Kundenstories / Moravian College

Wie Teamwork Hochschulen bei der Verwaltung abteilungsübergreifender Projekte unterstützt

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Name der Firma
Moravian College
Industrie
Bildung
Anzahl der Angestellten
700-1000
Hauptquartier
Bethlehem, Pennsylvania, Vereinigte Staaten

Mährisches College ist eine private Hochschule für freie Künste in Bethlehem, Pennsylvania, mit einer Marketingabteilung, die einen effektiveren Prozess für die Planung und Verwaltung von Marketingprojekten für andere Abteilungen benötigte.

In dieser Fallstudie haben wir mit Mike Corr, Direktor für Marketing und Kommunikation am Moravian College, gesprochen, um herauszufinden, wie die Einführung erfolgt Zusammenarbeit hat die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verändert und die Teamleistung verbessert.

Das schwarze Loch der E-Mail

Die Marketing- und Kommunikationsabteilung des Moravian College ist verantwortlich für die Gestaltung der College-Marke und die Optimierung ihres Rufs durch öffentlichkeitsarbeit, medien- und Marketingaktivitäten. Eine zusätzliche Aufgabe der Abteilung ist die Bereitstellung von Marketingmaterialien für andere Abteilungen auf dem gesamten Campus.

Als Mike Corr im November 2016 als Direktor für Marketing und Kommunikation zum Moravian College kam, bestand eines seiner ersten Ziele darin, ein System zu finden, das die Dutzende von Verantwortlichkeiten und Projektanfragen verfolgt, die die Abteilung jede Woche erhielt. Zu dieser Zeit war das Marketing-Team vollständig auf E-Mails angewiesen, was die Suche nach Projektanfragen, Dokumenten und anderen Informationen zeitaufwändig machte.

Die Zusammenarbeit mit Abteilungen, die Unterstützung bei Marketingaktivitäten benötigten, bereitete Mike und seinem Team ebenfalls Probleme. Aufgrund von Rückmeldungen und Überarbeitungsanfragen per Telefon, E-Mail und persönlichen Gesprächen war es schwierig, all diesen Austausch zu verfolgen, genaue Änderungen vorzunehmen und Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

" Als ich zum Moravian College kam, nutzte das Team E-Mails, um Projekte zu verwalten und Informationen auszutauschen. Ich bin immer noch erstaunt, wie viel sie ohne Software erreichen konnten, um alles im Auge zu behalten!

Optimierte Workflows

Eine der ersten Änderungen, die Mike innerhalb der Abteilung vorgenommen hat, war die Implementierung einer Projektmanagementsoftware, um seinem Team bei der Zusammenarbeit zu helfen, den Workflow zu optimieren und die Fristen einzuhalten. Zusammenarbeit war die offensichtliche Wahl für Mike, da er die Software während seiner Jahre bei privaten Firmen ausgiebig genutzt hatte. Obwohl er die Software noch nie in einem akademischen Umfeld eingesetzt hatte, war er zuversichtlich, dass sie seiner Abteilung die gleichen Vorteile bieten würde, die er in der Unternehmenswelt erlebt hatte.

Während die Marketingabteilung des Moravian College an Projekten für andere Abteilungen arbeitet, fügen sie jede Abteilung als Benutzer zu Teamwork hinzu. Dies hat die Transparenz verbessert, indem alle sofort in Echtzeit über den Projektfortschritt informiert wurden. Datenschutz- und Berechtigungsfunktionen innerhalb von Teamwork wird sichergestellt, dass Benutzer aus jeder Abteilung nur die Berechtigung haben, auf bestimmte Aspekte ihrer Projekte zuzugreifen, ohne ihnen die Berechtigung zu geben, laufende Projekte für andere Abteilungen anzuzeigen.

" Als Team sehen wir deutlich die Auswirkungen von Teamwork, wenn wir vergleichen, wie lange wir gebraucht haben, um Projekte zu unseren heutigen Zeitplänen abzuschließen. Engpässe, die den Fortschritt tagelang gebremst haben, sind verschwunden, weil wir mit Mitarbeitern anderer Abteilungen zusammenarbeiten, als wären wir alle im selben Büro

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Unabhängig davon, ob die Marketingabteilung des Moravian College an Modellen für eine neue Seite auf der College-Website arbeitet oder eine Kampagne mit der Registrierungsabteilung von Grund auf plant, hat Teamwork die Rückkopplungsschleife für Überarbeitungen vereinfacht. Mit Kommentaren und dem eingebauten dokumenteditor, das Marketingteam und die Stakeholder in anderen Abteilungen können das von ihnen produzierte Material direkt kommentieren, ohne aktualisierte Dateien hin und her zu senden.

Für Mike ist ein weiterer Vorteil der Software, dass sie seinem Team die Möglichkeit gibt, direkt zu arbeiten messen ihre Leistung und beweisen ihren Wert gegenüber denjenigen, die die Budgets auf Verwaltungs- und Abteilungsebene überprüfen.

“Mit den Berichterstellungstools in Teamwork können wir den Wert, den unser Team liefert, genau wiedergeben. Es ist immer schwierig, den ROI im Marketing zu messen, aber mit Teamwork können wir unsere Auswirkungen quantifizieren. "

Während Marketing-Tools und -Strategien, die in der Unternehmenswelt gut funktionieren, für Marketing-Teams in der Hochschulbildung nicht immer so effektiv funktionieren, stellte Mike fest Zusammenarbeit in beiden Umgebungen außergewöhnlich gut zu arbeiten.

" Ich denke, dass mehr Hochschulen und Universitäten sich Teamwork genauer ansehen sollten. Es hat sich für mich in der Unternehmenswelt bewährt und ich weiß, dass es eine der Technologien ist, die auch im Hochschulbereich einen echten Wert hat.

– Mike Corr, Direktor für Marketing und Kommunikation am Moravian College

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