Kundenstories / Cork Institute of Technology

Wie CIT die Teamwork-Suite verwendete, um wiederholte Projekte effizienter zu gestalten

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Name der Firma
Cork Institute of Technology
Industrie
Bildung
Anzahl der Angestellten
1000 – 1500
Hauptquartier
Cork, Irland

Das Cork Institute of Technology (CIT) ist eine Hochschuleinrichtung auf Universitätsniveau in Cork, Irland. CIT bietet eine breite Palette flexibler Vollzeit- und Teilzeitkurse in den Bereichen Wissenschaft und Informationstechnologie, Wirtschaft, Ingenieurwesen, Geisteswissenschaften, Musik, Nautik sowie Kunst und Design an.

Philip O'Reilly, Leiter Websites und digitales Marketing bei CIT, stellte dem Marketingteam Teamwork und Teamwork Desk vor, um sie bei der Strukturierung ihrer Arbeit zu unterstützen und effizienter mit ihrem breiten Publikum zu kommunizieren, das von potenziellen Studenten über Stakeholder bis hin zu Stakeholdern reicht Regierungsstellen und politische Entscheidungsträger.

Herumgehen und herumgehen

Als Philip 2015 zum Marketing-Team stieß, bemerkte er als erstes, dass keine Tools zur Verwaltung ihrer Prozesse verwendet wurden - und wie viel Zeit dies sie kostete.

Philip stammte aus einer IT-Position in derselben Institution und hatte zuvor Software zur Verwaltung seiner Projekte verwendet. Er wusste aus erster Hand, wie sehr dies dazu beitrug, Termine einzuhalten und Details selbst in den kompliziertesten Projekten zu organisieren.

" Als ich anfing, verwaltete das Marketingteam seine täglichen Aufgaben mit Stift und Papier, Dateien wurden auf freigegebenen Laufwerken gespeichert und Gespräche wurden über E-Mail-Threads geführt. Es war schwierig, den Fortschritt von Einzelpersonen und Projekten zu verfolgen, ohne ständige Treffen zu haben. Er bemerkte auch, dass das Team keine Helpdesk-Software verwendete. Stattdessen fand die gesamte Kommunikation - mit potenziellen Studenten, den über 30 Abteilungen des CIT sowie externen Auftragnehmern und Unternehmen - in langen, isolierten E-Mail-Ketten statt, die schwer und zeitaufwändig zu lesen waren.

Mit diesem System mussten die Teammitglieder jede Nachricht lesen, identifizieren, zu welchem Projekt sie gehörte, sie manuell kategorisieren und sie dann an die richtige Person weiterleiten. Bei Hunderten von E-Mails pro Tag kann dieser Vorgang für jede Person mehr als eine Stunde dauern.

Sie brauchten einen besseren Weg. Da ein Großteil ihrer Arbeit sowohl projekt- als auch per E-Mail nach einem standardmäßigen, wiederholbaren Prozess ausgeführt wurde, wusste Philip, dass sie Zeit verlieren, die sie mit den richtigen Tools leicht zurückgewinnen konnten.

Rationalisierung des Prozesses

Durch die Kombination von Teamwork und Teamwork Desk konnten Philip und sein Team sich wiederholende manuelle Arbeiten vermeiden, ihre Projekte organisieren und ihre Kommunikation produktiver verwalten.

Jetzt hat das Marketing-Team alle Facetten seiner Projekte an einem Ort: Aufgaben, Gespräche, Dateien und mehr. Anstatt nach wichtigen Details suchen zu müssen, die auf gemeinsam genutzten Laufwerken und privaten E-Mail-Threads verteilt sind, kann das Team die benötigten Informationen in Sekundenschnelle ermitteln.

