Kundenstories / Elaf Group

Der internationale Hotelriese wählt Teamwork, um sein Wachstum zu skalieren

Mehr erfahren
Name der Firma
Elaf Group
Industrie
Gastfreundschaft
Anzahl der Angestellten
250 – 300
Hauptquartier
Jeddah, Saudi Arabien

Die Elaf Group ist eines der größten Hotel- und Reisemanagementunternehmen im Königreich Saudi-Arabien. Das 1981 gegründete Unternehmen ist mit mehr als 1.500 Mitarbeitern ein etablierter Marktführer in der Hotelbranche, bei Pilgerreisen nach Hajj und Umrah sowie bei Reisepaketen. Die Elaf Group ist zu 100% im Besitz von SECDO Holdings, die in Saudi-Arabien als „einer der besten Arbeitgeber“ ausgezeichnet wurde und sich damit in einer hervorragenden Wachstumsposition befindet.

Ahmed Ali Eziza, Leiter des Programmmanagementbüros, begann 2015 mit Teamwork, nachdem er die Grenzen von MS Project erreicht hatte. Nach der Wahl von Teamwork nutzte die Elaf Group die Software nicht nur, um Projektabläufe zu optimieren und die Kommunikation zu vereinfachen, sondern erstellte auch ihren unternehmensweiten Strategieplan unter Verwendung der Funktionen und Berichterstellungstools.

Ich versuche Schritt zu halten

Auf dem heutigen Markt benötigen Unternehmen mehr als Tabellenkalkulationen, E-Mails und Sofortnachrichten, um Ziele und Ergebnisse festzulegen. Im Jahr 2013 verfügte die Elaf Group weder über Standard-Projektmanagement-Tools noch über ein Framework, was zu mangelnder Effizienz im Unternehmen führte.

Ein Jahr später wandten sie sich an Microsoft Project, um Projekte zu organisieren und Informationen auszutauschen. Sie arbeiteten jedoch ständig an mehreren Mängeln. Die Software war für einige Aufgaben und Prozesse in Ahmeds Abteilung hilfreich, aber andere Teams fanden es schwierig, sie zu verwenden. Transparenz und Kommunikation waren ebenfalls schwierig, da die Software nur den neuesten Projektstatus lieferte, nicht die gesamte Aufzeichnung der Kommentare und den Zeitplan der Ereignisse.

“Da die Software nicht die von uns benötigten Funktionen bereitstellte, verwendeten wir schließlich MS Outlook-E-Mail-Nachrichten und WhatsApp. Manchmal fehlte die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern, und es war ein Albtraum, den Verlauf von Nachrichten, Aufgabenbesitz und anderen abhängigen Aufgaben zu verfolgen. Wir brauchten bessere Werkzeuge mit ausgefeilteren Funktionen. “

Als verbesserte E-Commerce-Tools verfügbar wurden, entschied Asim Abdullah Danish, Chief Operating Officer, dass es Zeit war, eine bessere Lösung für das gesamte Unternehmen zu finden. Das Managementteam forderte eine Cloud-basierte Lösung an, mit deren Hilfe das Team eine kollaborative Umgebung erstellen, eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche haben und reaktionsschnellen Kundensupport bieten kann. Das Entwicklungsteam wünschte sich Software, die sich in andere Plattformen integrieren und robuste Sicherheit bieten lässt. Darüber hinaus wollte jeder einen erschwinglichen Preis.

Insgesamt wollte die Elaf Group eine Projektmanagement-Software, die mit ihnen zusammenarbeitet, um mit dem Geschäftstempo Schritt zu halten. Sie sahen, dass ihr Unternehmen stärker von Technologie abhängig wurde, um Trends zu erkennen und ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus zu sein.

