Kundenstories / Liberty Marketing

Wie Wales 'Top-Digitalagentur Teamwork einsetzte, um die Projektzeit zur Rechenschaft zu ziehen

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Name der Firma
Liberty Marketing
Industrie
Marketingagentur
Hauptquartier
Cardiff, Wales

Liberty Marketing ist die größte Agentur für digitales Marketing in Wales und beschäftigt 35 Mitarbeiter in ihrem Hauptsitz in Cardiff. Das Unternehmen bietet Kunden wie Penguin Books, Morphe Cosmetics und Universal Music Group Dienstleistungen wie SEO, PPC, digitale PR und Content-Marketing an. Liberty wurde bei den Employee Experience Awards 2020 als eines der besten Unternehmen in Großbritannien in die engere Wahl gezogen und bei den UK Agency Awards als digitale Agentur des Jahres in die engere Wahl gezogen (die Gewinner werden später in diesem Jahr bekannt gegeben!).

Nicci Beacham kam 2018 als Qualitäts- und Ressourcenmanagerin zu Liberty Marketing. Ihr Hauptziel war die Optimierung der Abläufe und Ressourcen der Agentur.

“In meinem ersten Jahr ging es darum, ein neues Projektmanagementsystem zu finden, das „mein Baby“ ist “, sagt Nicci.

Zu diesem Zeitpunkt verwendete Liberty Marketing ein Projektmanagement-Tool namens WorkflowMax, das die Agentur für nicht zweckmäßig befand. „Es gab keine Klarheit darüber, was die Leute täglich tun mussten, wir konnten nicht wirklich sehen, wie viel Zeit das Team protokollierte, da die Funktionalität ziemlich schwierig zu verwenden war und es Probleme mit der Plattformakzeptanz gab, wie z. B. das Chippen von Teammitgliedern bei monatelangen Aufgaben weg, anstatt termingerecht zu arbeiten “, sagt Nicci.

" Es gab eine Menge Dinge an der Plattform, die einfach nicht für den Zweck geeignet waren, also erhielt ich das Projekt, etwas Besseres zu finden - und natürlich entschied ich mich für Teamwork.

Mission Onboardable: Einführung einer PM-Plattform, die für das gesamte Team funktioniert

Liberty Marketing hatte Schwierigkeiten, alle Teammitglieder dazu zu bringen, die vorherige Projektmanagementplattform vollständig zu übernehmen. Daher war eine hervorragende Onboarding-Erfahrung einer der wichtigsten Punkte, nach denen Nicci in der neuen Lösung der Agentur suchte. " Das Onboarding-Erlebnis mit Teamwork verlief reibungslos. Der Kundenservice ist erstaunlich. Jedes Mal, wenn ich eine E-Mail sende, wird sich einer der Mitarbeiter innerhalb eines Tages bei mir melden.

Entscheidend war, dass das Onboarding auch für den Rest des Liberty Marketing-Teams gut lief. Nicci hat Schulungen mit Gruppen von Teammitgliedern geleitet, Auffrischungskurse abgehalten und ihre Kollegen regelmäßig um Feedback und Fragen zur Plattform gebeten. " Es war wirklich reibungslos und nach einem Jahr Rollout sind wir nun mehr in der Phase, alle Funktionen der Plattform zu nutzen.

Sie verwenden jetzt Teamwork-Funktionen wie Tags, Dateifreigabe, Kommentare und Teamwork-Chat - die Art von Funktionen, die einem Team wirklich helfen können, als eine Einheit zu arbeiten.

Wie Nicci es ausdrückt: "Bevor wir nur die grundlegenden Fähigkeiten der Plattform genutzt haben, passen wir sie jetzt wirklich an die Art und Weise an, wie wir sie als Unternehmen nutzen müssen."

Mission Approachable: Verwaltung komplexer Projekte

Laut Nicci besteht einer der Hauptvorteile von Teamwork for Liberty Marketing darin, dass komplexe Projekte leichter zu verwalten sind. " Einige Plattformen machen es wirklich schwierig, visuell mit Projekten zu arbeiten, da es plötzlich sehr groß wird, wenn Sie viele Informationen in ein Projekt eingegeben haben.