Durch die Verwendung von Teamwork zur Rationalisierung und Systematisierung ihrer Workflows ist es ihnen gelungen, wesentlich effizienter zu werden. Da ein Großteil ihrer Arbeit zyklisch ist und jährliche Projekte wie die Erstellung eines aktualisierten Prospekts für potenzielle Studenten umfasst, haben sie häufig Projekte, die jedes Jahr wiederholt werden müssen. Durch die Verwendung von Projekt- und Aufgabenvorlagen können sie sofort neue Projekte einrichten und so den Aufwand sparen, von vorne zu beginnen… und möglicherweise jeden Monat Stunden Arbeit. Sie müssen lediglich eine neue Vorlage mit den aktualisierten Fälligkeitsterminen füllen.

" Das Einrichten von Aufgabenlisten für neue Projekte dauerte früher ewig, und es schien, als würden wir immer etwas verpassen. Teamwork hat uns die Möglichkeit gegeben, unseren Prozess zu verfeinern und sicherzustellen, dass jeder bei jedem Schritt auf dem Weg klar über seine Verantwortung informiert ist. Als Teil ihres neu optimierten Prozesses beseitigte das Team auch alle ineffizienten E-Mail-Protokolle, die große Teile ihrer Zeit in Anspruch nahmen. Jetzt finden Teamgespräche innerhalb bestimmter Projekte und Aufgaben in Teamwork statt, sodass jedes Detail abrufbar, berücksichtigt und vor allem zentralisiert werden kann.

Mit Teamwork Desk im Mix sind Gespräche mit externen Mitarbeitern ähnlich transparenter. Jeder im Team kann Diskussionen in Teamwork Desk anzeigen - sie sind nicht mehr an einzelne E-Mail-Austausche gebunden. "Egal, um welches Thema es sich handelt, wir haben eine Historie der gesamten Korrespondenz für den Kontext, sodass jeder schnell auf den neuesten Stand kommen und einspringen kann."

Effizienter, wo es darauf ankommt

Mithilfe von Teamwork und Teamwork Desk verfügt das Team von Philip jetzt über integrierte Tools in einer Software-Suite, mit denen es jeden Tag Fett sparen und mehr erreichen kann. Teammitglieder verwenden Teamwork, um ihre Aufgaben und die interne Kommunikation zu verwalten und alle zu organisieren und über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Die Kombination der beiden Tools hat dem Marketing-Team geholfen, ihre Kommunikation und Prozesse vollständig zu verbessern. Sie verlassen sich bei ihren eigenen Gesprächen über interne Projektarbeit auf Teamwork und leiten E-Mails von externen Quellen über Teamwork Desk an freigegebene E-Mail-Konten weiter. Jede E-Mail wird in ein Ticket umgewandelt, das mit nur wenigen Klicks einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden kann - und bei Bedarf direkt aus dem Teamwork Desk-Posteingang schnell in eine umsetzbare Aufgabe in Teamwork umgewandelt werden kann.

Wie bei Projektvorlagen können vordefinierte Antworten in Teamwork Desk dem Team Zeit sparen, indem sie den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass jeder, der sich mit ihnen in Verbindung setzt, die Antworten erhält, die er benötigt, und ein nahtloses Kommunikationserlebnis bietet. Teammitglieder können diesen Tickets auch private Notizen hinzufügen, wenn sie Probleme besprechen müssen, ohne dass die Korrespondenz für externe Mitarbeiter sichtbar ist.

Das Beste ist, dass bessere Prozesse zu besseren Projekten führen. Jedes Jahr, wenn das Team von Philip ein Projekt wiederholt, kann es seinen Erfolg an früheren Iterationen messen. Da sie über eine dokumentierte Projekthistorie verfügen, ist es einfacher, Muster zu erkennen und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren. Im weiteren Verlauf können sie die Vorlagen für maximale Effizienz optimieren, sodass ihre Prozesse mit ihrem Team wachsen können. Gleiches gilt für Teamwork Desk. Das Team von Philip verwendet Glücksbewertungen, um Feedback zu erhalten und zu erfahren, wo sie sich verbessern können.

" Durch den Einsatz von Teamwork konnten wir unsere Fristen einhalten, effizienter werden und unsere Arbeitsweise verbessern

– Philip O’Reilly, Beauftragter für Websites und digitales Marketing bei CIT

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