Was macht ein Projektmanager?

Wie sieht es im Alltag aus, Projektmanager zu sein? Erfahren Sie mehr über die Rolle eines PM und werfen Sie einen Blick auf einige seiner täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Wenn projektmanagement ist so wichtig (und Spoiler-Alarm: es ist), es liegt auf der Hand, dass es auch Projektmanager sind.

Wir glauben fest an die Kraft eines großartigen Projektmanagers. Wir wissen aber auch, dass Projektmanager in vielerlei Hinsicht auftreten.

Sie können traditionelle Projektmanager sein: Personen, die PMP-geschult und PRINCE2-qualifiziert sind und deren offizieller Titel „Projektmanager“ enthält.

Oder sie können von der “nicht-Projektmanager” vielfalt: Die Personen, die im Laufe der Zeit die üblichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers als Teil ihrer Rolle übernommen haben und für die Überwachung und Durchführung von Projekten im Laufe ihrer Arbeit verantwortlich sind.

Unabhängig davon, auf welche Art von Projektmanager sich Ihr Unternehmen verlässt, sind sie für die Erledigung sinnvoller Aufgaben von entscheidender Bedeutung. Dies liegt daran, dass Projektmanager traditionell oder nicht traditionell dafür sorgen, dass Ihre Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und innerhalb des Umfangs abgeschlossen werden.

Wie machen sie das möglich? Und was macht ein Projektmanager eigentlich?

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Was ist ein Projektmanager und was machen sie?

Webster's Dictionary definiert "Projektmanager" als ... (nur ein Scherz).

Es mag wie eine grundlegende Frage klingen, aber in Wahrheit kann es schwierig sein, die Rolle eines Projektmanagers zu definieren. Manchmal kann es sich so anfühlen, als ob die eigentliche Frage nicht "Was macht ein Projektmanager?" Ist. - Es ist eher wie "Was macht ein PM nicht?"

Das liegt daran, dass sie von Anfang bis Ende an so vielen Teilen des Projekts beteiligt sind. Zu ihren Aufgaben gehören konkrete, greifbare Dinge wie Planung und Budgetierung sowie weniger quantifizierbare (aber nicht weniger wichtige) Dinge wie Führung und moralische Unterstützung.

Da Erfahrung und Fähigkeiten für ein erfolgreiches Projektmanagement ebenso wichtig sind wie Qualifikationen, kann es schwierig sein zu definieren, wer ein Projektmanager ist und wer nicht.

Haben Sie eine Projektmanagement-Qualifikation und einige Visitenkarten mit der Aufschrift „Projektmanager“? Sie sind wahrscheinlich ein Projektmanager.

Verwalten Sie regelmäßig viele Projekte und wissen Sie, wie Sie Ressourcen geschickt unter einen Hut bringen, um sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich abgeschlossen werden. Sie sind wahrscheinlich auch ein Projektmanager.

Was genau ist ein Projektmanager? Für uns ist es einfach:

Ein Projektmanager ist jemand, der für die Verwaltung einer Arbeit vom Konzept bis zur Lieferung verantwortlich ist.

Wenn wir also "Projektmanager" sagen, meinen wir das: Es beschränkt sich nicht nur auf Qualifikationen oder Hintergründe, sondern gilt für jeden und jeden, der regelmäßig Projekte verwaltet. Kurz gesagt: Wenn Sie alle Aufgaben eines Projektmanagers ausführen, sind Sie ein Projektmanager. Macht Sinn, oder?

Das mag weit gefasst erscheinen, aber wie bereits erwähnt, umfasst die Stellenbeschreibung des Projektmanagers eine breite Palette von Verantwortlichkeiten und Aufgaben. (Mehr dazu in Kürze.)

Darüber hinaus glauben wir, dass je mehr Menschen erkennen, dass sie tatsächlich im Bereich der Projektverwaltung tätig sind (auch wenn dies nicht „vorgesehen“ ist), desto mehr können sie Projektmanagement-Taktiken, -Techniken und -Tools anwenden können beginnen, ihre Projekte besser zu verwalten.

(Möchten Sie erfahren, wie Sie das Projektmanagement für Ihr nächstes Projekt unabhängig von Ihrer Berufsbezeichnung oder Teamgröße in die Praxis umsetzen können? Schauen Sie sich unsere Arbeitsmappe an.)

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Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers

Das Projektmanagement spielt in vielen verschiedenen Branchen eine zentrale Rolle. Obwohl die Methoden und Ergebnisse variieren können, bleibt die Rolle des Projektmanagers selbst ziemlich konsistent.

