Wie FYB Teamwork verwendet, um einen transparenten Prozess aufzubauen

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Name der Firma
FYB
Industrie
Professionelle Dienstleistungen
Hauptquartier
Melbourne, Australien

FYB bietet Information Governance und Lösungen, damit Kunden die Leistungsfähigkeit ihrer Daten nutzen können. Verschiedene Branchen in ganz Australasien sind auf die Dienste von FYB angewiesen, um ihre Informationen zu erfassen, zu verwalten und zu speichern und gleichzeitig ihre Privatsphäre und Sicherheit zu schützen.

Michael Grech, Manager Professional Services bei FYB, erzählte uns, wie Teamwork dem FYB-Team geholfen hat, verlorene Zeit wiederzuerlangen, und ihnen Tools zur Verfügung gestellt hat, um starke Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen.

Verlorene Zeit, verlegte Informationen

Als FYB 2004 seine Türen öffnete, war Microsoft Projects das erste Projektmanagement-Tool, mit dem das Team Aufgaben verfolgte und Informationen mit Teammitgliedern und Kunden austauschte.

Die Plattform handhabte Projekte größtenteils gut, aber die On-Premise-Software verhinderte, dass FYB-Teammitglieder in Echtzeit mit Kunden zusammenarbeiten konnten. Zeitplanverzögerungen und Missverständnisse traten unweigerlich auf, wenn Änderungen über eine Reihe von Telefonanrufen, Dokumentenaustausch- und Nachrichtensystemen vorgenommen werden mussten.

Sie erkannten bald, dass E-Mail einer der größten Diebe der Produktivität war - und des Gewinns.

E-Mail war nicht nur eine sehr langsame Kommunikationsmethode, sondern die Gespräche waren auch mit komplizierten Antwortketten übersät. Das Auffinden bestimmter Kommentare oder wichtiger Excel-Dateien war oft eine zeitaufwändige Jagdexpedition, die alle frustrierte.

“Kundenfeedback aus dieser Zeit sagte uns, dass die Kunden zwar von den Ergebnissen unseres Teams begeistert waren, unser Prozess, um dorthin zu gelangen, uns jedoch im Stich ließ “, sagte Michael. "Wir brauchten Software, die für unsere Kunden nicht so kompliziert war."

Das Team von FYB wusste, dass Cloud-basierte Software viele ihrer Probleme gelöst hätte, aber das war nicht das einzige Hindernis, das sie beseitigen mussten. Das Einbinden neuer Mitarbeiter in Microsoft Projects war für neue Mitarbeiter schwierig, was die Zeit von wertvollen Kunden und Projekten verschwendete.

"Wir haben zu viele abrechnungsfähige Stunden verloren, um neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, und dadurch haben wir den Fortschritt in Bezug auf die Fristen verloren. Wir wussten, dass wir eine bessere Lösung brauchen.

Einfaches Onboarding zu einer einzigen Quelle der Wahrheit

Das FYB Project Management Office wählte mehrere Projektmanagementlösungen aus und führte einen direkten Vergleich von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Suchfunktionen und Tools für die Zusammenarbeit durch.

Nachdem sie intern mit Teamwork gearbeitet hatten, beschlossen sie, es in Echtzeit zu testen, indem sie mit einem vorhandenen Client zusammenarbeiteten, der Teamwork noch nie zuvor verwendet hatte. In jeder Phase des Projekts gab der Kunde ihnen positives Feedback, das seine Entscheidung festigte.

Der Rollout innerhalb des FYB erfolgte schrittweise, beginnend mit den Teammitgliedern und dann mit der Einbeziehung jedes Kunden. „Der gesamte Prozess verlief viel reibungsloser als erwartet. Eines der besten Dinge beim Wechsel zu Teamwork war, wie einfach es für unser Team und unsere Kunden war, Experten für die Verwendung der Software zu werden, ohne Zeit und Ressourcen für Schulungen aufwenden zu müssen “, sagte Michael.

Heute verwalten die Teammitglieder von FYB Teamwork, um mehrere interne und kundenorientierte Projekte zu verwalten - bis zu 60 werden gleichzeitig ausgeführt. Einige dieser Projekte sind nur 10 Aufgaben lang, während andere bis zu 250 Aufgaben haben.

