Was ist ein Projektbeteiligter?

Wer sind die Stakeholder Ihres Projekts und wie können Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um bessere Ergebnisse für Ihr Projekt zu erzielen? Deshalb sind Projektbeteiligte so wichtig.

Kein Projektmanager ist eine Insel.

Ein Projekt ist ein gemeinschaftsarbeit. Auch wenn Sie für die Verwaltung verantwortlich sind, müssen Sie sich auf andere Personen verlassen, mit ihnen arbeiten und ihnen Bericht erstatten, damit das Projekt erfolgreich ist.

In diesem Handbuch haben wir viel über die verschiedenen Personen gesprochen, die an der Umsetzung eines Projekts von der Idee bis zur Ausführung beteiligt sind: Ihr Team, andere Abteilungen innerhalb der Organisation, Führung, Kunden und mehr.

Diese Leute sind deine stakeholder des Projekts. Aber was bedeutet das genau? Wie wirken sich Ihre Stakeholder auf Ihr Projekt aus? Und was können Sie tun, um sie glücklich zu machen?

Was ist die Definition eines Projektbeteiligten?

Laut dem Projektmanagement-Institut, projektbeteiligte sind definiert als:

“Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv an dem Projekt beteiligt sind oder deren Interessen durch Projektdurchführung oder erfolgreichen Projektabschluss positiv oder negativ beeinflusst werden können. “

Mit anderen Worten, die Stakeholder Ihres Projekts sind die Personen oder Gruppen, die etwas vom Ergebnis Ihres Projekts profitieren (oder verlieren) können.

undefined

Okay, aber wirklich: Was ist ein Stakeholder im Projektmanagement?

Gemäß der obigen Definition der Projekt-Stakeholder ist ein Stakeholder jeder, der ein Interesse oder eine Investition in Ihr Projekt hat. Aber wie sieht das in der Praxis eigentlich aus?

Ihre Stakeholder sind eine vielfältige Gruppe mit unterschiedlichen Interessen. (Wenn Sie im Hard-Modus spielen, haben sie möglicherweise sogar völlig widersprüchliche Interessen, die Sie ausgleichen müssen - Spaß!)

Darüber hinaus kann sich die Liste der Stakeholder während der gesamten Projektreise ändern: Der Einfluss eines bestimmten Stakeholder kann beispielsweise je nach Projektphase mehr oder weniger wichtig werden.

Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, alle Stakeholder während des gesamten Projektfortschritts auf dem Laufenden zu halten, einzubeziehen und an Bord zu halten. Das Glück der Stakeholder ist eines der schlüsselkennzahlen eines erfolgreichen Projekts, daher ist es entscheidend, dass Sie das richtige Buy-In erhalten und die richtigen Kästchen - zur richtigen Zeit - ankreuzen.

Letztendlich ist die Verwaltung dieser komplexen Stakeholder-Beziehungen eine der Aufgaben schlüsselkompetenzen eines Projektmanagers. Bei so vielen unterschiedlichen Interessen, Perspektiven und Persönlichkeiten ist es jedoch keine leichte Aufgabe.

Folgendes müssen Sie über Ihre Stakeholder wissen: Wer sie sind, was sie tun, warum sie wichtig sind und wie Sie mit ihnen arbeiten.

Wer sind die Stakeholder in einem Projekt?

Nachdem Sie die Antwort auf die Frage „Was sind Projektbeteiligte?“ Kennen, lautet die nächste natürliche Frage „Wer sind die Beteiligten an einem Projekt?“.

Wie wir bereits in der obigen Definition der Projekt-Stakeholder gesehen haben, ist ein Stakeholder jeder, der ein Interesse oder eine Investition in Ihr Projekt hat. Aber wenn Sie tatsächlich damit beginnen, das abzubilden, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie lang die Liste sein kann.

Dies liegt daran, dass Investitionen in Ihr Projekt verschiedene Formen annehmen können. Dies kann das Geld des Unternehmens, das Sponsoring einer Führungskraft oder die Ressourcen eines Managers sein. Dies kann auch für den Endbenutzer oder Kunden gelten, da deren Bedürfnisse bei der Steuerung Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung sind.

