Kundenstories / FCR Media

Verwenden von Teamwork-Software zur Verwaltung der 15.000 Projekte von FCR Media

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Name der Firma
FCR Media
Industrie
Marketingagentur
Anzahl der Angestellten
51 – 200
Hauptquartier
Dublin 7, Irland

FCR Media ist eine internationale Marketingagentur, die sich auf digitale Dienste, Vertrieb und Erstellung von Inhalten spezialisiert hat. Sie bieten lokale Such- und Werbeprodukte für KMU auf mobilen, Online- und Druckplattformen.

Zeit und Sichtbarkeit verlieren

FCR Media hat über 20.000 Kunden mit verschiedenen Produkten und Dienstleistungen.

Bei einem so großen Kundenvolumen zählt jede Sekunde. Danielle Doran, Teamleiterin für Lösungen, Design und Kopieren, war frustriert darüber, wie die bisherige Systemkombination dazu führte, dass sich die Ineffizienz verzehnfachte.

In der Vergangenheit konnte das langsame Projektmanagementsystem von FCR Media jedes Mal, wenn etwas geladen werden musste, eine Verzögerung von 20 Sekunden hinzufügen. Wie Danielle schnell betonte, scheinen 20 Sekunden keine lange Zeit zu sein, aber wenn Sie zu Tausenden an Aufgaben arbeiten, können verlorene Sekunden schnell zu verlorenen Stunden werden.

Nicht nur das, sondern auch das Wechseln zwischen verschiedenen Systemen führte dazu, dass sie die Sichtbarkeit darüber verloren, wie lange jede Aufgabe tatsächlich dauerte, was es schwierig machte, die Zeitpläne für Kunden - und für sich selbst - abzuschätzen.

" Da wir so viele verschiedene Personen haben würden, könnte es schwierig sein zu wissen, wie viel Zeit Sie tatsächlich für etwas aufgewendet haben. Ich hätte vielleicht zwei Stunden mit einem Kunden verbracht, aber wenn drei andere Leute auch zwei oder drei Stunden mit ihnen verbracht hätten, summierte sich das schnell. Dies bedeutete nicht nur, die Arbeit zu verdoppeln (oder zu verdreifachen), sondern auch, dass ihnen wichtige Hinweise fehlten, dass etwas in ihrem Projekt angegangen werden musste. "Wenn wir sagen, dass dieser Kunde mit diesem Problem in der Regel 20 Stunden benötigt und wir in 30 fertig sind, wissen wir, dass es dort ein Problem gibt."

Und weil sie ihren Fortschritt nicht auf einer detaillierten Ebene verfolgen konnten, haben sie ihre Arbeit oft unterboten und all die scheinbar „kleinen“ Aufgaben verloren, bei denen sie ihre Zeit nicht verfolgten. "Das Installieren von Analysen auf einer Website kann 10 Minuten dauern, was nicht viel klingt. Wenn Sie jedoch berücksichtigen, dass wir möglicherweise 1.500 Websites oder mehr haben, ist dies tatsächlich eine enorme Zeitspanne."

Neue Perspektiven gewinnen

Da so viele Kunden und Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt unterwegs sind, musste FCR Media eine Lösung finden, die ihre enorme Arbeitsbelastung sowohl auf Makro- als auch auf Mikroebene bewältigen und es ihnen ermöglichen kann, jeden Teil ihres Projekts von Anfang bis Ende genau zu verfolgen .

“Wir werden jede Woche in der Region von 15 bis 20 Websites live geschaltet “, sagt Ciaran Morris, Chief Operations Officer von FCR Media für Großbritannien und Irland. „Wir brauchten also ein Tool, mit dem wir diese intern verwalten, uns bei jedem Projekt einen Überblick darüber verschaffen können, wo wir uns befinden, und das auch in unsere Prozesse zur Kommunikation mit unseren Kunden passt.“

Durch das Ersetzen ihrer alten Systemkombination durch Teamwork verfügten sie über ein zentrales System, mit dem sie alles verfolgen konnten, von der Gesamtzahl der Minuten, die für eine Aufgabe aufgewendet wurden, für die derzeit Ressourcen verfügbar waren, damit sie ihre Vertriebs- und Marketingstrategie besser steuern konnten.

