So verwalten Sie mehrere Projekte gleichzeitig

Es wäre schön zu denken, dass Sie, wenn Sie wissen, wie Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten, auch wissen, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

Mehrere Projekte verwalten

Es wäre schön zu denken, wenn Sie wissen, wie es geht mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten, sie wissen auch, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.

Die Realität ist, dass das Ausbalancieren mehrerer Projekte ein etwas anderes Tier ist. Während die Aufgaben in einem Projekt normalerweise von denselben Personen innerhalb eines luftdichten Projektmanagementprozesses verwaltet und ausgeführt werden, werden mehrere gleichzeitige Projekte häufig weitgehend getrennt gehalten, mit ihren eigenen Teamkonfigurationen und Projektmanagern.

In diesem Handbuch werden die Faktoren erläutert, die die Verwaltung mehrerer Projekte komplexer machen, und wie diese Komplikatoren im Projektmanagement berücksichtigt werden können.

Was ist der effizienteste Weg, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten?

Aus unserer Sicht besteht die effektivste Strategie zur gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte darin, alle Projekte Ihres Teams in einem einzigen System zusammenzuführen.

Wir verwenden speziell das Wortsystem, da es wichtig ist, dass die verschiedenen Projekte und Situationsfaktoren darin miteinander kommunizieren und sich anpassen können. Das System sollte in der Lage sein, auf Projektebene auf Ereignisse wie Folgendes zu reagieren:

  • Änderung der Verfügbarkeit von Teammitgliedern

  • Änderung der Ressourcenverfügbarkeit

  • Änderung der Abhängigkeiten zwischen Projekten

Viele Unternehmen verwenden Projektmanagement-Software, um mehrere Projekte zu verwalten. (Wir sollten wissen - Arbeitsmanagement ist das, was wir tun.)

Einige Projektmanager bevorzugen es immer noch, mehrere Projekte auf altmodische Weise mit gedruckten Kalendern und Diagrammen zu verwalten, aber die meisten würden zustimmen, dass Software ein höheres Potenzial für Effizienz und Genauigkeit aufweist.

Teilen von Personen und Ressourcen zwischen Projekten

Eine der inhärenten Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer Projekte besteht darin, die Ressourcen Ihres Teams im Auge zu behalten. Wenn die Ressourcenzuweisung eines Projekts erhöht wird, verringert dies die Verfügbarkeit von Ressourcen für die anderen aktiven Projekte des Teams. Wenn umgekehrt ein Projekt im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird, können mehr Ressourcen für andere Projekte verfügbar werden.

Die Zeit der Teammitglieder ist eine Ressource, die jedes Team für mehrere Projekte freigeben muss. Wer wird an welchem Projekt arbeiten und wann werden sie die Arbeit machen?

Die Plattform von Teamwork erleichtert die Zuweisung von Personen mit Workload, einem Dashboard, in dem Projektmanager die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds anzeigen und ihnen Aufgaben zuweisen oder neu zuweisen können. Dies stellt sicher, dass jeder das Beste aus seinem Potenzial herausholen kann, und es kann dazu beitragen, dass Mitglieder des Star-Teams nicht mitten in einem Tauziehen zwischen Projekten landen.

Weitere Beispiele für Ressourcen, die ein Team möglicherweise für die Aufteilung zwischen Projekten benötigt, sind Budget, Fertigungskapazität, Speicherplatz und Zugang zu Marketingkanälen. Da die relevantesten Ressourcen von Branche zu Branche unterschiedlich sind, muss die Führung jedes Teams herausfinden, welche Ressourcen im Rahmen des Projektmanagements überwacht werden müssen.

Es kann interessant werden, wenn sich die Ressourcenanforderungen eines Projekts unerwartet ändern, insbesondere wenn dies geschieht, wenn die Ressourcen des Teams bereits voll ausgeschöpft sind. Es ist manchmal der Fall, dass ein Projekt nur dann fortgesetzt werden kann, wenn es möglich ist, das Ressourcenbudget für ein anderes Projekt zu kürzen.

Die Ressourcenzuweisung kann zu Konflikten zwischen Projektmanagern führen, deren jeweilige Projekte ein Stück des gleichen köstlichen „Resource Pie“ benötigen. In solchen Fällen liegt es an den hochrangigen Stakeholdern, zwischen den Projekten zu vermitteln und eine Lösung zu finden, die auf dem Wert, den Bedürfnissen und der Priorität jedes Projekts basiert.

Verwalten von Abhängigkeiten zwischen Projekten

Die Lieferung eines Projekts ist möglicherweise erst möglich, nachdem ein anderes Projekt oder ein Teil eines anderen Projekts geliefert wurde. Beispielsweise muss das Projekt einer Marke zum Erstellen einer neuen Website möglicherweise abgeschlossen werden, bevor auch ein separates Projekt zum Starten eines neuen Produkts abgeschlossen werden kann.

Die meisten Projektmanager sind mit der Idee von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in einem Projekt vertraut. Abhängigkeiten zwischen Projekten müssen jedoch unterschiedlich behandelt werden. Es können verschiedene Projektmanager die Projekte leiten. In diesem Fall ist eine klare und gründliche Kommunikation zwischen den Projektmanagern von entscheidender Bedeutung. Dies kann gefördert werden, indem regelmäßige Nachholgespräche zwischen Projektmanagern vereinbart werden, bei denen Statusaktualisierungen zu Abhängigkeiten ganz oben auf der Tagesordnung stehen.

Der beste Weg, um Abhängigkeiten zwischen Projekten zu identifizieren, ist eine detaillierte Projektplanung. Insbesondere sollten Projektmanager versuchen, potenzielle Abhängigkeiten bei Stakeholder-Interviews aufzudecken.

Verwalten der Ziele und Fristen mehrerer Projekte

Für einige hochrangige Teammitglieder besteht der wichtigste Teil der Verwaltung mehrerer Projekte darin, sicherzustellen, dass die Ziele erreicht und die Fristen eingehalten werden. Dies wird am besten durch eine analytische Ansicht aller Projekte des Teams auf höchster Ebene erleichtert. In der Ansicht sollten Live-Informationen zu wichtigen Punkten wie Fristen und Meilensteinen für jedes aktive Projekt angezeigt werden.

Auf dieser Ebene verschmilzt die Verwaltung mehrerer Projekte mit dem Enterprise Project Management (EPM), der Aufgabe, alle Projekte einer großen Organisation zu verwalten. Teammitglieder, die für EPM verantwortlich sind, neigen dazu, ein bestimmtes Projekt nicht auf granularer Ebene zu verwalten. Stattdessen betrachten sie allgemeine Kennzahlen für jedes Projekt und messen diese an den übergeordneten Zielen des Unternehmens.

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