Die 6 Projektmanagementfähigkeiten, die Sie benötigen

Ein wirklich großartiger Projektmanager zu sein, bedeutet mehr als nur Ausbildung und Qualifikation. Dies sind die 6 Fähigkeiten, die Sie benötigen, um Ihre Projekte über die Linie zu bringen - und was Sie tun können, um sie zu entwickeln.

Was bedeutet es, ein zu sein? toller Projektmanager?

Es geht nicht um Qualifikationen oder Abschlüsse (aber diese sind natürlich auch gut).

Es geht nicht einmal darum, einfach den Klassiker zu liefern aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers (obwohl das offensichtlich ein ziemlich großer Teil davon ist).

Diese Dinge sind wichtig. Als wirklich großartiger Projektmanager geht es jedoch nicht nur um Aufgaben, Zeitplanung und technische Fähigkeiten.

In der Tat sind einige der wichtigsten Fähigkeiten des Projektmanagers - diejenigen, die Ihrem Projektteam helfen, sich geschätzt, motiviert und vertrauenswürdig zu fühlen - die Soft Skills.

Die Soft Skills des Projektmanagements ermöglichen es Ihnen, das Beste aus den Mitarbeitern herauszuholen, harmonische Beziehungen zwischen den Abteilungen aufzubauen und den reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten.

Sie sind die Fähigkeiten, auf die Sie sich verlassen, wenn die Dinge beginnen unheimlich zu werden, wenn das Projekt subtil beginnt die Richtung ändern, oder wenn Sie müssen geben Sie Ihrem Team ein hartes Feedback.

Der Begriff „Soft Skills“ lässt sie zwar flauschig (oder matschig oder matschig) klingen, aber die Auswirkungen auf die Leistung Ihres Teams sind absolut solide - und 80% der Projektmanagement-Experten sind sich einig. Nach Angaben des Project Management Institute 2018 Puls des Berufsberichts, vier von fünf Befragten glauben, dass Soft Skills heute wichtiger sind als noch vor fünf Jahren.

Hier ist unser Überblick über die 6 wichtigsten Projektmanagementfähigkeiten - und wie Sie sie zu Ihren Projektmanagementstärken entwickeln können.

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Projektmanagement-Fähigkeit Nr. 1: Kommunikation

Als Projektmanager müssen Sie mit vielen verschiedenen Personen zusammenarbeiten: Teammitgliedern, anderen Abteilungen, Führungskräften, Kunden ... Die meisten Projekte verfügen über eine lange Liste von Stakeholdern, die Sie in Einklang bringen, auf dem neuesten Stand und im Idealfall halten müssen. glücklich.

Wenn Sie so viele Leute verwalten müssen, ist Kommunikation der Schlüssel. Damit die Arbeit fließen kann, müssen Sie sicherstellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden, auf dieselben Ziele hinarbeiten und alle über Änderungen oder Probleme auf dem Laufenden bleiben. Dies ist jedoch leichter gesagt als getan, insbesondere wenn es Ihre Aufgabe ist, mit Menschen auf allen Ebenen in Kontakt zu treten. Dies bedeutet, dass Sie in der Lage sein müssen, Ihren Kommunikationsstil und Ihre Inhalte konsequent auf das richtige Publikum abzustimmen.

Und kein Druck, aber für einen Projektmanager kann eine schlechte Kommunikation alles zum Scheitern bringen. Der PMI-Bericht „Pulse of the Profession“ aus dem Jahr 2018 stellte fest, dass dies ein Hauptfaktor bei 29% der fehlgeschlagenen Projekte war.

Wenn man bedenkt, dass es sich um eine Fähigkeit handelt, auf die Sie sich jeden Tag mehrmals täglich in vielen verschiedenen Formaten verlassen können (von Angesicht zu Angesicht, per E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen - die Liste geht weiter), scheint es ziemlich sicher zu sein, dies zu sagen Die Bedeutung der Fähigkeiten der Mitarbeiter für den Erfolg des Projektmanagements kann nicht ignoriert werden.

