Kundenstories / YOUNITY

Wie Teamwork Spaces das Team und die Kunden von YOUNITY näher zusammengebracht hat

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Name der Firma
YOUNITY
Industrie
Marketing IT-Beratung
Hauptquartier
Zürich, Switzerland

YOUNITY ist eine IT-Beratung, die sich auf digitale Marketinglösungen spezialisiert hat. Das starke Team des Beratungsunternehmens unterstützt Kunden wie Migros, Swica und den Schweizerischen Postdienst bei der Implementierung von Technologien wie Marketingautomatisierung, Customer Relationship Management (CRM) und Headless Content-Technologie. Das YOUNITY-Team arbeitet fern von Zürich.

Alles war in Teamwork - außer Projektinhalten

Teamwork ist seit 2015 die Plattform für alle Kundenarbeiten und internen Projekte von YOUNITY. Mit den Worten von YOUNITY-Mitbegründer Mario J. Kotschner: „Wir machen alles in Teamwork.“

Mario und sein Team haben die Funktionen von Teamwork sowie unsere anderen Produkte und Integrationen voll ausgenutzt. Zum Beispiel haben sie verwendet Teamwork Schreibtisch um Support-Tickets effektiver zu verwalten, und sie haben unsere implementiert zeiterfassungsfunktion um die Abrechnung für Kunden effizienter und transparenter zu gestalten.

Es gibt jedoch eine entscheidende Komponente in der Arbeit von YOUNITY, an der Teamwork bis vor kurzem nicht beteiligt war: die Zusammenarbeit von Projektinhalten. Younity hatte Projektdokumente mit einer entwicklerorientierten Lösung namens GitBook erstellt und verwaltet, die die Arbeit des Teams und die Zusammenarbeit mit Kunden unglücklicherweise beeinträchtigte.

"Wir waren mit GitBook an einem Punkt angelangt, an dem es teurer wurde und aus Sicht des Projektmanagements einige wichtige Funktionen fehlten “, sagt Mario.

“Ich habe festgestellt, dass die neue Version von Spaces von Teamwork für uns einfacher zu bearbeiten ist, und nach einigen Testläufen haben wir uns für eine Migration entschieden. “

"Jetzt haben wir diese eine Quelle, zu der wir gehen können. Wir können die Dinge schneller finden."

Teamwork Spaces ist eine Wissensdatenbanklösung. Es kombiniert Kernfunktionen wie Dokumentenerstellung und Asset Management mit einigen einzigartigen Innovationen für die Zusammenarbeit von Inhalten, einschließlich einer erforderlichen Lesefunktion, und interaktiven Widgets, mit denen einem Live-Dokument Funktionen wie Aufgabenlisten hinzugefügt werden können.

Für YOUNITY bestand einer der Hauptvorteile von Spaces darin, den Inhalt für jedes Projekt in einem einzigen Arbeitsbereich zu zentralisieren.

“Ehrlich gesagt hat es unserer Produktivität wirklich geholfen “, sagt Mario.

“Jetzt haben wir diese eine Quelle und nicht mehrere Quellen. Wir können die Dinge, die wir brauchen, viel schneller finden. “

Jeder YOUNITY-Client verfügt über einen eigenen Bereich innerhalb von Teamwork Spaces. Dadurch erhalten sie Zugriff auf ihren eigenen sicheren Arbeitsbereich, in dem die Projektdokumentation in Echtzeit gespeichert und überprüft werden kann.

Durch die dedizierten Bereiche wissen die Teammitglieder von YOUNITY, wann immer sie einen bestimmten Gegenstand finden müssen, genau, wo sie suchen müssen.

“Selbst wenn einer unserer Mitarbeiter eine Woche oder so arbeitslos ist, kann er in diesem Bereich alles finden, worauf er sich beziehen kann “, sagt Mario.

“Sie können sagen "Okay, es ist ein Thema über diesen Kunden, also schaue ich in ihren Bereich" und sie werden sofort in der Welt dieses Kunden oder Projekts sein. "

Teamwork Spaces: eine ideale Lösung für die Arbeit mit Kunden

Teamwork Spaces hat YOUNITY nicht nur dabei geholfen, den Projektinhalt effizienter zu verwalten. Laut Mario hat es auch eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen dem Beratungsunternehmen und seinen Kunden ermöglicht.