“Wenn wir feststellen, dass unser Entwicklungsteam einen Rückstand hat, wissen wir, dass es keinen Sinn macht, weiterhin Websites zu verkaufen “, erklärt Ciaran. „Wir können uns stattdessen auf ein anderes Produkt konzentrieren. Auf diese Weise können wir definieren, wo sich unsere Marketing- und Lead-Generierungsprogramme auf den besten ROI konzentrieren. “

Während das alte System bedeutete, dass der Status ihrer Projekte sehr stark von „erledigt oder nicht erledigt“ geprägt war, hat Teamwork es ihnen auch ermöglicht, auf den Punkt zu kommen und jede Unteraufgabe zu protokollieren - und weil sie es sind Sie können jede Minute auf dem Weg verfolgen und ihren Kunden genauere Projektionen geben.

" Jeder im Unternehmen kann direkt zu jedem Projekt gehen und genau wissen, wer an was arbeitet, in welcher Phase es sich befindet und was noch zu tun ist. Vorher hatten wir das nicht wirklich. Aus betrieblicher Sicht ist die erhöhte Sichtbarkeit laut Ciaran eine der größten Verbesserungen für das Unternehmen seit der Implementierung von Teamwork.

Diese umfassende Sicht auf das Was, Wann und Wie ermöglicht nicht nur eine transparentere und produktivere Kommunikation mit ihren Kunden, sondern auch interne Anwendungen.

Und als Teamleiter hilft es Danielle, die genauen Details des aktuellen Standorts zu sehen, um Arbeit zuzuweisen und sicherzustellen, dass niemand Probleme hat. „Ich kann die Arbeitsbelastung für jedes Mitglied des Teams sehen“, sagt sie. „Wenn also eine Person 200 Aufgaben hat und eine andere nur 50, weiß ich, dass die andere Person mehr Kapazität hat. Früher haben wir uns darauf verlassen, die Informationen aus Tabellenkalkulationen und manuellen Updates zu extrahieren. Jetzt ist es schnell und einfach, unsere Kapazität anhand solider Daten zu beurteilen. "

Klügere Entscheidungen treffen

Jetzt, so heißt es, wird nichts in FCR Media außerhalb von Teamwork getan - jeder im Unternehmen nutzt es.

Sie verwenden die Software seit 18 Monaten und haben nach einigen Monaten Teamwork Desk zu ihrer Suite hinzugefügt.

Sie verwenden Teamwork Desk nicht nur für die Kundenunterstützung und -kommunikation, sondern verwenden auch einen Desk-Posteingang, um Anforderungen bestehender Kunden zu verwalten und sie schnell in Aufgaben umzuwandeln, die in Teamwork ausgeführt werden sollen.

Teamwork ist auch mit allem anderen in ihrem Stack verbunden, von der CRM-Plattform bis zur Planungssoftware. Wenn diese anderen Tools wie eine Rechnung oder eine Besprechungsanforderung eingehen, wird bei Bedarf ein neues Projekt, eine neue Aufgabe oder ein neues Kalenderereignis mithilfe der benutzerdefinierten API-Aufrufe und Aufgabenvorlagen in Teamwork generiert.

Mit 15.000 aktiven Projekten konnte es sich FCR Media nicht leisten, das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren. Mit Teamwork wissen sie jetzt, worauf sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren müssen. "Es ermöglicht uns, klügere Entscheidungen zu treffen", sagt Danielle.

Es hat ihr Geschäft von innen und außen verändert.

" Ende 2017 haben wir einen internen Fragebogen durchgeführt, in dem unsere Mitarbeiter gefragt wurden, was ihrer Meinung nach die besten Verbesserungen im Unternehmen in diesem Jahr sind. Teamwork war das Ding.

– Ciaran Morris, Chief Operations Officer von Media

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