So entwickeln Sie diese Projektmanagementfähigkeiten:

Hören Sie zu (und stellen Sie Fragen). Unabhängig davon, ob Sie sich in einer Kundenbesprechung oder in einem persönlichen Gespräch mit einem Mitarbeiter befinden, ist das einfache Zuhören eines der mächtigsten Dinge, die Sie tun können. Wenn Sie es richtig machen - und die richtigen Fragen stellen -, können Sie erkennen, was nicht gesagt wird und was nicht. Und mit einem besseren Verständnis der aktuellen Situationen und der Meinung des Teams zu der von ihm geleisteten Arbeit sind Sie besser in der Lage, Probleme zu lösen, wenn dies erforderlich ist.

Scheuen Sie sich nicht, Feedback zu geben. Auch wenn es kritisch ist, ist Feedback für das Wachstum unerlässlich - und jeder will es. In den meisten Köpfen ist Feedback mit der Karriereentwicklung verbunden. Eine Studie ergab, dass 94% der Menschen der Meinung sind, dass korrigierendes (d. H. "Negatives") Feedback ihre Leistung verbessert, solange es gut präsentiert wird. Das bedeutet, dass Ihr Feedback spezifisch und handlungsorientiert sein sollte und einen klaren Weg enthält, was Sie beim nächsten Mal besser machen können.

Zentralisieren Sie Ihre Kommunikation. Bei so vielen verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten kann es leicht vorkommen, dass Sie ständig Ihre Kabel kreuzen oder wichtige Informationen nicht mehr sichtbar sind. Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools kann Ihnen helfen, indem Sie einen zentralen Ort für alle wichtigen Diskussionen und Aktualisierungen sowohl auf Aufgabenebene als auch auf Projektebene erhalten. Dies bedeutet, dass jede Kommunikationsinstanz mehr Zweck, Kontext und Rückverfolgbarkeit hat und es Ihnen ermöglicht, weniger E-Mails zu senden und Ihren Fokus dort zu behalten, wo es darauf ankommt: auf die Arbeit.

Verwandte Themen: Lesen Sie unseren Best-Practice-Leitfaden, wie Sie in Teamwork klar, präzise und rücksichtsvoll kommunizieren können

Projektmanagement-Fähigkeit Nr. 2: Organisation

Wir hassen es, ein Klischee zu sein, aber daran führt kein Weg vorbei: Organisation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Projektmanager benötigt.

Obwohl dies die typischste Projektmanagement-Fähigkeit auf dieser Liste ist, ist die gute Nachricht, dass es auch eine der greifbarsten ist - und daher eine der Fähigkeiten, die am einfachsten zu üben und zu entwickeln sind.

Organisation ist ein weit gefasster Begriff, der viele damit verbundene Teilfähigkeiten abdeckt, von der Gesamtplanung wie der detaillierten Planung des Projekts bis hin zu alltäglichen Dingen wie dem persönlichen Zeitmanagement, mit denen Sie Ihre tägliche Arbeit erledigen und arbeiten können der richtige Ort zur richtigen Zeit.

Und als Projektmanager sind Sie nicht nur dafür verantwortlich, sich selbst zu organisieren und Ihre eigene Arbeit zu verwalten - alle anderen verlassen sich auch auf Sie. Es ist also leicht zu verstehen, warum Organisation eine der wichtigsten Stärken eines Projektmanagers ist.

So entwickeln Sie diese Projektmanagementfähigkeiten:

Halten Sie Ihren Kalender auf dem neuesten Stand. Ein ... haben gemeinsamer Kalender hilft dem gesamten Team, die wichtigen Aufgaben und Meilensteine im Auge zu behalten, damit Sie nie aus den Augen verlieren, wann die Dinge fällig sind. Darüber hinaus ist es einfacher zu wissen, wann Personen verfügbar sind, sodass Sie Besprechungen mit weniger Aufwand planen können. Und wenn es um Dinge wie Jahresurlaub geht, hilft es Ihnen sogar, jedes Potenzial zu erkennen ressourcenprobleme bevor sie zu Problemen werden. Versuchen Sie es mit einem gefilterter Kalender für Ihr Projektteam (oder Unterteams innerhalb Ihres Projektteams), um es noch einfacher zu machen.