Schauen wir uns einige der verschiedenen Arten von Stakeholdern in einem Projekt genauer an.

Arten von Stakeholdern im Projektmanagement

Es gibt zwei Haupttypen von Stakeholdern im Projektmanagement: interne und externe.

Interne Stakeholder

Diese Stakeholder kommen aus dem Haus !!! Interne Stakeholder sind Personen oder Gruppen innerhalb das Unternehmen, wie z. B. Teammitglieder, Manager, Führungskräfte usw.

Externe Stakeholder

Externe Stakeholder sind - wie Sie wahrscheinlich erraten können - Personen oder Gruppen draußen das Geschäft. Dies schließt Kunden, Benutzer, Lieferanten und Investoren ein.

Wie Sie sehen, arbeiten Stakeholder nicht immer für den Projektmanager. Dies kann natürlich zu einer zusätzlichen Komplexität führen, da Sie in der Lage sein müssen, mit Menschen auf allen Ebenen des Unternehmens und mit unterschiedlichem Engagement, Einfluss und Interesse zu kommunizieren.

Beispiele für Stakeholder in einem Projekt

Die Stakeholder in den einzelnen Projekten variieren je nach Projekttyp und Branche. Hier einige Beispiele für die Arten von Stakeholdern im Projektmanagement, die Sie möglicherweise berücksichtigen müssen:

  • Projektmanager

  • Teammitglieder

  • Manager

  • Ressourcenmanager

  • Führungskräfte

  • Geschäftsleitung

  • Firmeninhaber

  • Investoren

  • Sponsoren

  • Finanziers (die Leute, nicht die kuchen)

  • Lieferanten

  • Anbieter

  • Berater

  • Kunden

  • Endverbraucher

Woher wissen Sie also, auf welche Stakeholder Sie sich für Ihr spezielles Projekt konzentrieren müssen? Dazu müssen Sie eine Stakeholder-Analyse durchführen.

undefined

So führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch

Sobald Ihre Projektcharta abgeschlossen ist und die der Umfang Ihres Projekts ist definiert, sie können damit Ihre Stakeholder zuordnen. Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem grundlegenden Stakeholder-Analyseprozess den Ball ins Rollen bringen.

1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Im ersten Schritt müssen Sie herausfinden, wer Ihre Stakeholder tatsächlich sind. Zeichnen Sie dazu auf Ihre Projektcharta und andere projektpläne und Dokumentation um eine vollständige Liste Ihrer internen und externen Projektbeteiligten zu erstellen.

Denken Sie daran, dass einige Stakeholder erst später im Projektlebenszyklus ins Spiel kommen. Wenn Sie jedoch vorhersehen können, wer sie sein werden, können Sie von Anfang an mit dem Buy-In beginnen, die Beziehung aufbauen und helfen Sie ihnen, sich von Anfang an involviert zu fühlen.

2. Priorisieren Sie Ihre Stakeholder

Sobald Sie alle Ihre Stakeholder identifiziert haben, können Sie sie priorisieren.

Die Priorisierung Ihrer Stakeholder ist wichtig, da Sie besser verstehen, wo Sie Ihre Ressourcen investieren müssen. Mit anderen Worten, es hilft Ihnen als Projektmanager zu erkennen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt die wichtigsten Entscheidungsträger sind, sodass Sie sicherstellen können, dass Sie zur richtigen Zeit mit den richtigen Personen sprechen.

Es gibt einige Methoden, um diese Stakeholder-Priorisierung durchzuführen. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, sie mithilfe eines Netzes aus Macht / Interesse (oder Macht / Einfluss oder Auswirkung / Einfluss) darzustellen.