Das Einrichten neuer Projekte wird mit Hilfe von erheblich vereinfacht projekt und vorlagen für Aufgabenlisten, die es ihnen ermöglichen, neue Projekte mit einer Liste bewährter Aufgaben aus einem ähnlichen Projekt vorab zu füllen. „Früher haben wir zu Beginn Stunden gebraucht, um ein Projekt einzurichten, und jetzt dauert es nur noch wenige Minuten“, sagte Michael. "Das allein hat einen großen Unterschied gemacht."

Innerhalb von Teamwork verwendet das FYB-Team die Board View option, Aufgaben visuell zu organisieren und Teammitgliedern auf einen Blick Klarheit über ihre Verantwortlichkeiten zu geben. Jeder erkennt sofort, welche Aufgaben dringend behandelt werden müssen, und Fristen sind immer sofort ersichtlich.

Anstatt mit On-Premise-Software zu ringen, verfügen Teammitglieder und Kunden jetzt über eine Cloud-Lösung, mit der sie alle Informationen speichern können, die sie für jedes Projekt benötigen. Mit einer Anmeldung erhalten sie Zugriff auf Dokumente, Aufgaben, Konversationen, Bilder und Zeiterfassung.

" Teamwork ist unsere einzige Quelle der Wahrheit. Wir müssen keine Zeit mehr damit verbringen, Informationen für Kunden in verschiedenen Apps aufzuspüren. Sie können zu Teamwork gehen und die Suchfunktion verwenden, um in Sekunden genau das zu finden, wonach sie suchen.

Gewinne, Produktivität und maximale Zusammenarbeit

Die intuitive Plattform bietet Kunden alle Tools, die sie für einen einfach zu verwaltenden Prozess benötigen. FYB sieht jedoch noch größere Belohnungen. Durch die verbesserte Transparenz für jedes Projekt haben sie mehr Kontrolle über ihre Zeit - und höhere Gewinne.

Manager verbrachten Stunden damit, Fortschrittsberichte zu erstellen und Fragen an Kunden zu beantworten. Jetzt haben diese Kunden von jedem Ort aus Zugriff auf Projektinformationen und -berichte in Echtzeit.

Die Teammitglieder haben sich wiederholende Arbeiten mithilfe automatisierter und vereinfachter Arbeitsabläufe abgeschnitten, sodass sie mehr Energie in kreative Arbeit investieren und Beziehungen zu Kunden aufbauen können. Die Erhöhung der abrechnungsfähigen Stunden und die Verringerung der Verwaltungskosten haben dem gesamten Unternehmen einen messbaren Schub gegeben.

Das Team von FYB ging weiter auf die Funktionen von Teamwork ein und verwendete die offene API der Plattform, um CM2Teamwork zu erstellen, eine benutzerdefinierte Integration zwischen dem Content Manager von Micro Focus und Teamwork. Diese Integration ermöglicht es ihnen, Revisionen und Versionen von Dokumenten von Content Manager bis Teamwork zu veröffentlichen und zu verwalten.

Durch die Integration wird die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit der Projektdokumentation intern und extern mit den Stakeholdern optimiert und gleichzeitig die Compliance-Anforderungen für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen erfüllt.

“Diese Integration hat so viel Verwirrung beseitigt, dass Änderungen plattformübergreifend aktualisiert werden müssen. Weniger Schritte in diesem Prozess machen es für alle einfacher “, sagte Michael.

Mit diesen Verbesserungen ihrer Prozesse hat FYB festgestellt, dass Projekte in kürzerer Zeit abgeschlossen werden, die Kundenzufriedenheit steigt, der Verwaltungsaufwand sinkt und die Teammitglieder Informationen reibungslos austauschen.

"Teamwork hat die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, grundlegend verändert. Budget- und Zeitziele werden für uns immer Maßstäbe für einen erfolgreichen Projektabschluss sein, aber jetzt finden wir viel mehr Zufriedenheit bei der Zusammenarbeit mit Kunden und untereinander. "

– Michael Grech, Manager Professional Services bei FYB

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