Kundenstories / Illumina Interactive

Teamwork beschleunigt die Zusammenarbeit für Illumina Interactive

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Name der Firma
Illumina Interactive
Industrie
eLearning
Hauptquartier
Canton, Massachusetts, Vereinigte Staaten

Illumina Interactive ist eine Entwicklungsfirma, die maßgeschneiderte technologiebasierte E-Learning-Lösungen anbietet, die die Bildungsherausforderungen und Schulungsbedürfnisse ihrer Kunden verändern. Zu ihren Kunden zählen Branchenriesen wie Dunkin 'Brands, Prestone, Nestlé, Biogen, Williams-Sonoma, die State Street Bank, Dassault Systemes 3DS / SolidWorks und Boston Scientific.

Wir haben mit Jean Marrapodi, Senior Learning Architect, und Michael Getz, President bei Illumina Interactive, gesprochen, um zu verstehen, wie ihr Team Teamwork verwendet, um maßgeschneiderte E-Learning-Lösungen für ihre Kunden effektiv zu verwalten.

Archivierungs- und Kollaborationsprobleme

Vor einigen Jahren erkannte das Team, dass es während des weiteren Aufbaus des Geschäfts eine effektivere unternehmensweite Projektmanagementlösung benötigte. Projektmanager verwendeten unterschiedliche Tools und Dokumente, um Projektressourcen, Zeitpläne und Fristen sowie eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Austausch von Dateien mit Kunden zu verfolgen. Dies geschah jedoch ohne eine einzige App, die alle beweglichen Teile ihrer Projekte koordinieren konnte.

Jedes Projektteam verschwendete Zeit damit, Dokumente an verschiedenen Orten zu organisieren, Aufgabenlisten zu erstellen und zu aktualisieren sowie Meilensteine und Fortschritte zu verfolgen. "Wir hatten keinen einzigen Standort für alle unsere Projektdokumentationen oder Sicherheiten", sagte Michael. „Obwohl wir dedizierte Server, ein Intranet und ein Extranet hatten, wurden Dateien an mehreren Orten und in Ordnern gespeichert, und jeder Projektmanager hatte sein eigenes spezielles Ablagesystem. Es hat funktioniert, aber wir haben jeden Tag viel zu viel Zeit damit verbracht, nach Materialien zu suchen, die wir brauchten. “

Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kunden musste verbessert werden. Die Verwendung von E-Mail und dem gemeinsam genutzten Dateiserver, um Dateien und Nachrichten zu organisieren, erledigte die Aufgabe, führte jedoch häufig zu überlappenden Versionen, E-Mails, die in Posteingängen vergraben wurden, und Problemen, wenn große Dateien zur Clientüberprüfung hochgeladen werden mussten.

" Wir brauchten einen besseren Weg, um unsere Projekte voranzutreiben. Es gab zu viele Materialien und Nachrichten, die schwer zu verfolgen waren, und wir brauchten eine effektivere und effizientere Art der Kommunikation für alle.

Bessere Organisation und Kommunikation

Bei der Suche nach einer All-in-One-Lösung überprüfte Illumina Interactive verschiedene Softwareoptionen, entschied sich jedoch für einen genaueren Blick auf Teamwork, nachdem ein anderer Branchenprofi dies vorgeschlagen hatte. Jean erkannte schnell die Fähigkeiten von Teamwork Project und wurde ein Champion innerhalb des Unternehmens.

Teamwork bot mehrere Funktionen, um die Arbeitsbelastung zu vereinfachen, aber Jean musste sicherstellen, dass das gesamte Team an Bord war, bevor er den Wechsel durchführte. „Unsere Projektmanager verwendeten Microsoft Project und Excel für Projektpläne, die sie mit dem gesamten Team teilten. Einige von ihnen wollten diese Software wirklich nicht loslassen “, sagte sie.