Dies liegt daran, dass Sie als Bauprojektmanager oder Projektmanager in der Softwareentwicklung letztendlich die gleichen Aufgaben haben: ein Projekt zu planen, zu überwachen und durchzuführen.

Unabhängig von der Leistung dieses Projekts - ob es sich um ein neues Gebäude oder eine neue Feature-Version handelt - möchten Sie, dass das Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich und auf die effizienteste Weise abgeschlossen wird.

Wir haben diese Verantwortlichkeiten der Projektmanager in jeder Phase des Projektmanagementprozesses aufgeschlüsselt, um ein umfassenderes Verständnis dafür zu erhalten, was Projektmanager tun - und warum dies wichtig ist.

Projektplanung (in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen)

Der Projektmanager ist von Anfang an dafür verantwortlich, den Umfang des Projekts zu definieren und sich mit den Stakeholdern abzustimmen, um die Erwartungen festzulegen.

Dies ist der Teil, in dem der Projektmanager stellt sicher, dass das Projekt mit einem größeren strategischen Ziel verbunden ist, definiert, wie „Erfolg“ aussehen wird, und wird von allen Stakeholdern unterstützt.

Neben all diesen strategischen Elementen kommt hier auch die Planung von „Muttern und Bolzen“ ins Spiel. Der Projektmanager skizziert den Plan für das Projekt auf der Grundlage des vereinbarten Umfangs und der zu erbringenden Leistungen, einschließlich des Projektbudgets, des Ressourcenbedarfs und des Zeitplans.

All diese Planungen zu Beginn des Projekts sind entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten - und damit jeder im Projekt weiß, wie ein „reibungsloser Ablauf“ aussehen soll.

Bereitstellung von Ressourcen für das Projekt (und effektive Budgetierung dieser Ressourcen)

Sobald der Projektmanager den Plan erstellt hat, muss er Vorkehrungen treffen, um ihn umzusetzen. Dafür braucht man Zeit, Geld und Menschenkraft. Auch bekannt als: Ressourcen.

Gemäß PMIs Pulse of the Profession-Bericht (2018), “ressourcenabhängigkeit “wurde in 26% der fehlgeschlagenen Projekte als Hauptursache für Projektversagen aufgeführt, dicht gefolgt von„ begrenzten oder besteuerten Ressourcen “(21%) und„ unzureichender Ressourcenprognose “(18%).

Es wird also viel Wert auf Ressourcenmanagement gelegt. Und es ist besonders schwierig, weil die Ressourcen immer begrenzt sein werden - als PM werden Sie nie so viel zur Verfügung haben, wie Sie möchten.

Vor diesem Hintergrund ist der Projektmanager dafür verantwortlich, die begrenzten Ressourcen auf die klügste und effizienteste Art und Weise zuzuweisen.

Verwendung einer projektmanagement-Tool dies ist besonders nützlich, da Projektmanager so die vollständige Übersicht über die Arbeitslast aller Benutzer erhalten. verfolgen Sie alle verfügbaren Ressourcen (und sehen Sie, was noch verfügbar ist) und identifizieren Sie schnell, wo das Risiko besteht, dass die Kapazität überschritten wird, um Burnout zu verhindern, bevor dies geschieht.

Projekt verwalten (auch wenn etwas schief geht)

Egal wie fachmännisch geplant und schön Ihr Projekt verwaltet wird, das Leben findet einen Weg.

Das heißt: Die Dinge werden wahrscheinlich irgendwann von Ihrem schönen Projektplan abweichen.

Aber große Projektmanager erwarten das Unerwartete. Sie haben ihre Due Diligence in Form einer Risikobewertung durchgeführt, damit sie wissen, worauf sie achten müssen. Sie verfolgen ihre Zeitpläne und Ressourcen, um potenzielle Engpässe zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. und sie sind besonnen genug, um flexibel auf Änderungen zu reagieren, sobald und wie sie es brauchen.

Sie sind es, die das Schiff in die richtige Richtung segeln lassen, auch wenn Sie eine alternative Route wählen oder ein Segel flicken müssen, um dorthin zu gelangen.

Das Projektteam motivieren (und das Beste aus jeder Person herausholen)

Wenn Sie an die Verantwortlichkeiten des Projektmanagers denken, denken Sie wahrscheinlich an die klassischen drei. Diejenigen, auf die wir immer wieder zurückkommen: Zeitpläne, Budgets und Ressourcen.