“Die meisten Unternehmen, die nicht in der IT arbeiten, werden eine Plattform wie GitBook als zu komplex empfinden, um sie zu verwenden, insbesondere in Zeiten von Coronaviren, in denen wir sie nicht persönlich coachen können “, erklärt Mario.

“Unsere Kunden sind normale Geschäftsleute, die eine Lösung benötigen, die so einfach wie möglich zu bedienen ist, und das hat uns Teamwork Spaces gegeben. Für unsere Kunden ist es sehr einfach, mit ihnen zu arbeiten. "

Das vielleicht wertvollste Merkmal von Spaces in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Kunden ist die Möglichkeit für Kunden, Projektinhalte in Echtzeit zu kommentieren.

“Was uns bei Spaces wirklich aufgefallen ist, ist, wie einfach es für uns und unsere Kunden war, ein Dokument zu kommentieren und zu diskutieren, genau wie wir es mit einem normalen PDF auf unseren Laptops tun würden “, sagt Mario.

“Sie können sofort sehen, wer was geändert hat, und genau das benötigen wir, um mit unseren Kunden an Dokumenten zusammenzuarbeiten. "

Ein weiterer Aspekt der Zusammenarbeit von Kunden für YOUNITY ist die Methode zum Teilen von Inhalten. Während bei vielen Lösungen der Client sich anmelden muss, um auf Inhalte zugreifen zu können, kann YOUNITY mit Teamwork Spaces Inhalte über einen eindeutigen Link mit seinen Clients teilen.

“Wir sind sehr dankbar, dass es möglich ist, einen gemeinsam nutzbaren Link zu erstellen, da Kunden sich häufig nicht irgendwo anmelden möchten, aber ich möchte diese Informationen in unserem System haben, anstatt sie woanders zu schreiben “, sagt Mario.

“Mit den gemeinsam nutzbaren Links in Spaces können Sie sie einfach an den Client senden und sagen: "Hey, da sind alle Ihre Informationen."

Teamwork Spaces spielt auch beim Abschluss der Projekte von YOUNITY eine wichtige Rolle, wenn es an der Zeit ist, dem Kunden Bericht zu erstatten.

“Am Ende eines Projekts oder Auftrags verteilen wir Teamwork Spaces-Seiten, um Ergebnisse, Diagramme, unsere Analyse der Arbeit und Details der laufenden Arbeiten anzuzeigen “, sagt Mario.

Bessere Zusammenarbeit durch einfachen Zugriff und kundenfreundliches Design

Insgesamt hat Teamwork Spaces YOUNITY eine bessere Möglichkeit gegeben, eng mit seinen Kunden zusammenzuarbeiten.

Ein einziger Arbeitsbereich für jeden Kunden hat das Auffinden von Projektinhalten erleichtert, selbst für Teammitglieder, die eine Weile nicht an dem relevanten Projekt gearbeitet haben.

Noch wichtiger ist vielleicht, dass das benutzerfreundliche Design von Teamwork Spaces den Kunden von YOUNITY dabei geholfen hat, die Plattform vollständig zu nutzen, von der Aktualisierung von Inhalten mit Echtzeitkommentaren bis zum Zugriff auf Dokumente über gemeinsam nutzbare Links.

Diese positiven Aspekte sowohl auf der Beratungs- als auch auf der Kundenseite haben Mario überzeugt, die gesamte digitale Arbeit von YOUNITY auf Spaces zu verlagern.

“Jedes Mal, wenn Sie etwas schreiben, gehen Sie direkt hinein “, sagt Mario.

“Es ist nur sinnvoll, in diesem einen Dokument zusammenzuarbeiten und anderswo nicht separat. “

“Alles an Teamwork Spaces ist großartig. Es ist eine sehr einfache Lösung für uns und auch für unsere Kunden sehr einfach und gut gemacht. " - Mario J. Kotscher, Mitbegründer von YOUNITY

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