Was ist eine Projektcharta und warum brauche ich eine?

Benötigen Sie wirklich eine Projektcharta? Erfahren Sie, wofür eine Projektcharta gedacht ist, warum sie wichtig ist und wie Sie eine schreiben, die die Leute tatsächlich lesen möchten.

Was ist eine Projektcharta im Projektmanagement?

Eine Projektcharta ist ein kurzes Dokument, in dem die wichtigsten Details des Projektzwecks und der Projektziele aufgeführt sind. Es wurde in Übereinstimmung mit dem vom Projektsponsor (d. H. Der Person, die überhaupt für die Existenz des Projekts verantwortlich ist) beschriebenen Business Case für das Projekt erstellt und ist ein entscheidender Teil des Initiierungsprozesses zu Beginn des Projekts.

Letztendlich dokumentiert Ihre Projektcharta die Ziele und den Business Case für die Arbeit.

Nach der Erstellung dient die Projektcharta als eine Art Vertrag zwischen dem Projektsponsor und dem Projektmanager, der einen Überblick über die Erwartungen auf höchster Ebene gibt und den Projektmanager ermächtigt, Ressourcen zu mobilisieren, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen.

Whoa, klingt das zu komplex? Mach dir keine Sorgen - wir haben dich.

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Eine wirklich einfache Definition der Projektcharta

Eine Projektcharta ist ein formelles Dokument, das das Geschäftsziel Ihres Projekts umreißt und nach seiner Genehmigung das Projekt initiiert.

Was ist der Zweck einer Projektcharta im Projektmanagement?

Wie oben erwähnt, erfüllt Ihre Projektcharta drei Hauptfunktionen:

1. Es definiert die Ziele und den grundlegenden Zweck der Arbeit (die letztendlich in Ihren Projektplan einfließen).

2. Es schafft ein gemeinsames Verständnis der Ziele, Vorgaben und Ressourcenanforderungen des Projekts, bevor Sie diese weiter und eingehender untersuchen.

3. Sie können den Projektbeteiligten alle oben genannten Informationen präsentieren, um das Buy-In, die Investition und die Genehmigung für die weitere Durchführung zu erhalten.

Es wird jedoch nicht nur in der Initiierungsphase verwendet: Auf Ihre Projektcharta können Sie während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts zurückgreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit mit den wichtigsten Zielen und Vorgaben übereinstimmt, die Sie in Übereinstimmung mit dem Projektsponsor und erreichen möchten / oder wichtige Stakeholder.

Warum ist eine Projektcharta wichtig?

Neben der Erfüllung dieser Hauptfunktionen bietet eine Projektcharta noch einige weitere Vorteile.

Es macht den Zweck des Projekts kristallklar?

Da in einer Projektcharta das Geschäftsmodell für das Projekt explizit festgelegt ist, weiß jeder, wie das Projekt zu den strategischen Gesamtzielen des Unternehmens beiträgt. Es stellt sicher, dass Ihr Projekt nicht nur beliebige Kästchen ankreuzt, sondern tatsächlich etwas unternimmt, das sich auf die Gesamtziele des Unternehmens auswirkt.

Es hilft Ihnen, Ihre Stakeholder zu identifizieren

Die Projektcharta spielt eine wirklich wichtige Rolle bei der Formulierung Ihres Projektmanagementplans insgesamt. Einer der Bereiche, in denen sie besonders nützlich ist, besteht darin, Ihnen zu helfen, wichtige Projektbeteiligte frühzeitig zu identifizieren.

Sobald Ihre Projektcharta abgeschlossen ist, können Sie mit Ihrer Arbeit beginnen stakeholder-Analyse, dies bedeutet, dass Sie wichtige Stakeholder in die Erstellung Ihres Projektplans einbeziehen können.

Es verleiht dem Projektmanager Autorität

Okay, okay, alles zu „verschenken“ kann etwas mittelalterlich klingen. Unabhängig davon, ob Sie es verleihen, vererben, verleihen oder gewähren, gibt Ihre Projektcharta Ihrem Projektmanager offiziell die Autorität über das Projekt. Dies bedeutet, dass sie die Befugnis haben, das Projekt zu planen und zu steuern, und dass dies ihre Rolle gegenüber dem Rest des Projektteams und den Stakeholdern festlegt.

