So erstellen Sie einen Projektmanagementbericht

Ein Projektmanagementbericht ist ein wesentliches Projektmanagementinstrument.

So erstellen Sie einen Projektmanagementbericht

Ein Projektmanagementbericht ist ein wesentliches Projektmanagementinstrument.

Es bietet eine zusammenfassende Übersicht über den Projektstatus, die Sie mit Stakeholdern, Kunden und Teammitgliedern teilen können. Im Idealfall ist der Projektbericht nur ein oder zwei Seiten lang. Und es stellt sicher, dass jeder schnell beurteilen kann, was im Zeitplan liegt und was zurückbleibt oder überfällig ist.

Gute Kommunikation, Management und Organisation sind von zentraler Bedeutung für eine effektive projektmanagement. Regelmäßige Projektmanagementberichte tragen dazu bei, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt. Sie können auch Projektberichte verwenden, um Risiken zu verwalten sowie Budgets und Zeitpläne zu überwachen.

Darüber hinaus kann der Projektbericht als Aufzeichnungsinstrument für frühere Entscheidungen und Maßnahmen dienen.

Die Häufigkeit Ihres Projektmanagementberichts hängt von der Größe und Komplexität des Projekts ab. Monatliche Berichte sind für die meisten Projekte eine Mindestanforderung, und viele erstellen wöchentliche Statusberichte.

Es wird auch empfohlen, Projektmanagementberichte über den gesamten Lebenszyklus des Projekts zu erstellen.

Welche Informationen müssen in einem Projektmanagementbericht enthalten sein?

Der Bericht dient dazu, alle zu aktualisieren projekt Stakeholder über den Fortschritt und identifizieren Sie alle wichtigen Probleme, die aufgetreten sein könnten.

Die Details können von Projekt zu Projekt variieren, aber alle Projektmanagementberichte sollten die folgenden Informationen enthalten:

Ziel ist es, einen allgemeinen Überblick darüber zu geben, wo sich die Dinge befinden. Die Projektbeteiligten möchten den Projektstatus auf einen Blick sehen können. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Projektbericht Folgendes eindeutig angegeben ist:

  • Eine Bewertung des Projektfortschritts anhand des Projektplans: Liegt das Projekt vor oder hinter dem Zeitplan?

  • Ein Überblick über die erledigten Aufgaben und die nächsten Schritte in der Pipeline: Ist die vollständige Erledigung der Aufgaben auf dem richtigen Weg?

  • Eine Zusammenfassung der tatsächlichen Kosten im Verhältnis zum Budget: Ist das Budget zu hoch oder zu niedrig?

  • Überblick über die Projektrisiken und festgestellte Probleme: Hat sich das Risikoprofil des Projekts geändert und sind Maßnahmen erforderlich?

  • Außerdem alle Aktionspunkte oder Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern.

Tipps zum Schreiben eines Projektmanagementberichts

Halte es kurz und einfach. Die Projektbeteiligten möchten nicht zu sehr ins Detail gehen. Der Bericht sollte einen zugänglichen Überblick über den Projektstatus bieten. Ein wöchentliches 20-seitiges Dokument bleibt einfach ungelesen.

Seien Sie präzise und vermeiden Sie Fachjargon. Nicht alle Beteiligten sind mit den Akronymen oder Fachbegriffen des Projekts vertraut. Machen Sie es jedem leicht, indem Sie die Alltagssprache verwenden.

Mach es visuell. Diagramme, Grafiken und Diagramme erwecken die Daten zum Leben und machen sie viel zugänglicher. In Teamwork sind Projektmanagementberichte farblich gekennzeichnet, um den Status anzuzeigen, ob sie abgeschlossen, aktiv oder verspätet sind. Dies erleichtert es den Projektbeteiligten, auf einen Blick zu erkennen, wo sich die Dinge befinden.

Sei ehrlich über den Fortschritt. Wenn das Projekt hinter dem Zeitplan liegt oder über dem Budget liegt, ist es am besten, im Voraus zu sein. Denn je früher ein Problem erkannt wird, desto eher kann es gelöst werden und das Projekt kann voranschreiten.

Markieren Sie alle Aktionspunkte. Machen Sie es den Projektbeteiligten einfach. Wenn ein Kunde, ein Teammitglied oder ein Stakeholder etwas tun muss, identifizieren Sie klar, was von wem und wann benötigt wird.

Projektmanagement-Berichterstattung: Fazit

Ein gut vorbereiteter Projektmanagementbericht ist ein hervorragendes Instrument, um alle auf dem Laufenden zu halten. Außerdem können Sie das Projekt effektiv verwalten und auf Kurs halten.

Weitere Informationen und Ratschläge zum Projektmanagement finden Sie in unserem projektmanagement-Arbeitsmappe.

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