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Wie Teamwork die Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019 antrieb

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Befragter
Clayton D’Costa, Director of planning and Integration
Shekhar Tamasker, Section Head of Scheduling and Reporting
Name der Firma
Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019
Industrie
Sport
Anzahl der Angestellten
300+
Hauptquartier
Abu Dhabi, Vereinigte Arabische Emirate

Clayton D'Costa, Direktor für Planung und Integration, und Shekhar Tamasker, Abteilungsleiter für Planung und Berichterstattung, beide im lokalen Organisationskomitee der Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019, berichten uns, wie die Flexibilität und Skalierbarkeit der Teamarbeit ihnen bei der Verwaltung geholfen hat jahrelange Planung und Zusammenführung mehrerer verschiedener Abteilungen zu einem groß angelegten, herausragenden Mega-Event.

Hauptvorbereitung

Die Bereitstellung eines unglaublichen Event-Erlebnisses erfordert viel Planung. Für eine Veranstaltung im Maßstab der Special Olympics World Games Abu Dhabi 2019 müssen die Organisatoren nicht nur Jahre im Voraus mit den Vorbereitungen beginnen, sondern auch Hunderte - wenn nicht Tausende - Menschen aus verschiedenen Teams und Branchen zusammenbringen synchronisieren

Das bedeutet, dass ihre Projektmanagement-Software einem kniffligen Kriterienkatalog entsprechen musste. "Aus meiner Sicht als Planungsdirektor brauchten wir ein Produkt, das im Zentrum des lokalen Organisationskomitees (LOC) steht", sagte Clayton D'Costa. „Aber es musste auch eine Vielzahl von Menschen mit unterschiedlichen Funktionen, Abteilungen und Hintergründen ansprechen. Wir hatten ein beispielloses LOC in Bezug auf Vielfalt - 47 verschiedene Nationalitäten in einem Team von 305, 12 entschlossenen Personen, 54% Frauen und mit über einem Viertel der Mitarbeiter in den Emiraten. “

Für alle, die mit der Welt der Großveranstaltungen nicht vertraut sind, ist ein Organisationskomitee insofern eine Besonderheit, als Sie die meisten Berufe, die Sie sich vorstellen können, im Gebäude vertreten haben können.

“Wenn Sie über die Organisation einer Großveranstaltung nachdenken, müssen Sie über Gebäude, Overlay, medizinische Dienstleistungen, Transport, Kommunikation, Marketing nachdenken. Dies sind nur einige der rund 40 Funktionen, die wir haben “, erklärte Clayton.

Vor diesem Hintergrund brauchten sie etwas, bei dem das Projektmanagement im Mittelpunkt stand, das jedoch für jemanden, der nicht über einen Projektmanagement-Hintergrund verfügt, einfach und intuitiv zu bedienen war, um es jeden Tag in den Griff zu bekommen und bequem zu nutzen.

“Die traditionelle Projektmanagement-Software bietet eine enorme Lernkurve “, sagte Clayton. "Wenn Sie sich anmelden, werden Sie abgeschreckt, noch bevor Sie etwas getan haben. Im Allgemeinen sind sie nicht die attraktivsten Produkte für den täglichen Gebrauch - und sie sind oft nicht etwas, das mehr als 300 Menschen von Anfang an verwenden können. "

Die Suche war auf der Suche nach etwas Besserem.

Funktionsübergreifende Funktionalität

Clayton und Shekhar Tamasker, Abteilungsleiter für Planung und Berichterstellung, begannen mit der Erforschung und Erprobung verschiedener Projektmanagement-Tools. Sie stellten schnell fest, dass Teamwork am einfachsten zu verwenden war und dennoch die robuste Funktionalität bot, die sie benötigten.

“Wir wurden von unserem Geschäftsführer dazu inspiriert, anders zu denken. Nach einer gründlichen Prüfung der Optionen auf dem Markt gemäß unseren Benutzeranforderungen haben wir uns für Teamwork entschieden. Mit Teamwork haben wir ein Produkt, das so ziemlich alles kann, was wir wollten und mehr “, sagte Shekhar.

Die Einführung in einer so unterschiedlichen Anzahl von Benutzern und Teams hätte einen bereits engen Zeitplan blockieren können, aber zum Glück stellten sie fest, dass die Teams mit minimalem Aufwand einsatzbereit waren. "Unsere Program Delivery Manager boten maßgeschneiderte Schulungen an, und es stellte sich heraus, dass wir mit dem Produkt, wie es ist, nicht viel mehr brauchten", sagte Clayton.

Innerhalb eines Tools hat jedes Team die Freiheit, so zu arbeiten, wie es für sie funktioniert. "Wir haben nie wirklich eine Ansicht darüber geäußert, wie Menschen Teamwork nutzen", sagte Clayton. Stattdessen gibt es eine Reihe von Programmlieferungsmanagern, die jeweils für ihre eigenen Teams und Ziele verantwortlich sind, die für bestimmte Teile des Geschäfts relevant sind.