Haben Sie keine Angst, Ihren DND-Status festzulegen. Das ist Nicht stören. Ein Teil der Organisation bedeutet, sich auf eine Sache zu konzentrieren - was auch bedeutet, jeder einzelnen Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen, anstatt zu versuchen, Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Dinge gleichzeitig zu verteilen (und bei keinem von ihnen Erfolg zu haben). Wenn Sie sich also in einer Besprechung befinden oder eine kurze Fokussierungszeit benötigen, deaktivieren Sie die Benachrichtigungen und schaffen Sie Platz zum Nachdenken.

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Projektmanagement-Fähigkeit Nr. 3: Anpassungsfähigkeit

Sie kennen also diesen schönen, detaillierten und gut durchdachten Plan, den Sie mit all Ihren ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten erstellt haben? Ja, das wird sich mit ziemlicher Sicherheit ändern.

Sie wissen, was sie über die besten Pläne von Mäusen und Projektmanagern sagen: Sie gehen oft schief.

Dies kann Gründe haben, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, z. B. Kunden- oder Stakeholder-Anforderungen, oder weil Sie im Verlauf des Projekts erkannt haben, dass Sie die Richtung ändern müssen, um das beste Ergebnis zu erzielen.

Die besten Projektmanager haben keine Angst davor, von der Piste zu gehen, denn einer der Schlüssel für ein erfolgreiches Projektmanagement ist die Anpassungsfähigkeit. Für Projektleiter ist dies eine der wichtigsten Fähigkeiten des Projektmanagements, sodass Sie flexibel auf Änderungen im Moment reagieren können, ohne Ihren gesamten Projektplan zu opfern und von vorne beginnen zu müssen.

Und wenn Sie das nicht können? Laut derselben oben zitierten PMI-Umfrage ist eine Änderung der Projektziele für 37% der Projektfehler verantwortlich, während eine Änderung der Prioritäten der Organisation mit 39% der Stimmen der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten ist.

Wir sagen jetzt nicht, dass Anpassungsfähigkeit all das auf magische Weise verschwinden lässt - aber es bedeutet, dass Sie besser dafür gerüstet sind, die Auswirkungen minimieren und das Projekt wieder auf den richtigen Weg zum gewünschten Ergebnis lenken.

So entwickeln Sie diese Projektmanagementfähigkeiten:

Sei etwas agiler. Egal welches projektmanagement-Methodik sie verwenden, verstehen die Grundlagen der Agilität ist eine gute Projektmanagement-Fähigkeit, die Sie in Ihrem Toolkit haben sollten. Selbst wenn Sie nicht vollständig agil werden möchten, gibt es viele agile Methoden, die Sie einbinden können, z. B. tägliche Stand-ups, iterative Sprints oder kontinuierlicheres Feedback. Oder lassen Sie sich einfach von den Grundwerten und Prinzipien inspirieren und sehen Sie, ob Sie welche stehlen können anpassen für Ihr eigenes Team.

Projektmanagement-Fähigkeit Nr. 4: Empathie

Wie eine weise Person einmal sagte, "kann die Bedeutung der Fähigkeiten der Mitarbeiter für den Erfolg des Projektmanagements nicht ignoriert werden". (Diese Person war ich vor ein paar Absätzen.)

Aber vielleicht die wichtigste aller Fähigkeiten der Menschen? Empathie.

Empathie ist die Fähigkeit zu verstehen, wie andere um Sie herum Dinge aus ihrer Perspektive fühlen und sehen.

Empathie ermöglicht es Ihnen als Projektmanager, mit allen, mit denen Sie zusammenarbeiten, mitfühlender und produktiver in Kontakt zu treten.

