Basisprojektplan

Es besteht immer eine gute Chance, dass ein Projekt seine Parameter im Laufe der Zeit ändert, um auf Faktoren wie gesammelte Daten, gewonnene Erkenntnisse und neue Entwicklungen in der Gesellschaft, der Wirtschaft oder einer relevanten Branche zu reagieren.

Warum jedes Projekt einen Basisprojektplan benötigt

Ch-ch-ch-ch-Änderungen. Es besteht immer eine gute Chance, dass ein Projekt seine Parameter im Laufe der Zeit ändert, um auf Faktoren wie gesammelte Daten, gewonnene Erkenntnisse und neue Entwicklungen in der Gesellschaft, der Wirtschaft oder einer relevanten Branche zu reagieren.

Um David Bowie zu paraphrasieren, müssen sich die Projektteams der Veränderung stellen. Wir können dies tun, indem wir uns auf Aktualisierungen des Projektplans einigen, während ein Projekt läuft. Sie können beispielsweise das Budget erhöhen, um einem Projekt zu helfen, die Standards eines neuen Marktteilnehmers zu übertreffen. oder Sie können den Umfang eines Projekts verringern, wenn sich die Lieferung als schwieriger als erwartet herausstellt.

Das Ändern eines Projekts birgt das Risiko eines Übersteuerns in die eine oder andere Richtung. Dies kann dazu führen, dass ein Projekt nicht in der Lage ist, gegen sein Projekt zu liefern kritische Erfolgsfaktoren.

So erstellen Sie einen Basisprojektplan

Um die Änderungen innerhalb der für den Erfolg erforderlichen Parameter zu halten, müssen wir etwas tun, das als bezeichnet wird projekt-Baselining. Dies bedeutet, eine Zahl der wichtigsten Einschränkungen anzugeben, mit denen das Projekt arbeiten muss. Dazu gehören normalerweise:

  • Zeitbasis - wie lange wird das dauern?

  • Scope Baseline - Was sind unsere Ergebnisse?

  • Kostenbasis - Wie hoch ist unser Budget? (Und um wie viel kann sich dies als Reaktion auf den ROI oder den prognostizierten ROI erhöhen?)

  • Qualitätsbasis - Welche Standards muss das Projekt erfüllen? (Diese Basiskomponente wird nicht so routinemäßig verwendet wie Zeit, Umfang und Kosten. Sie können sie auch einschließen oder nicht.)

Die Antworten auf diese Fragen sollten von allen an einem geplanten Projekt beteiligten Stakeholdern einvernehmlich vereinbart werden. Tun Sie dies gründlich in mehreren Besprechungen, bevor das Projekt beginnt.

Die Zahlen, die Sie für die verschiedenen Basiskomponenten erstellen, können als gemeinsame Erstellung eines Baseline-Projektplans betrachtet werden. Stellen Sie sich diese als Maßstab vor, an dem sich zukünftige Änderungen am Projekt messen lassen.

Basisprojektpläne müssen häufig durch Änderungen des Zeitplans, der Ergebnisse oder des Budgets aktualisiert werden. In diesem Fall sollte der Projektmanager ein neues Dokument erstellen, in dem der aktualisierte Plan aufgeführt ist, und den ausgehenden Basisprojektplan einem Archiv hinzufügen, das alle vorherigen Iterationen enthält.

Warum es wichtig ist, einen Basisprojektplan zu haben

Das Aufzeichnen von Iterationen des Basisprojektplans ist hilfreich für bewältigung des Wandels. Auf diese Weise können der Projektmanager und andere Stakeholder auf einen Blick beurteilen, wie weit das Projekt von der ursprünglichen Basislinie entfernt ist und ob dies ein akzeptables Niveau oder eine akzeptable Abweichung darstellt. Einfacher ausgedrückt hilft es uns, die Fragen zu beantworten: Wo stehen wir jetzt und wie weit sind wir von dem entfernt, wo wir sein sollten?

Wenn ein Projekt zu stark von seinem ursprünglichen Basisprojektplan abweicht, kann dies dem Projektteam einige harte Wahrheiten mitteilen. Ihre Planung war möglicherweise unrealistisch oder das Projekt wurde möglicherweise nicht effektiv ausgeführt. Auf der anderen Seite können wir, wenn ein Projekt in vollem Gange ist und nur geringe Abweichungen vom ursprünglichen Basisprojektplan bestehen, daraus schließen, dass das Projekt in einem guten Zustand ist - zumindest was die Faktoren betrifft, die für das Projekt-Baselining verwendet werden. Einige Projektmanager bezeichnen diesen Analyseprozess als „geplant vs. tatsächlich“.

Projektbasispläne (und der Gesamtprozess des Produktbaselinings) sind ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Projektmanagements. Alle Projekte müssen im Fluss verlaufen. Wenn jedoch ein Projektbasisplan vorhanden ist, verfügen Sie über einen Kompass, mit dem Sie die Änderungsströme in Ihrem Projekt steuern können.

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