, cuando un cliente dijo "¡Necesito esto hoy!" y la tarea interrumpió nuestro otro trabajo, fue muy rentable hacerlo, por lo que las horas extraordinarias valieron la pena el esfuerzo adicional.

Error n. ° 4: cobrar menos por nuestro trabajo

Teníamos más trabajo del que podíamos manejar y una gran reputación, pero nos llevó mucho tiempo darnos cuenta de que no estábamos cobrando lo suficiente. El centavo finalmente cayó cuando nos dimos cuenta de que estábamos proporcionando a los clientes una de las herramientas más poderosas para hacer crecer su negocio, y necesitábamos ajustar nuestros precios para que coincidieran con el valor que estábamos creando.

La solución: Sin nada que perder y reconociendo que teníamos mucho trabajo y una excelente reputación, enviamos un correo electrónico a nuestros clientes habituales y les explicamos que estábamos aumentando drásticamente nuestros precios. Recuerdo a un cliente que se reía por teléfono cuando lo llamaban para decir que estaba sorprendido de cuánto tiempo nos habíamos vendido cortos. Cambiar nuestros precios nos permitió rechazar proyectos que no coincidían con nosotros o que considerábamos demasiado arriesgados. Pronto descubrimos que trabajábamos menos horas pero atraíamos empleos más rentables. Trabajábamos menos, trabajábamos mejor y hacíamos más dinero: ganar, ganar, ganar.

Error # 5: Permitir "diseño por comité"

Cuando trabajamos en grandes proyectos con muchas partes interesadas, con frecuencia nos encontrábamos en una posición en la que estábamos tratando de satisfacerlos a todos. Recuerdo una reunión con una gran farmacéutica en la que escuché a 12 personas discutiendo sobre los colores de sus respectivas secciones del sitio durante 2 horas.

La solución: Comenzamos a decirles a los clientes que queríamos tratar exclusivamente con un delegado de su lado. Podrían hacer todas sus discusiones a puerta cerrada sin nosotros y simplemente presentar los resultados. Con una política similar, alentarás a tus clientes a autoorganizarse, lo que agiliza tu proceso.

Error n. ° 6: tratar los impuestos como una ocurrencia tardía

En los primeros días, cuando recibíamos un pago de un cliente, incluía el impuesto gubernamental (IVA) de aproximadamente el 20%. Debido a que administramos tan mal nuestro flujo de efectivo en ese momento, a menudo gastamos este 20% adicional y luego, cuando llegó el momento de presentar nuestros impuestos, nos quedamos cortos y en pánico, lo que creó una gran cantidad de estrés.

La solución: Abrimos una cuenta bancaria separada para este impuesto, y tan pronto como un cliente nos pagó, transferimos el monto del IVA directamente a esta cuenta. Nunca tuvimos la tentación de echar mano de esta cuenta porque tan pronto como se transfirió el dinero, lo tratamos como si simplemente no existiera. Esto condujo a una mejor gestión del flujo de caja y puso fin a esas situaciones estresantes.

Error # 7: mala gestión de facturas

Solíamos alojar muchos sitios web de clientes y teníamos cientos de facturas vencidas en varios meses diferentes a lo largo de un año determinado. Nuestro proceso de facturación fue desordenado, por decir lo mínimo, y nuestro seguimiento de las facturas impagas fue aún peor. Nunca consideraríamos siquiera sacar la alfombra de las cuentas morosas, y esta falta de disciplina en torno a la facturación realmente perjudicó nuestro flujo de caja.

La solución: Contratamos a alguien cuyo único trabajo era administrar nuestra facturación y cuentas por cobrar (a tiempo parcial inicialmente y luego a tiempo completo). Era un as en su trabajo: enviaba las facturas inmediatamente a su vencimiento, seguía con fervor cuando las facturas estaban vencidas y también tenía la autoridad para desconectar los sitios web por falta de pago si era necesario (lo que rara vez sucedía). El resultado fue que nuestro flujo de caja fue excelente y pudimos concentrarnos en nuestro trabajo.

Error n. ° 8: priorizar proyectos en función de quién "gritaba más fuerte"

Cuando nuestra agencia de diseño web estaba en sus primeros años, solíamos tener una pizarra en la oficina con todos nuestros proyectos activos garabateados. Establecimos las prioridades del proyecto en función de qué clientes nos estaban presionando más. Lo llamamos el enfoque de "Quién grita más fuerte". Fue caótico e insostenible.

La solución: Después de probar el sistema líder de gestión de proyectos basado en la web y encontrarlo mal, creamos una versión inicial de Proyectos de trabajo en equipo para ayudarnos a mantenernos organizados (y cuerdos) mientras hacemos malabares con varios proyectos de clientes. Ingresamos en los hitos de nuestros diversos proyectos y pudimos programar nuestros proyectos en el calendario. Esto nos dio una representación visual de cuánto trabajo anticipamos, qué recursos teníamos y cuándo necesitábamos contratar. Robusto software de gestión de proyectos es esencial para estar al tanto de los proyectos de sus clientes, así que asegúrese de que la herramienta elegida ayuda a su equipo a sobresalir.

Error # 9: Descuidar nuestro propio sitio web

Estábamos tan ocupados con el trabajo del cliente que nuestro propio sitio web no se había actualizado ni rediseñado en años. A pesar de lanzar cientos de hermosos sitios web para nuestros clientes, el nuestro parecía anticuado y estático. Probablemente perdimos varios contratos importantes porque no estábamos dando lo mejor de nosotros.

