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Wie Teamwork die Arbeitsabläufe und die Kommunikation von Idea Planet optimierte

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Name der Firma
Idea Planet
Industrie
Marketing
Hauptquartier
Dallas, Texas, Vereinigte Staaten

Idea Planet begann mit der Suche nach einer zuverlässigen PM-Lösung für Unternehmen, als die von ihnen verwendete Software fehlschlug und keine wesentlichen Daten mehr vorhanden waren.

Stephanie Deits ist Director of Accounting and Corporate Operations bei Idea Planet in Dallas marketing innovationsunternehmen. Idea Planet wurde im Jahr 2000 gegründet und bietet Verbraucherforschung, Markenmarketing, Design, Einzelhandel und Fertigung - alles mit dem Ziel, Inspiration und Innovation für geschäftliche Herausforderungen zu bringen.

Alptraumsituation Vor Teamwork verwendeten wir grundlegende Tools, die nicht mit unseren Anforderungen Schritt halten konnten. Jeden Tag mussten wir versuchen, diese Software zu zwingen, um zu unserem Modell zu passen, das nur ein Zugunglück war. Idea Planet wusste, dass sie nach einer Projektmanagementlösung suchen mussten, als die grundlegenden Tools, die sie verwendeten, ihren Prozess verlangsamten. Sie hielten die Dinge mithilfe ihres Servers, Excel-Tabellen und E-Mail-Nachrichten zusammen, aber es war umständlich und inkonsistent.

“Wir hatten keinen zentralen Ort für alle aktuellen Projektdokumente oder früheren Versionen, daher war es schwierig zu finden, was wir brauchten, und es gab keinen Ort, um Zeitpläne zu verfolgen und die nächsten Schritte für ein Projekt festzulegen. “

Um ihre Tools zu vereinfachen und das Team zu koordinieren, entschieden sie sich für eine beliebte Projektmanagementsoftware. Die Mitglieder des Idea Planet-Teams hatten jedoch immer noch Schwierigkeiten, ein zentrales Ablagesystem einzurichten, Aufgaben zu verfolgen und die teamweite Kommunikation zu koordinieren. Obwohl sie jetzt ein System hatten, verwendeten nicht alle Teammitglieder es konsequent, was das Verfolgen und Planen sehr schwierig machte. Und dann haben sie einen Albtraum erlebt, dem sich kein Unternehmen stellen möchte: Die Software ist ausgefallen.

“Am Ende dieses Unternehmens gab es einen massiven Datenverlust, und wir hatten absolut keine Nachverfolgung oder Nachverfolgung durch das technische Team und das Kundendienstteam. Wir waren hoch und trocken und haben enorm viel Arbeit verloren. “

Nach dieser Katastrophe richtete das Management von Idea Planet ein ausgewähltes Team von Teammitgliedern ein, um nach Möglichkeiten für eine Ersatzprojektmanagementsoftware zu suchen, der das Unternehmen vertrauen konnte. Dieses Team wurde mit der Auswahl und Implementierung neuer Software mit besseren Sicherheitsstandards beauftragt und erhielt bestimmte Kriterien:

Wir brauchten ein benutzerfreundliches Projektmanagementsystem, das wirklich den besonderen Anforderungen unseres Unternehmens und Geschäftsmodells entspricht. Nach unserem Datenverlust mussten wir auch wissen, dass diese Software von einem Unternehmen erstellt wurde, das unser Partner und nicht nur unser Anbieter sein würde. Vor allem mussten wir sicher sein, dass unsere Daten sicher und vertraulich bleiben. Nach eingehender Untersuchung und Überprüfung hatte dieses ausgewählte Team ein weiteres Treffen, um seine Notizen zu vergleichen, und die Auswahl war einfacher als erwartet.

“Obwohl wir uns während unserer Recherchen nicht beraten hatten, kamen wir alle mit Teamwork als unserer ersten Wahl an den Tisch. Für jeden von uns war es ziemlich einfach zu erkennen, wie diese Software uns alles bieten kann, was wir für Sicherheit und Funktionalität benötigen. “

Die Möglichkeiten zu nutzen Der Wechsel zu Teamwork war aufgrund der zugänglichen Benutzeroberfläche und der Bereitschaft des Teams, eine sichere All-in-One-Lösung für die Verwaltung seiner Dokumente, Aufgaben und Kommunikation zu haben, einfach.

Teamwork ist sehr einfach zu erlernen, sehr intuitiv und benutzerfreundlich. Unser Team hat die Video-Tutorials und Webinare bei unserer ersten Schulung in großem Umfang genutzt, aber seitdem mussten wir uns nicht mehr darauf verlassen. Der größte Vorteil, den Teamwork für Idea Planet bietet, besteht darin, dass das Unternehmen eine Projektmanagementlösung gefunden hat, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es gibt nicht nur einen zentralen Ort für den Austausch von Projektmaterialien und Informationen, sondern dank Teamwork sorgt die Möglichkeit, Meilensteine zu setzen und Aufgaben damit zu verknüpfen, dafür, dass alle verantwortlich und auf dem richtigen Weg sind.

Eine der beliebtesten Funktionen des Teams ist die Board-Ansicht, mit der Manager und Teammitglieder Aufgaben in jedem Projekt anzeigen und Aufgaben nach Abschluss verschieben können. Dieses Bild bietet Klarheit über die Verantwortlichkeiten, wodurch das gesamte Team Termine einhalten und auf dem richtigen Weg bleiben kann, da es sehen kann, wie das gesamte Projekt voranschreitet.

“Bei der täglichen Arbeit in der Kreativabteilung war diese visuelle Übersicht eine großartige Ergänzung, und es macht mir Spaß, zu lernen, wie man sie verwendet, und sie für mich und das gesamte Team zum Laufen zu bringen. "

Arbeiten wie im Traum Teamwork hat es Idea Planet ermöglicht, den Prozess zu optimieren und den Workflow durch die Verwendung von Projekt- und Aufgabenlistenvorlagen zu verbessern, sich wiederholende Aufgaben festzulegen und mehrere Teammitglieder Aufgaben basierend auf ihrer Jobrolle zuzuweisen.

“Ohne Teamwork würde der von uns verwendete Workflow und Prozess mehr manuelle Eingaben erfordern, was zeitaufwändig ist. Die Berichtsfunktionen von Teamwork bieten den Führungskräften von Idea Planet auch einen vollständigen Überblick über die täglichen Abteilungsprioritäten und stellen sicher, dass diese erreicht werden. “

Der Wechsel zu Teamwork hat nicht nur den Prozess und den Workflow verbessert, sondern auch eine der größten Befürchtungen von Idea Planet beseitigt - den Datenverlust. Da alle in Teamwork gespeicherten Daten in den Web Services (AWS) von Amazon gehostet werden und alle Daten zweimal täglich gesichert werden. Die Software bietet dem Unternehmen außerdem die Gewissheit, dass alle Dateien vor versehentlichem Löschen geschützt sind - ein Problem, das viele in einer Umgebung haben, in der mehrere Benutzer dieselbe Plattform verwenden.

Ich persönlich kann die Auswirkungen von Teamwork nicht in Dollar angeben. Die Möglichkeit, Aufgaben, Zeitpläne und Details zu verfolgen und diese Informationen dann im Berichtsformat sofort abzurufen, hat meine Arbeit unermesslich effizienter gemacht. Stephanie Deits, IDEA PLANET Direktor für Rechnungswesen und Unternehmensführung

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