Das Strom- / Zinsnetz hilft Ihnen bei der Identifizierung Ihrer wichtigsten Stakeholder, indem es zwei wichtige Fragen beantwortet, mit denen Sie sie in eine von vier Kategorien einteilen können:

  • Welche Macht haben sie?: Wie wichtig ist es, dass sie mit dem Fortschritt und den Ergebnissen des Projekts zufrieden sind? Wie wichtig sind sie für den Erfolg des Projekts? Wie einflussreich sind sie für das Projekt, für andere Stakeholder, für das Team und so weiter? (Denken Sie daran: Der Einfluss eines Stakeholders kann positiv oder negativ sein!)

  • Welches Interesse haben sie?: Ist ihnen dieses Projekt sehr wichtig oder sind sie nur tangential damit verbunden? Ist es etwas, für das sie direkt verantwortlich sind? Sind sie für andere Arbeiten oder Ergebnisse darauf angewiesen? Sind sie gegen das Projekt oder in irgendeiner Weise besorgt darüber?

    undefined

Wie wir aus der obigen (hochtechnologisch fortgeschrittenen) Matrix sehen können, sollten Sie Stakeholdern, die in den oberen rechten Quadranten fallen (mächtig + interessiert), besondere Aufmerksamkeit schenken, da sie diejenigen sind, die das haben können die meisten Auswirkungen auf Ihr Projekt - zum Guten oder zum Schlechten.

3. Verstehen Sie Ihre Stakeholder

Nachdem Sie nun wissen, wer die Hauptakteure sind und welche Sie priorisieren müssen, müssen Sie ihre Erwartungen an das Projekt vollständig erfassen.

Für wichtige Stakeholder kann dies ein Treffen zu einem kurzen persönlichen Interview oder Gespräch beinhalten, in dem Sie Dinge besprechen wie:

  • Wie ihre Definition des Projekterfolgs aussieht

  • Alle Bedenken oder Vorbehalte, die sie bezüglich des Projekts oder seiner Ergebnisse haben

  • Was sind ihre Erwartungen an das Projekt?

  • Welche Auswirkungen hätte ein positives oder negatives Projektergebnis auf sie?

  • Ob es erwartete Interessenkonflikte mit anderen Stakeholdern gibt, die Sie beachten müssen

Diese Gespräche helfen Ihnen nicht nur, die Beteiligung und den Ausblick der einzelnen Stakeholder an dem Projekt zu verstehen, sondern auch, ein umfassenderes Bild Ihres Stakeholder-Netzwerks und der Wechselbeziehungen der einzelnen Stakeholder zu erstellen.

Auf persönlicher Ebene hilft Ihnen das Treffen mit den wichtigsten Stakeholdern zu Beginn des Projekts dabei, einige grundlegende zwischenmenschliche Vorlieben (wie den Kommunikationsstil) herauszufinden und Ihre Beziehungen zu jedem Stakeholder aufzubauen.

Wenn Sie dies tun, ist es auch hilfreich, die Augen nach politischen, kulturellen oder ökologischen Hinweisen offen zu halten, wenn Sie können. Das Aufgreifen von Dingen wie dem politischen Klima der Organisation, der Interaktion Ihrer wichtigsten Stakeholder untereinander und potenziellen Interessenkonflikten kann Ihnen dabei helfen, einen wesentlichen Kontext für die Durchführung Ihres Projekts oder die Vorbeugung bestimmter Entscheidungen zu schaffen - und Es ist eine Supermacht des Projektmanagers, die Sie so schnell wie möglich kultivieren sollten.

So verwalten Sie Ihre Projektbeteiligten

Die Identifizierung Ihrer Stakeholder und ihrer Bedürfnisse ist nur ein Teil des Stakeholder-Management-Puzzles. Aber es endet nicht dort. Für ein erfolgreiches Projekt sollten die Anforderungen, Ziele und das Glück Ihrer wichtigsten Stakeholder während Ihres gesamten Projekts ein ständiges Anliegen sein.

Das bedeutet nicht, dass der Stakeholder immer Recht hat - und Ihre Aufgabe als Projektmanager besteht manchmal darin, Ihre Stakeholder zurückzudrängen und ihre Erwartungen mit der Projektcharta und dem Projektplan in Einklang zu bringen, auf die Sie sich zu Beginn alle geeinigt haben.