La solución: Cada enero, presupuestamos algo de tiempo para rediseñar nuestro sitio web. Le dimos un aspecto nuevo y fresco que mostraba todo nuestro trabajo más actual. También establecimos la regla de que un proyecto no se terminaba hasta que el estudio de caso estaba en nuestro sitio; esto mantuvo el sitio actualizado y presentó nuestro mejor trabajo, lo que nos llevó a ganar más y mayores contratos.

Error # 10: No medir la rentabilidad

La creación de sitios web fue un proceso largo y lento. Después de analizar cada aspecto de cómo construimos los sitios, nos dimos cuenta de que estábamos reconstruyendo el mismo tipo de código una y otra vez en diferentes proyectos, y no teníamos idea de cuán rentables eran nuestros proyectos.

La solución: Revisamos constantemente nuestro proceso de creación de sitios web para ver dónde estábamos perdiendo tiempo y cómo podríamos recuperarlo. Por ejemplo, cuando comenzamos un nuevo proyecto, le pedimos al cliente que encontrara 5 sitios web que le encantaran para que pudiéramos comprender rápidamente su estilo y preferencias de diseño para ahorrar tiempo en la etapa de diseño.

Descubrimos que la creación de formularios web para proyectos era una pérdida de tiempo dolorosa, por lo que comenzamos a buscar formas de copiar bloques de código útil. Nuestro equipo de desarrollo comenzó a construir componentes y "motores" reutilizables que pudimos seguir mejorando y conectarlos a la mayoría de nuestros sitios web, lo que nos ahorró mucho tiempo.

También descubrimos que los diseñadores invirtieron la misma cantidad de tiempo en cada sitio web, independientemente de su presupuesto. Para superar este problema, trabajamos más duro para ayudarlos a ser más conscientes de las expectativas financieras y discutimos la asignación estratégica de su tiempo al comienzo de cada proyecto.

Cuando finalmente tuvimos un proceso ajustado y optimizado para la creación de sitios web, comenzamos a medir nuestra relación esfuerzo vs recompensa. Nuestro análisis nos llevó a identificar áreas problemáticas adicionales, refinar nuestro proceso, seleccionar mejores proyectos y mejorar la rentabilidad.

Error # 11: tomar cualquier trabajo que se nos presente

Durante años hicimos cualquier tipo de trabajo de programación y diseño basado en web, independientemente del tamaño del cliente. Luego nos topamos con algunos proyectos de aplicaciones web para clientes más grandes y rápidamente descubrimos que no solo preferíamos hacer el trabajo de desarrollo de aplicaciones, sino que también era muy rentable. Nos tomó mucho tiempo darnos cuenta de que puede cobrar más cuando su agencia se especializa en un área de trabajo en la que sobresale.

La solución: Cuando hicimos oficialmente el cambio del diseño web, cambiamos nuestro sitio web y nos posicionamos como “Desarrolladores de aplicaciones web”, destacando nuestro mejor trabajo de desarrollo de aplicaciones, y comenzamos a rechazar contratos de diseño web más pequeños. La especialidad de su agencia puede ser sitios B2C o B2B o incluso puede especializarse verticalmente. En cualquier caso, una vez que su agencia se ponga de pie, busque la especialización para maximizar sus ganancias.

Error # 12: no ofrecer extras

Después de corregir los errores que llevaron a nuestro negocio a números rojos (del 1 al 11), nuestros márgenes comenzaron a verse mucho más saludables. Nos dimos cuenta de que necesitábamos empezar a pensar en maximizar nuestra rotación financiera sin aumentar significativamente nuestra carga de trabajo.

La solución: Nos dimos cuenta de que algunos servicios pequeños y fáciles de agregar estaban creando un gran valor para nuestros clientes, por lo que comenzamos a agregar un menú de estos elementos a cada propuesta. Los clientes pueden elegir funciones como foros, fuentes de noticias, galerías de imágenes y más en sus sitios con solo marcar una casilla. Más tarde, agregamos servicios más sustanciales al menú, como una auditoría anual de SEO y administración de correo electrónico. El descubrimiento de este trabajo de bajo esfuerzo y alto rendimiento mejoró nuestro resultado final, y los clientes estaban encantados de recibir extras que no habían considerado.

Los errores nos hicieron quienes somos hoy

La construcción y ampliación de nuestra agencia web nos enseñó muchas lecciones valiosas y también nos llevó a Dan y a mí a construir la primera versión de Teamwork Projects, que se convirtió en la base de la suite Teamwork.

Si bien los 12 errores más grandes que cometimos no siempre fueron obvios al principio, fueron todas las cosas que nos impidieron crecer como queríamos, hasta que los abordamos. Mi esperanza es que discutir cómo cambiamos las cosas pueda ayudarlo a evitar las mismas luchas y acelerar su camino hacia la construcción de una agencia de diseño web sostenible y altamente rentable.

¿Te han resultado útiles estos consejos? Obtenga más información sobre nuestra transición de agencia a empresa SaaS y 11 desafíos que enfrentamos como una empresa emergente. Esta publicación se publicó originalmente el 25 de mayo de 2017 y se actualizó el 7 de febrero de 2019.