“In Teamwork ist es wirklich einfach, Informationen zu finden. Wir konnten Berichte über alles erstellen, was wir brauchen, um festzustellen, wie lange Menschen an Dingen arbeiten, und dann können wir untersuchen, wie lange es dauert, bestimmte Dinge zu tun und warum, welche Teams ihre Ziele erreichen und Wer liefert, was sie sein sollten? “

Für Nicci sind es die „Brot-und-Butter“ -Funktionen der Teamwork-Plattform, die den größten Unterschied bei der Verwaltung großer Projekte gemacht haben.

“Die besten Funktionen befinden sich wahrscheinlich in den Projekten, in denen Sie jede einzelne Aufgabe haben. Anschließend können Sie Aufgaben in Projekten hinzufügen, sie Personen zuweisen, Termine, Dateien, geschätzte Zeit, Beschreibung und Tags hinzufügen. Auf diese Dinge verlassen wir uns am meisten. “ Sie sagt.

Mission Accountable: Effektive Zeiterfassung über mehrere Kunden hinweg

Etwa 80% der Kundenarbeit von Liberty Marketing erfolgt auf Kundenbasis. Daher ist es besonders wichtig, die Zeit zu verfolgen, die für das Projekt jedes Kunden aufgewendet wird. " Wir brauchen Mitarbeiter, die ihre Zeit verfolgen, wir müssen die Budgets unserer Kunden verwalten und wir müssen in der Lage sein, detaillierte Beschreibungen und Anhänge hinzuzufügen und Gespräche über verschiedene Aufgaben zu führen. Das Team verwendet die projektinterne Zeiterfassung jeden Tag, um genau aufzuzeichnen, wie viel Arbeit an jeder Aufgabe für jeden Kunden geleistet wurde. Teammitglieder können das Tracking mit wenigen Klicks mit aktivieren der Teamwork-Timer, die sie für einen einfachen Zugriff auf ihrem Desktop laufen lassen können.

Nicci hat auch die Funktion "Projektzeitbudget" verwendet, um die für einzelne Projekte aufgewendete Zeit besser steuern zu können. Projektzeitbudget erleichtert die Schätzung des Zeitbedarfs pro Projekt, zeigt in Echtzeit, wie Projekte anhand der ihnen zugewiesenen Zeit verfolgt werden, und warnt frühzeitig, wenn einem Projekt die Kundenbindungszeiten ausgehen. Vor allem soll das Zeiterfassungselement des Projektmanagements klarer gestaltet werden.

Verbesserte Aufnahme von zeiterfassung das Liberty Marketing-Team hat ihnen dabei geholfen, für jeden Kunden die richtige Menge an Arbeit zu leisten.

" “Ich bin noch mehr ein Teamwork-Anwalt als zuvor. " Niccis Arbeit an der Implementierung von Teamwork bei Liberty Marketing hat der führenden digitalen Agentur in Wales eine Projektmanagementplattform gegeben, die ihrer Schlagkraft und ihren Ambitionen entspricht. Der Einstiegsprozess verlief reibungslos und Nicci leitet die Agentur nun durch die Übernahme der erweiterten Funktionen von Teamwork. Die Teammitglieder haben ihre Zeit zuverlässiger verfolgt, was es einfacher gemacht hat, sicherzustellen, dass für jeden Kunden die richtige Menge an Arbeit erledigt wird. Entscheidend ist, dass die Funktionen der „Bread-and-Butter“ -Plattform wie das Hinzufügen von Beschreibungen, Tags und Dateien zu Aufgaben die Verwaltung komplexer Projekte vereinfacht haben.

" Nichts ist so, wie ich es gesehen habe. Mit Teamwork erhalten wir mehr Transparenz über die verfügbaren Kapazitäten und Ressourcen des Teams sowie mehr Transparenz darüber, wem eine Aufgabe gehört und was genau getan werden muss.

– Nicci Beacham, Projekt- und Qualitätsmanager, Liberty Marketing

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