Es ist dein Nordstern

Okay, wir haben bereits darauf angespielt, aber es lohnt sich, es zu wiederholen. Während Ihr Projektplan hervorragend geeignet ist, um festzustellen, ob Sie mit Aufgaben und Zeitplänen auf dem richtigen Weg sind, können all diese winzigen Details manchmal eher ablenken.

Ihre Projektcharta hingegen ist die absolute Essenz Ihres Projekts. Wenn Sie sich also nie sicher sind, ob Sie etwas in die richtige Richtung lenkt oder Sie aus der Bahn bringt, hilft Ihnen Ihre Projektcharta und Ihrem Team, den Lärm zu vermeiden und neu zu bewerten, ob die von Ihnen geleistete Arbeit mit Ihren endgültigen Zielen übereinstimmt.

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Was ist in einer Projektcharta enthalten?

Was geht eigentlich in die Projektcharta ein?

Ihre Projektcharta bietet einen Überblick auf hoher Ebene, kann aber dennoch viel Boden abdecken. Hier sind einige Elemente der Projektcharta, die Sie in Ihr Projektchartadokument aufnehmen sollten:

Der Zweck Ihres Projekts. Warum machst du das? Was sind die Ziele und Vorgaben? Versuchen Sie, es in einer kurzen Zielaussage zusammenzufassen. Und machen Sie es spezifisch! Vergleichen Sie Folgendes:

  • Eine schlechte Zielaussage:

    “Wir wollen, dass dieses Projekt den Umsatz steigert. “

  • Eine bessere Zielaussage:

    “Dieses Projekt zielt darauf ab, in Y-Zeit ein neues Produkt auf den X-Markt zu bringen, um unseren Umsatz innerhalb von 2 Jahren um Z% zu steigern. “

Stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie tun und warum, denn die richtige Zielaussage kann den Ton für alles andere angeben. (Kein Druck!)

Wie Erfolg aussieht. Was hoffen Sie mit diesem Projekt zu erreichen? Dies ist ein guter Zeitpunkt, um darüber nachzudenken messbare KPIs so können Sie einen Projektplan erstellen, der Ihre Erfolgskriterien greifbar erfüllt.

Die Hauptakteure. Möglicherweise kennen Sie noch nicht alle beteiligten Personen, aber Sie sollten genug wissen, um loszulegen: Projektsponsor, Projektmanager und andere wichtige Stakeholder. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um sie sowie ihre spezifischen Rollen innerhalb des Projekts aufzulisten.

Von Ihnen identifizierte Risiken. Auch hier werden Sie mehr davon entdecken, wenn Sie Ihren Projektplan ausarbeiten. Dies ist jedoch ein guter Ort, um alle Risiken auf höchster Ebene zu erkennen, die Sie bereits von Anfang an kennen.

Wichtige Ergebnisse. Was müssen Sie im Rahmen dieses Projekts tatsächlich liefern?

Überblick über die Ressourcen auf hoher Ebene (Budget und Personalstärke). Wenn diesem Projekt bereits vorab genehmigte Ressourcen zugewiesen sind, notieren Sie diese in Ihrer Projektcharta, damit Sie wissen, mit was Sie arbeiten.

Ein zusammenfassender Zeitplan der obersten Ebene. Sie können sich später mit dem Wesentlichen befassen, aber es ist nützlich, einen grundlegenden Zeitrahmen für Ihr Projekt zu skizzieren und einen solchen zu planen wichtige Meilensteine auf dem Weg. (Dies kann abstrakt für die Projektcharta sein, z. Monat 1, Monat 2, und kann genauer werden, wenn es um den Projektplan geht.)

Denken Sie daran, dass das Ziel hier nicht darin besteht, die oben genannten Punkte zu vertiefen. Das können Sie im Projektplan tun. Stattdessen ist es Ihr Ziel, genügend Boden abzudecken, um alle wichtigen Stakeholder aufeinander abzustimmen und alle über Zweck, Umfang und Breite des Projekts auf die gleiche Seite zu bringen, damit sie mit Zuversicht in das Projekt einsteigen können.