Das ist natürlich super wichtig. Aber a ein großartiger Projektmanager ist nicht nur organisiert und anpassungsfähig, er ist auch emotional intelligent.

Emotionale Intelligenz ermöglicht es den besten PMs zu verstehen, was jedes Teammitglied motiviert, ermöglicht es ihnen, Konflikte zu steuern, und hilft ihnen, dass sich alle Mitglieder des Projektteams glücklich und geschätzt fühlen.

Und seit glücklichere Mitarbeiter sind 13% produktiver, dies ist einer der wichtigsten Aspekte der Projektbeschreibung.

Lieferung des Projekts (pünktlich und im Rahmen des Budgets)

Eine der offensichtlichsten Verantwortlichkeiten des Projektmanagers? Das Projekt tatsächlich liefern.

Es klingt einfach, aber wie wir oben gesehen haben, hängt die erfolgreiche Umsetzung des Projekts von vielen anderen beweglichen Teilen ab wunderschön zusammenarbeiten.

Es liegt also in der Verantwortung des Projektmanagers, sicherzustellen, dass alle oben genannten Punkte - Planung, Beschaffung, Verwaltung, Motivation - tatsächlich zum erwarteten Ergebnis, zur richtigen Zeit und innerhalb des richtigen Budgets führen.

Berichterstattung über das Projekt (und Analyse, wie man sich für das nächste Mal verbessern kann)

Gute Projektmanager wissen, dass das Projekt nicht zu Ende ist, nur weil Sie das getan haben.

Um Ihre Erfolgschancen zu maximieren, müssen Sie die Zeit für a berücksichtigen richtiges Projekt post mortem treffen.

Indem Sie dem Team eine bestimmte Zeit einräumen, um das Projekt zu überprüfen und darüber Bericht zu erstatten, solange es noch in aller Munde ist, können Sie sicherstellen, dass alle Erkenntnisse möglich sind dokumentiert und verwendet, um Ihre Prozesse für das nächste Mal zu optimieren, damit Sie Ihre Best Practices für das Projektmanagement kontinuierlich verbessern und skalieren können.

Und wie jeder Projektmanager weiß, ist das richtige Projektmanagement-Tool für diese Post-Mortem-Meetings von unschätzbarem Wert. Da Ihre Projektmanagementsoftware während des gesamten Projektlebenszyklus der zentrale Ort für alle projektbezogenen Informationen war, kann der Projektmanager schnell über die vorhandenen Daten berichten, um die erforderlichen Erkenntnisse zu erhalten.

Mit diesem Wissen kann der PM sehen, wie sich das Projekt im Vergleich zu anderen früheren Projekten gemessen hat, erkennen, wo sich das Team hervorgetan hat, und feststellen, wo in Zukunft noch Verbesserungspotenzial besteht. All dies hilft ihm, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die den Antrieb unterstützen das Geschäft vorwärts.

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Was macht ein Projektmanager täglich?

Daher kennen wir die grundlegende Stellenbeschreibung des Projektmanagers („sie verwalten Projekte“) und einige der Verantwortlichkeiten des Projektmanagers. Aber wie sieht das eigentlich aus?

Es ist ein rasanter Job, und keine zwei Tage sind gleich. Je nachdem, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet, können die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers Folgendes umfassen:

  • Treffen Sie sich mit der Führung, um den Umfang eines bevorstehenden Projekts zu bestimmen

  • Pitch an das Finanzteam, um das Budget zu erhöhen

  • Skizzieren Sie eine Projektcharta

  • Erstellen Sie einen Risikobewertungsbericht

  • Wenden Sie sich an das Projektteam, um einen täglichen Standup- und Fortschrittsbericht zu erhalten

  • Aktualisieren Sie den Kalender, um Zeitleistenverschiebungen widerzuspiegeln

  • Aufgaben neu zuordnen im gesamten Team, um sicherzustellen, dass niemand überlastet ist

  • Wenden Sie sich an ein Teammitglied, das mit seiner Arbeitsbelastung zu kämpfen hat

  • Moderieren Sie ein Post-Mortem-Projekttreffen und sammeln Sie Feedback

Jetzt, da Sie sich nicht mehr fragen: "Was macht ein Projektmanager?" und Sie haben ein klareres Gefühl dafür, was ein PM täglich tut. Vielleicht denken Sie: "Hey, das ist etwas, worauf ich mich einlassen würde!" Wenn Sie also das tun möchten, was ein PM tut, hier ist, was Sie wissen müssen.

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