" Die Optimierung des Einsatzes von Technologie ist ein Muss, damit wir auf das Verhalten und die Interessen unserer Kunden eingehen können. Ein exzellenter Kundenservice ist unser größter Erfolgsfaktor und hängt von den koordinierten Bemühungen mehrerer Abteilungen innerhalb der Elaf Group ab. Ohne gute Software hatten wir Mühe, dies zu erreichen

Führung der Firma

Nach Prüfung mehrerer anderer Projektmanagementlösungen empfahl Asim Teamwork nachdrücklich als beste Software, um alle von ihnen geplanten Zielebenen zu erreichen. Die Elaf Group hat Teamwork in drei verschiedenen Bereichen ihres Geschäfts eingesetzt: Strategieumsetzung, Transparenz und effektive Kommunikation sowie Governance des Projektmanagements.

Die Mitglieder des Führungsteams entwarfen eine langfristige Strategie mit Perspektiven, strategischen Zielen, Messungen und Leistungsindikatoren, die dann an jede Einheit im Unternehmen angepasst und im Rahmen des jährlichen Betriebsplans koordiniert wurden. Dieses Unternehmen wurde von Asim Abdullah Danish geleitet und von Ahmed Eziza nach dem Modell des Nine Steps to Success ™ -Frameworks des Balanced Scorecard Institute organisiert. Diese Planung war kein neuer Prozess, aber mithilfe von Teamwork konnte die Unternehmensleitung die Umsetzung dieser Initiativen zum ersten Mal verfolgen und verfolgen.

“Jetzt hat jeder im Unternehmen die Möglichkeit, Ziele in Echtzeit zu sehen und zu teilen. Wir können unsere Fortschritte in jeder Phase messen, ohne alle Manager separat kontaktieren zu müssen, um einen Bericht zu erhalten. “

Die Elaf Group vereinfacht die Berichterstellung mithilfe der API in Teamwork, um Skripts zu automatisieren, mit denen der Gesamtstatus für eine Gruppe von Projekten generiert werden kann. Diese Daten werden dann mit einem einfach zu lesenden einseitigen Bericht zusammengestellt Board View.

“Wir glauben, dass wir das erste Unternehmen sind, das Teamwork auf diese Weise sowohl für das Projektmanagement als auch für die Strategieumsetzung einsetzt. Nicht viele andere Tools sind so vielseitig. “

Die meisten Projekte der Elaf Group umfassen Projektteams an verschiedenen Standorten, in verschiedenen Städten und Ländern, die eine Herausforderung in der Teamkommunikation sowie in der abteilungsübergreifenden Aufgabenverantwortung darstellten. Das Team nutzte Teamwork, um das Kommunikationsproblem zu lösen und den Besitz von Aufgaben einzurichten, und setzte sich dann anhand der Kommentare zu Aufgaben oder in fort Plaudern.

" Die Kommunikationstools in Teamwork sparen diesem Team enorm viel Zeit, da sie keine separaten E-Mails schreiben oder in ihren Posteingängen suchen müssen, um wichtige Nachrichten zu finden.

Die Elaf Group kümmert sich auch um die Projektmanagement-Governance durch Teamwork. Bevor ein Projekt genehmigt wird, muss das Projektmanagementbüro etablierte Projektmanagementstandards wie eine genehmigte Projektcharta, eine Umfangserklärung und einen übergeordneten Projektplan mit klaren Meilensteinen befolgen. Mithilfe der Funktionen in Teamwork kann das PMO die Projektmanagementmethode und -standards implementieren. Beispiel: Neues Projekt kann in Teamwork erst gestartet werden, wenn die Charta, der Umfang und der Projektplan eingereicht wurden.

Das Projekt kann auch nicht geschlossen werden, es sei denn, die festgelegte Aufgabe zum Abmelden wird mit einem angehängten Abmeldedokument abgeschlossen. Dies stellt sicher, dass alle Stakeholder jederzeit umfassend informiert und engagiert sind. Die klare Eigenverantwortung der Funktionen in Teamwork macht es sehr einfach, sich zu konzentrieren und eine effektive Kommunikation zwischen dem Team zu erreichen.

Auch die Finanzabteilung kann sich bei der Interaktion mit Lieferanten auf Teamwork verlassen. Sie können die Meilensteine jedes Projekts beobachten und Zahlungen freigeben oder zurückhalten, abhängig von pünktlichen Lieferungen oder Verzögerungen.

