Kundenstories / YMtech

Wie Teamwork Spaces die Kommunikation und Zusammenarbeit von YMtech verändert hat

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Name der Firma
YMtech
Industrie
IT
Hauptquartier
Melbourne, Australien

Vor elf Jahren gründete Yuri Miloslavsky YMtech, eine digitale Agentur, die sich auf IT-Lösungen spezialisiert hat, mit denen Unternehmen reibungsloser arbeiten können. Als sich die Technologie änderte, wusste Yuri, dass sich auch die internen Prozesse von YMtech ändern mussten. So hat YMtech seinem Tech-Stack Teamwork Spaces hinzugefügt, um einen Dokumentations-Hub zu erstellen, der mit ihnen wachsen kann.

Kommunikationshürden

Eine der größten Herausforderungen für Kleinunternehmer ist der Informationsaustausch, und YMtech spürte den Kampf.

Unabhängig davon, ob die Informationen von Managern zu Teammitgliedern, von Teammitgliedern zu anderen Teammitgliedern oder von Teammitgliedern zu Kunden verschoben wurden, wurden wichtige Informationen auf dem Weg gelöscht. Sie wussten, dass sie einen leicht zugänglichen zentralen Ort brauchten, um Ideen und Aktualisierungen auszutauschen, da jeder zu viel Zeit damit verbrachte, dieselben Informationen zu wiederholen oder nach den benötigten Details zu suchen.

" “Ohne ordnungsgemäße Kommunikation hatten wir ein echtes Produktivitätsproblem “, sagte Yuri.

“Das Problem begann bei uns, endete aber mit einem schlechten Service für einen Endkunden. Wir haben die anfängliche Kundeninteraktion nicht ordnungsgemäß dokumentiert. Als die Unternehmensvertreter nachverfolgten, fehlten ihnen wichtige Informationen, sodass der Kunde seine Aussagen wiederholen musste. Das hat uns nicht professionell aussehen lassen. "

Gespräche und Dateien können überall stattfinden: in E-Mails, Messaging-Apps oder in Dokumenten, und es gab keine große Übereinstimmung darüber, wo sich diese befanden oder wann das letzte Update erforderlich war. Eine weitere Herausforderung bestand darin, Sicherheiten wie Notizen und Links zu Medien zusammenzuhalten.

Yuri musste nicht lange nach einer besseren Lösung suchen. YM Tech wurde bereits verwendet Zusammenarbeit für ihre Arbeitsmanagementbedürfnisse, und das sah er Teamwork-Räume wurde kürzlich zur Teamwork-Suite als intuitiver Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit von Inhalten hinzugefügt. Mithilfe von Teamwork Spaces konnten Teammitglieder gemeinsam genutzte, interaktive Dokumente mit Widgets und Originalfunktionen erstellen, mit denen Informationen und gespeicherte Materialien sofort an einem einzigen Ort organisiert wurden.

Werkzeuge zur Transformation

Die Hälfte der Herausforderung der Kommunikation besteht darin, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit anzubieten. Die andere Hälfte weiß, ob die Informationen empfangen wurden. Teamwork Spaces löste dieses Problem mit seiner Pflichtlektüre merkmal. Mit Required Reading konnte Yuri sicher sein, dass wichtige Inhalte wie SOPs, Strategie-Memos und organisatorische Änderungen schnell und konsistent im gesamten Team oder Unternehmen kommuniziert werden können, ohne dass wiederholte Besprechungen erforderlich sind.

Seiten können jeder Person oder Gruppe zugewiesen werden, die dann Anhänger dieser Seiten werden. Wenn Änderungen oder Aktualisierungen am Inhalt vorgenommen werden, erhalten die Follower eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, das Material erneut zu lesen. Die Redakteure jeder erforderlichen Leseseite können einen Bericht darüber erhalten, wie viele Personen die Seite gelesen haben, einschließlich filterbarer Listen, damit die Redakteure sehen können, wer das Material noch lesen muss. Diese Berichte sind äußerst nützlich bei der Vorbereitung von Besprechungen: Die Redakteure haben eine gute Vorstellung davon, welches Material Teammitgliedern oder Kunden im Voraus bekannt sein sollte.

Das Team von YMtech hat festgestellt, dass die Besprechungsprotokolle für Kunden und Teammitglieder mit Teamwork Spaces vollständig geändert wurden. Durch einen zentralen Ort für Besprechungsnotizen kann jeder Informationen in einem konsistenten, gut organisierten Format platzieren. Yuri und seine Teammitglieder führen jetzt mit größerer Wahrscheinlichkeit interne und kundenbezogene Diskussionen viel besser auf und teilen sie dann problemlos. Unabhängig davon, wer den ersten Kontakt mit dem Kunden hatte, sehen die Folgegespräche von Yuri professionell und gut vorbereitet aus.

" “Innerhalb unseres eigenen Teams hat uns das Format der Besprechungsnotizen dabei geholfen, sehr schnell von der Idee zur Aktion zu gelangen “, sagte Yuri. "Jeder verlässt das Meeting und weiß genau, was er als nächstes tun muss."

Eine der nützlichsten Funktionen für YMtech ist die Integration zwischen Teamwork Spaces und Teamwork. Mit einem der Widgets können Redakteure a sofort einbettenTeamwork task list in a document. Yuri uses this feature to give each project more clarity and direction. Keeping pace with change

Die Auswahl von Teamwork Spaces als dedizierte Plattform für die Zusammenarbeit von Inhalten und den Informationsaustausch hat die Kommunikation sowohl für den Kundenkontakt als auch für den internen Austausch erheblich beeinträchtigt.

Yuri kann feststellen, dass seine Mitarbeiter besser über SOPs, Richtlinien, organisatorische Änderungen und Schlüsselstrategien informiert sind. Dies spart Zeit, die zuvor zur Beantwortung von Fragen zur korrekten Ausführung der Arbeit verwendet wurde. Jetzt haben seine Teammitglieder die Freiheit, unabhängiger zu arbeiten und mehr Stunden für kreative Arbeit oder das Lösen von Problemen aufzuwenden.

" “Mit Teamwork Spaces kann ich genau sehen, welche Informationen verbraucht wurden und was durch die Risse gerutscht ist “, sagte Yuri. „Früher habe ich wichtige Informationen verschickt, und ich hatte nie eine Bestätigung, wenn sie tatsächlich gelesen worden waren. Jetzt weiß ich." Heute fragt sich Yuri nie mehr, ob neue Mitarbeiter eine konsequente Schulung erhalten, da das Material, das sie lesen, genau das gleiche ist, selbst wenn es überarbeitet wird, um der Anpassungsfähigkeit von YMtech an den Markt zu entsprechen. Während Innovationen stattfinden, kann Yuri ein Update erstellen und alle gleichzeitig benachrichtigen.

Die Ergebnisse sind offensichtlich. Die Verwendung von Teamwork Spaces als zentrale Plattform für Zusammenarbeit, Diskussion und individuelle Aufgaben hat dem gesamten Team mehr Orientierung und Motivation gegeben. Während sich jedes Projekt weiterentwickelt, bleiben alle über neue Aufgaben und festgelegte Ergebnisse auf dem Laufenden.

“Alles im Geschäft ändert sich, egal ob es sich um Personalrichtlinien, Projektrevisionen, Entwicklungsprozesse oder Industriestandards handelt. Sobald Sie es dokumentieren können, können Sie diese Änderung bei allen Ihren Stakeholdern implementieren und einbetten. Das ist ein Fortschritt. "

– Yuri Miloslavsky, Gründer und Geschäftsführer von YMtech

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