“Bei der Durchführung des ersten Mega-Events in der Geschichte der VAE mussten wir innovativ denken “, fügte Fatmah Alkaabi, Program Delivery Manager bei Etihad Airways, hinzu. „Teamwork unterscheidet sich stark von einigen anderen Produkten, da es über immense Fähigkeiten verfügt, aber auch die Benutzeroberfläche ist untertrieben. Darüber hinaus bieten die Teamwork-Berichte eine Self-Service-Lösung für die Abfrage unserer Daten und stellen sicher, dass wir uns nicht auf klobige Tabellenkalkulationen und die damit verbundene Pivot-Tabellenanalyse verlassen müssen. “

Unsere Art, Teamwork zu implementieren, bestand darin, alle über die zahlreichen verschiedenen Arten der Vorgehensweise aufzuklären und es ihnen zu überlassen, wie sie darauf zugreifen oder es manipulieren können, wie sie es für richtig halten, basierend auf ihren eigenen Anforderungen. Beispielsweise können Teams je nach ihren eigenen Daten und Einstellungen zwischen Listenansicht, Boardansicht oder Gantt-Diagrammen wechseln.

Umfangreiche Zusammenarbeit

Durch den Einsatz von Teamwork wurde sichergestellt, dass die Kernmitarbeiter und Tausende anderer an den Spielen Beteiligter gemeinsam auf dasselbe Ziel hinarbeiteten. Bei Ereignissen dieser Größenordnung gibt es keinen Raum für Verzögerungen - und synchronisierte Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung.

“Wir mussten dieses Projekt in sehr kurzer Zeit umsetzen “, sagte Clayton. „Ein olympisches Organisationskomitee hat grundsätzlich fünf bis sieben Jahre. Wir haben dieses große olympische Großereignis in weniger als zwei Jahren durchgeführt - 200 Nationen, über 7.000 Athleten, die an 24 Sportarten an 10 Austragungsorten teilnehmen. Bei der Planung stand die Teamarbeit im Mittelpunkt. Es war unser Kernsystem. “

Clayton half ihnen nicht nur dabei, diese längerfristigen strategischen Ziele zu erreichen, sondern entwickelte auch eine neuartige Methode, um sie vor Ort für kurzfristigere, sofortige Lösungen einzusetzen.

Zur Zeit der Spiele haben wir Teamwork auch als unser operatives Issue-Management-System verwendet. Wenn wir zum Beispiel einen Mangel an Catering für Freiwillige hätten, könnte unser Leiter für Catering sofort - vor Ort, in der Mitte des Veranstaltungsortes - eine Aufgabe in Teamwork hinzufügen, und wir würden in unserem Hauptbetriebszentrum benachrichtigt, dass wir eine hatten Problem mit der Verpflegung. Dies wurde durch die Tatsache unterstützt, dass Teammitglieder und Freiwillige die mobile App verwenden konnten, anstatt an einen Desktop gebunden zu sein, sodass sie von überall aus arbeiten konnten. „Zur Zeit der Spiele arbeiten wir an mehreren Orten. Aber selbst wenn die Leute verstreut wären, könnten sie alle genau dort auf Teamwork zugreifen, wenn sie müssten.

Als es darauf ankam, sagte Clayton, hat Teamwork funktioniert, weil es ihnen nicht nur geholfen hat, die Zusammenarbeit und Integration zu erleichtern, sondern weil es ihnen geholfen hat, ihren Werten treu zu bleiben.

“Ich denke, wir haben die Norm gebrochen “, sagten sie. „Wir haben immer gesagt, dass wir ein EP²IC-Organisationskomitee sind. Das heißt, wir möchten Exzellenz, Pionierarbeit und Leidenschaft, Innovation und Zusammenarbeit liefern. Grundsätzlich denke ich, dass unser Erfolg mit Teamwork darin besteht, dass es den Grundprinzipien des Projektmanagements treu bleibt, uns aber dennoch die Möglichkeit gibt, Dinge auf einfache Weise zu erledigen. “

“Es ist ein ganz anderer Fischkessel als „traditionelle“ Großprojekte “, erklärte Clayton. "Zum Beispiel haben wir per se keinen kritischen Pfad. In Bezug auf die operative Planung waren wir anpassungsfähig - wir konnten nichts liefern, würden aber trotzdem die Spiele liefern. Die Flexibilität von Teamwork hat uns wirklich geholfen, das Gesamtbild im Auge zu behalten und gleichzeitig die komplexen multifunktionalen Facetten zu verwalten. “

Clayton und Shekhar glauben, dass sie als Organisation nur etwa die Hälfte der Funktionalität von Teamwork genutzt haben. "Für mich ist das eine gute Sache", sagte Shekhar. "Sollten wir mehr Funktionen für unsere Nachbearbeitungsvorgänge benötigt haben, ist es schön zu wissen, dass sie vorhanden waren. Dies bedeutet, dass wir immer neue Ansätze und Sichtweisen ausprobieren können, ohne in ein anderes System investieren oder alle unsere Daten übertragen zu müssen. “

Aber wenn es darauf ankommt? Flexibilität im Prozess war unabdingbar, aber letztendlich hängt alles von den Ergebnissen ab. "Auf die Ergebnisse kommt es an. Und eine wirklich fähige, elegante Lösung zur Hand zu haben, hilft uns, sie zu liefern. “

Was uns während der Planung vor den Spielen und während der Spielzeit beruhigte, war der zuverlässige und schnelle Kundenservice von Teamwork. Das System funktionierte wie versprochen, aber wenn ein Problem auftrat, antwortete Teamwork und löste es umgehend. - Shekhar Tamasker, Abteilungsleiter für Planung und Berichterstattung

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