Dies hilft Ihnen wiederum, ein aufschlussreicherer Leiter zu sein und ein motivierenderes und lohnenderes Geschäftsumfeld für Ihr Team zu schaffen. Weil Sie besser positioniert sind, um zu verstehen, was jeden Einzelnen antreibt, sind Sie auch besser gerüstet, um ihm zu helfen, seine Fähigkeiten zu entwickeln und seine Ziele zu erreichen.

Empathie ist auch ein wichtiger Bestandteil der Fähigkeiten des Projektmanagers bei der Konfliktlösung. Insbesondere wenn Sie diese hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten einsetzen, an denen Sie gearbeitet haben, werden Sie durch Empathie zu einem besseren Vermittler und können Ihren Teammitgliedern helfen, sich respektierter und geschätzter zu fühlen.

So entwickeln Sie diese Projektmanagementfähigkeiten:

Checken Sie bei Ihrem Team ein. Versuchen Sie, sich mit den Personen zu verbinden, die an Ihrem Projekt arbeiten. Dies führt zurück zu den Fähigkeiten, über die wir in der Kommunikation gesprochen haben, wie Fragen zu stellen und Antworten zu hören, aber es geht noch einen Schritt weiter: Wenn Sie all das tun, müssen Sie sich bewusst bemühen, die Dinge aus der Sicht der anderen Person zu sehen der Ansicht. Wenn Sie diese persönliche Verbindung zu einzelnen Teammitgliedern aufbauen, können Sie besser verstehen, wie sie die Dinge sehen, sich mit ihren individuellen Kommunikationsstilen vertraut machen und vieles mehr.

Lesen Sie mehr Fiktion. Studien haben gefunden das Lesen von literarischen Fiktionen setzt uns komplizierten Charakteren und Szenarien aus, die wir sonst in unserem eigenen Leben möglicherweise nicht erleben würden. Und wenn wir uns mit den Charakteren identifizieren und emotional involviert werden, wir beginnen zu überlegen ihre Ansichten, Ziele und Wünsche - nicht nur unsere eigenen.

Projektmanager-Fähigkeit Nr. 5: Unerschütterlichkeit (d. H. Die Fähigkeit, unter Druck kühl zu bleiben)

Großartige Projektmanager sind wie gebrochene Flügel: unerschütterlich. Sie können nicht geflattert werden.

Oder anders ausgedrückt: Sie können unter Druck kühl bleiben.

Dies ist wichtig, da Sie sich als Projektmanager in vielen Hochdrucksituationen befinden.

Termine, schwierige Kundengespräche, Dinge, die nicht nach Plan laufen - Projektmanager müssen nicht nur das Chaos überleben, sondern auch in der Lage sein, darin zu gedeihen.

Besonders in einer Agenturumgebung, wo die Dinge schnell gehen und sich ständig ändern, müssen Projektmanager in der Lage sein, einen ausgeglichenen Kopf zu behalten und unter Druck gute Entscheidungen zu treffen.

Unabhängig davon, ob Sie Kunden gegenüberstehen oder nicht, wenn Sie ein großartiger Projektmanager sein möchten, müssen Sie in der Lage sein, auf den Beinen zu denken, kreative Lösungen zu finden und das Team positiv und nicht in Panik zu versetzen.

So entwickeln Sie diese Projektmanagementfähigkeiten:

Wissen Sie, was Sie klappen. Wenn Sie unerschütterlich sein möchten, müssen Sie zunächst verstehen, was Ihre Stressauslöser sind. Vielleicht sind Sie von Fristen unbeeindruckt, aber es fällt Ihnen schwer, im Moment Nein zu Menschen zu sagen. Wenn Sie Ihre persönlichen Druckpunkte verstehen, werden Sie sich ihrer künftigen bewusst, sodass Sie vorausplanen und bessere Entscheidungen treffen können.