Anfänglich waren einige Teammitglieder nur mit Teamwork für die gemeinsame Nutzung von Dateien vertraut - bis neue Mitarbeiter mit Erfahrung im Umgang mit Projektmanagementsoftware ihnen die Seile zeigten und aus erster Hand erlebten, wie einfach es sein kann, Meilensteine und Aufgabenlisten in Teamwork einzurichten. "Sie verstanden, wie Teamwork eingesetzt werden sollte, und wurden Produktevangelisten für den Rest des Teams", sagte Jean.

Der Game-Changer war die Möglichkeit, Dokumente an bestimmte Aufgaben anzuhängen. Anstatt Dateiversionen in ihren E-Mail-Posteingängen zu verfolgen, kann jeder, der sie benötigt, einfach die einzelne Aufgabe finden - und die aktualisierte Datei ist genau dort.

Die Bearbeitung ist auch mit Hilfe der einfacher geworden Microsoft Office-Integration. Teammitglieder und Kunden können alle Änderungen vornehmen, ohne zu einer anderen Plattform zu wechseln, um Dateien zu speichern oder zu übertragen. Dies spart jede Woche Stunden Zeit.

" Wir lieben es, Dokumente direkt in Teamwork bearbeiten zu können, ohne mit dem Herunterladen und Hochladen zu kämpfen. Dies hat die Art und Weise, wie wir Dateien und Feedback mit Kunden teilen, vereinfacht In einem Beispielprojekt verwendete das Team alle diese Funktionen in Kombination mit Board View gerade als sie eine Reihe von Mikrolernmodulen aufbauten. Jedes Stück in diesem Projekt musste von bestimmten Stakeholdern überprüft und dann an die nächste Bewertungsphase weitergeleitet werden, sodass die Board-Ansicht mit vier Spalten eingerichtet wurde: Überprüfung, Überprüfung, Überprüfung und Genehmigung. Jede Aufgabe wurde einem bestimmten Teammitglied zugewiesen, das einen Artikel in die Spalte Überprüfung einfügte. Nachdem jeder Stakeholder das Dokument im Auge behalten und Änderungen vorgenommen hatte, wurde es in die nächste Spalte verschoben. Löst aus in Teamwork integriert benachrichtigte die nächste Person automatisch, dass sie an der Reihe war, das Dokument zu überprüfen, sodass die Teammitglieder andere Projektmitglieder nicht daran erinnern mussten, es zu übernehmen.

Weniger Reibungspunkte, glücklichere Kunden

Seit der Umstellung auf Teamwork konnte Illumina Interactive mehr Arbeiten erledigen, die Durchlaufzeiten verbessern und die Details in jedem Projekt kontrollieren. "Wenn ich den größten Beitrag beschreiben müsste, den Teamwork für unser Unternehmen geleistet hat, würde ich sagen, dass es Effizienz ist", sagte Michael. Auch ohne bestimmte Ziele oder Anreize zu setzen, hat das gesamte Team enorme Produktivitätssteigerungen verzeichnet, da es keine Zeit mehr damit verbringt, nach Dateien zu suchen, Prioritäten zu bestimmen oder herauszufinden, welche Version eines Dokuments die aktuellste ist.

Auch die Kunden sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Jetzt, da jede Phase jedes Projekts transparenter ist, von individuellen Verantwortlichkeiten bis hin zu Meilensteinen, haben sie ein besseres Gefühl für den Fortschritt in Richtung größerer und kleinerer Fristen. Niemand fragt sich, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen oder ob ein Detail durch die Risse gefallen ist.

" Wir können uns nicht vorstellen, zum Chaos von E-Mails und Tabellenkalkulationen zurückzukehren, um alles zu verwalten. Jetzt, da wir wissen, wie viel besser das Leben mit Teamwork ist, sind unsere Standards für die Projektorganisation und die Arbeitsabläufe viel höher. Die Software hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert - zum Besseren.

– Jean Marrapodi, Senior Learning Architect bei Illumina Interactive

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