Der schwierige Teil besteht darin, die Bedürfnisse, Anforderungen und Ziele aller in Einklang zu bringen, damit Sie Ihre Stakeholder bei Laune halten und gleichzeitig das von Ihnen geplante Projekt umsetzen können.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie einige Best Practices für das Stakeholder-Management festlegen und in jeder Phase Ihres Projekts bessere Stakeholder-Beziehungen entwickeln können.

Dokumentieren Sie die Rollen und Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder

All diese Arbeit, die Sie geleistet haben, um Ihre Stakeholder und ihre individuellen Bedürfnisse in Bezug auf Ihr Projekt zu identifizieren? Nutzen Sie es, indem Sie es in einem freigegebenen, zugänglichen Dokument zusammenstellen, um sicherzustellen, dass Sie alle Rollen und Verantwortlichkeiten aufzeichnen und Sie alle auf derselben Seite halten.

Durch das Erstellen eines Stakeholder-Registers für Ihr Projekt können Sie eine lange Liste von Personen und Prioritäten verfolgen. Mit einer endgültiges Dokument sie können im Verlauf Ihres Projekts aktualisieren, bearbeiten und konsultieren. Sie können sicherstellen, dass Sie das Projekt immer in die richtige Richtung lenken und die richtigen Personen zur richtigen Zeit auf dem Laufenden halten.

Apropos ...

Kommunizieren Sie mit Ihren Stakeholdern

Als Projektmanager ist es eine Ihrer wichtigsten Aufgaben, Ihre Stakeholder während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts auf dem Laufenden zu halten, einzubeziehen und zu inspirieren.

Wie oben erwähnt, werden sich Ihre "vorrangigen" Stakeholder wahrscheinlich ändern, je nachdem, in welcher Phase Ihres Projekts Sie sich befinden. Das ist eine gute Sache, damit Sie Ihre Energie dorthin lenken können, wo sie benötigt wird, und vermeiden, dass Menschen mit irrelevanten Informationen überlastet werden.

Dies ist wichtig, denn während Sie Ihren Stakeholdern Sichtbarkeit verleihen möchten, kann Überkommunikation genauso frustrierend sein wie Unterkommunikation.

Verwenden eines Projektmanagement-Tools mit viele verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten bedeutet, dass Sie Ihre Benachrichtigungen an die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder anpassen können, während Sie a vollständige Prüfungshistorie von jeder Aktion und Entscheidung (was besonders praktisch ist, wenn es um die Berichterstattung geht).

Geben Sie den Projektbeteiligten Einblick in das, was ihnen wichtig ist

Helfen Sie jedem Stakeholder, das Rauschen zu vermeiden und erhalten Sie durch das Erstellen sofortige Einblicke in die für ihn wichtigsten Metriken benutzerdefinierte Dashboards. Erstellen Sie personalisierte Dashboards mit Bedienfeldern behalten Sie Dinge wie Aufgaben im Auge, projektstatus, Teamaktivität, Meilensteine, Risiken und mehr, sodass Ihre Stakeholder schnell sehen können, wie bestimmte Teile des Projekts voranschreiten, und auf einen Blick einen sofortigen Überblick über die Informationen erhalten, die ihnen wichtig sind.

Stakeholder sollten kein nachträglicher Gedanke sein. Bauen Sie sie stattdessen von Anfang an in Ihr Projekt ein, indem Sie regelmäßig kommunizieren, sie auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass sie sich geschätzt und angehört fühlen.

Halten Sie Ihre Projekte mit Teamwork.com auf dem Laufenden

Rationalisieren. Verbinden. Zusammenarbeiten.

Ein Konto funktioniert für alle Teamwork.com-Apps. Möchten Sie ein Konto anlegen? Hier anmelden.

Beginnen Sie mit Teamwork

Fangen Sie an, wunderbar zusammenzuarbeiten. Erfahren Sie, wie Teamwork Ihrem Team mit unserer 30-tägigen kostenlosen Testversion helfen kann.