Lerne aus deinen Erfahrungen. Du bist nur ein Mensch, egal wie ruhig und gesammelt du sein willst, du wirst wahrscheinlich von Zeit zu Zeit ein wenig verwirrt sein. Nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil und machen Sie einen Überblick darüber, was nachträglich passiert ist. (Wie ein Post-Mortem-Meeting, aber für Ihr Gehirn.) Wenn Sie nicht mehr in der Lage sind, sollten Sie überlegen, wie Sie reagiert haben, indem Sie Ihre Antworten auf Folgendes aufzeichnen:

  • Wie war die Situation?

  • Warum ist es passiert?

  • Wie haben Sie darauf reagiert? Warum hast du so reagiert?

  • Was denkst du, hättest du besser machen können?

  • Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

Behalten Sie im Auge, was Sie nervös macht, und versuchen Sie herauszufinden, ob Sie im Laufe der Zeit Muster zeichnen können.

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Projektmanager Fähigkeit # 6: Führung

Gibt es etwas Vageres und weniger Quantifizierbares, als gesagt zu werden, „ein guter Führer zu sein“?

Die Sache ist, großartige Führung wird für verschiedene Menschen unterschiedlich aussehen. Was es bedeutet, ein guter Leiter zu sein, kann je nach Branche, Team und einzelnen Teammitgliedern variieren.

Und es ist nicht nur ein einzelnes Merkmal. Um eine gute Führungskraft zu sein, müssen Sie viele der anderen Projektmanagementfähigkeiten in diese Liste aufnehmen. Sie müssen in der Lage sein, das Projektziel klar zu kommunizieren, sich mit Empathie auf Ihr Team zu beziehen und das Projekt durch steinige Stellen zu steuern - aber Sie brauchen auch das gewisse Extra, den Funken von etwas, das im Rest der Welt Inspiration auslösen kann Das Team.

Das ist führung. Dies ist ein Schlüsselfaktor in der Projektmanagement-Kompetenzmatrix.

Es wächst auch, wenn Sie Ihre Erfahrung im Projektmanagement entwickeln. Wenn wir also sagen, dass Führung eine der wichtigsten Fähigkeiten des Projektmanagements ist, heißt das nicht, dass Sie eine bestimmte Art und Weise sein müssen.

Stattdessen glauben wir, dass eine gute Führungskraft bedeutet, zu verstehen, was erforderlich ist, um Ihr Team auf Ihre eigene Weise zu motivieren und voranzutreiben, indem Sie Ihre eigenen einzigartigen Fähigkeiten und Kompetenzen als Projektmanager einsetzen.

So entwickeln Sie diese Projektmanagementfähigkeiten:

Lernen Sie von anderen Führungskräften. Wer inspiriert dich und warum? Versuchen Sie, so viel wie möglich von Führungskräften zu lernen, die Sie bewundern - ob dies bedeutet, mit einem Kollegen oder Mentor Kaffee zu trinken oder sich über einen berühmten Leiter zu informieren, dem Sie nacheifern möchten. Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Hier sind 10 möglichkeiten, wie Führungskräfte ihren Teams helfen können, bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wie man Projektmanagementfähigkeiten entwickelt

Der beste Weg, um diese Projektmanagementfähigkeiten zu erlernen, besteht darin, sie jeden Tag zu üben.

Wie bei den meisten Dingen können Sie, sobald Sie die Bereiche kennen, die Sie verbessern möchten, nach Möglichkeiten suchen, diese zu entwickeln.

Nehmen Sie freiwillig eine Präsentation vor, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten herauszufordern. Verfolgen Sie Ihre Arbeit in a projektmanagement-Tool um sicherzustellen, dass Sie immer organisiert und auf dem Laufenden sind; und suchen Sie nach Möglichkeiten, jedes Teammitglied zu engagieren und zu inspirieren.

Wenn Sie Ihre Soft Skills verbessern, werden Sie bald feststellen, dass sie zu Ihren Stärken im Projektmanagement werden.

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