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Wie Teamwork zur All-in-One-Lösung für Scopic wurde

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Name der Firma
Scopic
Industrie
Software
Anzahl der Angestellten
201 – 500
Hauptquartier
Rutland, Massachusetts, Vereinigte Staaten

Scopic ist eines der größten virtuellen Softwareunternehmen der Welt mit fast 250 Remote-Teammitgliedern in 30 verschiedenen Ländern. Ihre Spezialität sind maßgeschneiderte IT-Lösungen für Web, Mobile und Desktop für eine Vielzahl von Branchen, darunter Finanzen, Fitness, Gesundheitswesen, Fertigung und mehr.

Nachdem Scopic mit vier verschiedenen Projektmanagement-Tools gerungen hatte, um über 150 Projekte und fast 250 verteilte Teammitglieder zu verwalten, entschied er sich für Teamwork als All-in-One-Lösung. In dieser Fallstudie haben wir mit Tim Burr, Gründer und Präsident von Scopic, gesprochen, um herauszufinden, wie Teamwork den Projektmanagementprozess des Unternehmens vereinfacht hat.

Unterschiedliche Werkzeuge, unterschiedliche Arbeitsabläufe

Projekte vor Teamwork auf Kurs zu halten, war für das Scopic-Team eine komplizierte und zeitaufwändige Aufgabe. Das Unternehmen war allen verfügbaren Projektmanagementlösungen entwachsen, wobei verschiedene Teams auf vier separate Tools angewiesen waren, um verschiedene Aspekte ihrer Arbeit wie Kommunikation, Planungsaufgaben, Projektverfolgung und Protokollierungszeit zu verwalten.

Das von Scopic ausgewählte Tool zur Verwaltung der Client-Kommunikation verursachte große Probleme, da es keine erweiterten Messaging-Funktionen gab. Das Team verbrachte wertvolle Zeit damit, Kunden vor Dokumenten und Diskussionen zu schützen, an denen sie nicht beteiligt waren.

Ohne Datenschutzeinstellungen und detaillierte Kontrolle über Nachrichtenempfänger mussten Teammitglieder häufig Spiegelprojekte erstellen oder Diskussionen per E-Mail initiieren, um zu verhindern, dass bestimmte Informationen an alle weitergegeben werden. Dies führte zu einigen sehr unangenehmen Situationen.

" Oft eröffneten die Leute eine private Diskussion über das Projekt und schickten unwissentlich eine Nachricht an alle, einschließlich des Kunden.

Da das vorherige Tool keine Tagging-Funktion zum Filtern und Gruppieren von Elementen hatte, war das Sortieren durch unorganisierte Konversationsthreads ein weiteres Problem. Da Diskussionen über mehrere Projekte offen waren, war das Auffinden spezifischer Informationen eine entmutigende Aufgabe.

Eine weitere Herausforderung für das Scopic-Team bestand darin, genaue und umfassende Berichte für Projektmanager zu erstellen. Bei so vielen aktiven Projekten war die Verfolgung und Bewertung des Fortschritts äußerst schwierig und erforderte ein Flickenteppich an Methoden zum Sammeln und Teilen der Daten.

“Zunächst verwendeten wir E-Mails, um die täglichen und wöchentlichen Berichte aller Projektmanager zu verfolgen und zu speichern. Anschließend haben wir über 20 Projekte für jeden Projektmanager erstellt, der normalerweise zwischen 4 und 6 Projekte betreute. Der Prozess war kompliziert und äußerst zeitaufwändig, mit einer signifikanten Hin- und Her-Kommunikation. “

Eine Plattform für alles

Als Scopic entschied, dass sie eine bessere Lösung für ihre Projektmanagementanforderungen benötigen, wurde ein Mitarbeiter beauftragt, ein Programm zu finden, das alles kann. Sie brauchte mehr als 40 Stunden, um die Recherche abzuschließen, und ihre Schlussfolgerung wies darauf hin Zusammenarbeit als die beste Wahl.

Ein Jahr später hat das Team alle anderen Projektmanagement-Tools eingestellt und verlässt sich vollständig darauf Zusammenarbeit. Jetzt kommunizieren Teammitglieder und Kunden ausschließlich innerhalb von Teamwork. Datenschutz- und Berechtigungsfunktionen bieten eine detailliertere Kontrolle über die gemeinsame Nutzung von Nachrichten und Dateien. Dies bedeutet, dass Informationen nur an Teammitglieder oder Kunden weitergegeben werden, die sie benötigen.

“Wenn wir Nachrichten verwenden, können wir ganze Gespräche vor uns sehen, sodass wir Personen markieren können, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Wenn unser Team immer noch E-Mails verwenden würde, würde es zu Missverständnissen und endlosem Durchsuchen von Threads kommen. “

Das Planen von Aufgaben und das Erstellen von Berichten dauert nur noch wenige Klicks, anstatt stundenlang Informationen manuell einzugeben, sie mit anderen Datenbanken zu vergleichen und dann nach allen wichtigen Informationen zu suchen, die für die Erstellung nützlicher Berichte für Manager erforderlich sind.

" Teamwork hat es uns ermöglicht, über 150 Projekte für Kunden international zu planen und zu verwalten. Die Software hat unseren Prozess so mühelos gemacht, dass wir uns nicht vorstellen können, ohne sie zu arbeiten.

Bessere Prozesse, zufriedenere Kunden

Die Resonanz jedes Teams und jedes Projektmanagers bei Scopic war überwältigend positiv. Seit dem Wechsel zu Teamwork sieht Scopic Verbesserungen bei der Einhaltung von Fristen, beim Auffinden wichtiger Informationen und beim Einhalten von Projekten innerhalb des Budgets.

“Wir haben gesehen, dass Projekte schneller ablaufen und unsere Kunden jetzt aktiver am Projektlebenszyklus teilnehmen. Aufgrund unserer effizienteren Prozesse übernehmen wir mehr Projekte, wodurch wir unser Geschäft und unsere Gewinne steigern konnten. “

Zusammenarbeit erhöht auch die Kundenzufriedenheit, indem es jedem Kunden erleichtert wird, den Projektfortschritt einzuchecken, Feedback zu geben und an zentraler Stelle mit seinem Projektmanager zu kommunizieren.

" Grundsätzlich ist Teamwork unsere zentrale Anlaufstelle, wenn es um die Effizienz von externen und internen Projekten geht. Es gibt kein besseres System für ein virtuelles Unternehmen, das in Bezug auf Funktionen und Preis dem entspricht, was Teamwork bietet.

– Tim Burr, Gründer von Scopic

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