“Wir haben jetzt ein beispielloses Maß an Transparenz sowohl innerhalb unseres Unternehmens als auch gegenüber den externen Auftragnehmern, mit denen wir zusammenarbeiten. Jeder hat Wege gefunden, wie Teamwork seine Arbeit erleichtert. “

Vorausrennen

Die messbaren Gewinne für die Elaf Group waren dramatisch, mit einem ROI von sechs Monaten seit Beginn der Teamarbeit. Ahmeds Berichte zeigen Fortschritte in mehreren Bereichen, darunter:

  • Große Verbesserung im Fokus der Teamkommunikation.

  • Maximale Klarheit der Aufgabenverantwortung (sicher wissen, wer für die Aufgabe verantwortlich ist).

  • Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie bis zu 80% der manuellen E-Mails reduzieren.

  • 70% verbesserung der Integration der Projektmanagementpraktiken in die Kultur von Elaf.

  • Verbesserte Zykluszeit der Entscheidungsfindung basierend auf den Statusinformationen der LIVE-Projekte.

  • Höhere Optimierung des Einsatzes von Technologie im Team.

Ahmed und Asim verdanken diese Veränderung in ihrem Unternehmen der Art und Weise, wie die Funktionen von Teamwork zusammenarbeiten, um geschäftige Arbeit zu vermeiden und Teammitgliedern und Managern eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Die Zusammenarbeit der Führung aller Einheiten der Elaf-Gruppe war ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Auf Teamebene meilensteine haben jeder einzelnen Person eine klarere Rechenschaftspflicht und ein klareres Verständnis für die Bedürfnisse jedes Projekts gegeben. Planen ist nicht nur einfacher, sondern auch benachrichtigungen auf fälligkeitstermine bedeutet, dass Dinge nicht durch die Risse rutschen.

Die Kommunikation wurde ebenfalls vereinfacht, da im Gegensatz zu E-Mail bemerkungen sind direkt mit einer Aufgabe und den dazugehörigen Materialien verbunden. Unterlagen, dateien, links und Bilder können alle zu bestimmten Aufgaben oder Unteraufgaben innerhalb einzelner Projekte hochgeladen werden, sodass jeder sie sofort finden kann.

" Das Team liebt es wirklich, mit all diesen Tools zu arbeiten, und die Verwendung in mobilen Apps macht die Remote-Arbeit noch einfacher. Administratoren und Projektverantwortliche sind inzwischen auch auf die Transparenz in der Teamarbeit angewiesen, um einen besseren Überblick über die Fortschritte zu erhalten, die ihre Teams jeden Tag machen. Filter und verknüpfungen helfen Sie ihnen, die genauen Aufgaben zu sehen oder berichte sie benötigen und Projektberichte bieten wichtige Übersichten.

So viele Mitarbeiter der Elaf Group sind mit den Ergebnissen zufrieden, dass sie 100 Benutzer erfolgreich eingebunden haben und planen, 2018 weitere 50 bis 100 hinzuzufügen. Sie sind das erste Unternehmen im Königreich Saudi-Arabien, das eine Zertifizierter Teamwork-Experte in ihrem Team, und heute haben sie zwei zertifizierte Experten im Personal.

" Teamwork ist ein brillantes und dennoch einfaches Produkt mit so vielen Funktionen, dass es an jedes Projekt oder jede Zielsetzung angepasst werden kann, die unsere Teams erreichen möchten. Diese Software hat unsere Unternehmenskultur grundlegend zum Besseren verändert, und wir können uns nicht vorstellen, ohne sie zu arbeiten.

– Ahmed Ali Eziza, Leiter des Programmmanagementbüros bei der Elaf Group

Beginnen Sie mit Teamwork

Fangen Sie an, wunderbar zusammenzuarbeiten. Erfahren Sie, wie Teamwork Ihrem Team mit unserer 30-tägigen kostenlosen Testversion helfen kann.