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Wie schreibt man eine Projektcharta?

Nun zum eigentlichen Schreiben der Projektcharta. Unabhängig davon, welche Elemente Sie in die obige Liste aufnehmen oder aus dieser ausschließen möchten, finden Sie hier einige allgemeine Tipps, die Sie beim Schreiben beachten sollten

Machen Sie sich mit der Vorgehensweise Ihrer Organisation vertraut

Nutzen Sie alle vorhandenen organisatorischen Prozessressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Gibt es frühere Beispiele für Projektchartas, auf die Sie zurückgreifen können? Verfügt Ihre Abteilung über eine Vorlage für eine Projektcharta?

Beispiele und Vorlagen können Ihnen wirklich helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Dinge getan werden - und was für Ihr Unternehmen wichtig ist -, damit Sie dem Beispiel folgen und auf dem richtigen Fuß beginnen können.

Schreiben Sie es in einer einfachen, leicht verständlichen Sprache

Wenn Sie Ihre Projektcharta schreiben und sich für die Bedeutung Ihres Projekts einsetzen, kann es verlockend sein, ausgefallene Wörter und komplizierte Begriffe zu verwenden, um den Eindruck zu erwecken. Aber wirklich, je einfacher die Sprache, desto besser - besonders wenn es um Ihre Projektcharta geht.

Den Flaum abbürsten. Schneiden Sie die wilden Behauptungen ab, die eigentlich nichts bedeuten oder auf Ihr Projekt zutreffen. („Dieses Projekt erhöht die Synergie und ermöglicht es uns, es für maximale Wirkung zu nutzen.“… Entschuldigung, was?) Sagen Sie es so, wie es ist, ohne Fachsprache, damit jeder Ihre Projektcharta lesen, das Projektziel verstehen und wissen kann, warum Angelegenheiten. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Mehrdeutigkeiten beseitigt werden und kein Interpretationsspielraum bleibt. Dies ist besonders wichtig im Projektmanagement, wo eine gute und klare Kommunikation von größter Bedeutung ist.

Wenn Sie das nicht können? Arbeiten Sie weiter und reduzieren Sie die Dinge, bis Sie können. Es ist schwieriger als es scheint, aber es zwingt Sie dazu, das, was Sie tatsächlich versuchen, auf das reinste - und mächtigste - Wesen zu reduzieren.

Halten Sie Ihren Projektplan eng und Ihre Projektcharta näher

Okay, vielleicht nicht näher. Damit Ihre Projektcharta jedoch wirklich funktioniert, kann sie nicht einfach in eine metaphorische Schublade geschoben werden. Sie müssen es an einem zentralen Ort aufbewahren, an dem Sie, Ihre Projektsponsoren und Ihr Projektteam es bei Bedarf konsultieren können.

Hier mag ein Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit von Inhalten Teamwork-Räume ist praktisch. Sie können Ihre wichtigen Dokumente - wie Ihre Projektcharta - in einem gemeinsamen, zentralisierten Arbeitsbereich aufbewahren, sodass jeder weiß, wo er die benötigten Informationen finden kann.

Sie können auch verwenden eigenschaften und Formatierungen wie Infofenster, Bildergalerien und Status-Chips, um Ihre Dokumentation ansprechender zu gestalten und die kritischen als zu markieren Pflichtlektüre so können Sie sicher sein, dass Ihre Stakeholder niemals ein wichtiges Update verpassen.

Für Ihre Projektcharta ist die Integration zwischen Teamwork Spaces und Teamwork besonders nützlich, damit Sie Ihre Kernprojektdokumentation in Teamwork Spaces mit Ihrem täglichen Projektplan in Teamwork verknüpfen können.

(Weitere Informationen zur Verwendung von Teamwork Spaces für die Ideenfindungs- und Initiationsphase finden Sie in unserem E-Book!)

Eine gute Projektcharta kann die Voraussetzungen für Ihr gesamtes Projekt schaffen. Nehmen Sie sich also die Zeit, um alles richtig zu machen.

Und wenn Sie das getan haben? Es ist Zeit, daraus einen Projektmanagementplan zu machen, der Geschäft bedeutet.

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