Kundenstories / Brigham Young University

Wie Teamwork der Brigham Young University hilft, erstklassige E-Learning-Kurse anzubieten

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Name der Firma
Brigham Young University
Industrie
Bildung
Anzahl der Angestellten
2,850
Hauptquartier
Provo, Utah, Vereinigte Staaten

Die Brigham Young University ist eine erstklassige private Universität in Utah (USA) mit mehr als 33.000 Studenten in ihren umfangreichen Bachelor-, Master- und Doktorandenprogrammen. Noch mehr Studenten können einen Abschluss über Online-Kursangebote erwerben, die von Professoren erstellt und mithilfe des technischen Fachwissens der Abteilung Multimedia Services zum Leben erweckt werden.

Ryan Beckstead, Administrator für Multimedia-Dienste, hat Teamwork verwendet, um seinem Team bei der Erstellung von Werbematerial für die Universität und Online-Kursen für Weiterbildung und verwandte Programme zu helfen. So können sie Grafiker, Ausbilder, Videografen, Fotografen und Lehrdesigner koordinieren, um Kurse zu erstellen, die Studenten auf der ganzen Welt erreichen können.

Kosten zählen

Wie das Team von BYU weiß, reicht es bei Online-Kursen nicht aus, nur eine großartige Idee für einen Kurs zu haben. Sie benötigen ein ganzes Expertenteam, um den Lehrplan zu entwickeln, den Inhalt aufzuzeichnen und auf eine Weise zu präsentieren, die die Schüler einbezieht. Ein Professor in einem Klassenzimmer braucht möglicherweise nur sich selbst, einen Schreibtisch und einige Studenten, aber ein Online-Kurs erfordert mehr.

Ryan hat ein kompetentes Team zusammengestellt, aber in der Vergangenheit war es schwierig, die Kosten für jede Online-Klasse abzuschätzen, da er nicht in der Lage war, harte Zahlen zu ermitteln. "Die Kreativprofis, mit denen ich zusammenarbeite, produzieren qualitativ hochwertige Arbeit, aber sie möchten nicht die Stunden dokumentieren, die sie verbringen, oder die einzelnen Aufgaben, die mit einem Projekt verbunden sind", sagte Ryan. "Ohne diese Informationen ist es schwierig, die Kosten und den Zeitplan für ähnliche Projekte abzuschätzen."

" Da die Software nicht die von uns benötigten Funktionen bereitstellte, verwendeten wir schließlich MS Outlook-E-Mail-Nachrichten und WhatsApp. Manchmal fehlte die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern, und es war ein Albtraum, den Verlauf von Nachrichten, Aufgabenbesitz und anderen abhängigen Aufgaben zu verfolgen. Wir brauchten bessere Werkzeuge mit ausgefeilteren Funktionen. Sein Team arbeitete jahrelang ohne den Vorteil von Projektmanagementsoftware mit fundierten Vermutungen. Als die Nachfrage nach Online-Kursen zunahm, versuchte die Multimedia-Abteilung, mithilfe einiger Projektmanagement-Tools Aufgaben und Stunden zu verfolgen, die in das Projekt investiert wurden. Diese Softwareoptionen waren jedoch entweder zu teuer oder entsprachen nicht dem von Ryans Abteilung verwendeten Prozess. Einige Professoren, die Online-Kurse anboten, ließen ihre Studenten sogar versuchen, ein System aufzubauen, mit dem Aufgaben und Projektkosten verfolgt werden konnten. Das Endergebnis war jedoch keine funktionale Lösung für die gesamte Abteilung.

All-in-One-Lösung

Nachdem sie ihre Optionen gründlich untersucht hatten, wurde Ryans Team von Teamwork überzeugt. Tracking, Aufgabenlisten, Dateispeicherung, Links zu Material, Gespräche über Projekte und Meilensteine befanden sich jetzt an einem einzigen Ort, auf den jeder zugreifen konnte.

Aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche von Teamwork waren die Teammitglieder bereit, die aufgewendeten Stunden zu protokollieren und detaillierte Listen der Aufgaben zu erstellen, die sie zur Erstellung eines Online-Kurses ausgeführt haben. „Ich denke, einige von ihnen haben angefangen, Listen zu erstellen, weil sie gesehen haben, wie andere Leute sie erstellt und Gegenstände durchgestrichen haben. Sie haben gesehen, wie einfach das System ist, und plötzlich haben mehr Leute ihre Stunden hinzugefügt, ohne mich daran zu erinnern! “

Als die Abteilung für Multimediadienste ihre Aufgabenlisten miteinander und von einem Projekt zum anderen verglich, bildeten sie sich vorlagen für Aufgabenlisten das wurde die Grundlage für zukünftige Projekte. Jedes Projekt, das Ryans Team aus Online-Kursen, Werbetafeln oder Campus-Flyern erstellen musste, konnte schnell aus den Vorlagen erstellt werden, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter den Auftrag erhielt. Die Vorlagen haben die Abrechnung sogar vereinfacht, da alle geschätzten und tatsächlichen Stunden für jede Aufgabe und jedes Projekt protokolliert werden.

" Die Vorlagen haben uns so viel Zeit bei der Entwicklung und Ausführung von Projekten gespart “, sagte Ryan. Jeder von uns kann sich den Job ansehen und sofort wissen, was zu tun ist, weil alles für uns ausgelegt ist. Einzelne Aufgaben, Fristen, Beispiele für andere Jobs - alles drin. Viele Teams in der Abteilung Multimedia Services verwenden Board View um ihre Projekte zu organisieren und sofort zu sehen, welche Aufgaben für den Projektabschluss von größter Bedeutung sind. Ryan behält alle laufenden Projekte mit dem im Auge Portfolio funktion, die Aktualisierungen auf höchster Ebene, Echtzeit-Statusberichte und Projektzusammenfassungen bietet. Sogar das Entwicklungsteam mag Teamwork, weil es FEUER ermöglicht es ihnen, andere Apps direkt in Teamwork zu integrieren.

Stärkere, intelligentere Software

Das größte Problem der Multimedia-Serviceabteilung - die Schätzung der Projektzeitpläne und -kosten - wurde mithilfe von Teamwork praktisch behoben. Der Audit-Verlauf ermöglicht es dem Team, einzelne Projekte genau zu planen, indem es sie mit ähnlichen abgeschlossenen Aufträgen vergleicht, oder Projekte eines ganzen Jahres genauer zu zeichnen, als sie es sich jemals vorgestellt haben. Wenn sich der Umfang des Projekts ändert, verfügen sie über genaue Informationen zu jeder Änderung und geänderten Frist. " Wir erhalten ständig Anfragen nach Aktualisierungen der Projektkosten und -fristen. Es ist großartig, über genügend Echtzeitdaten zu verfügen, um sofort Antworten geben zu können, anstatt nur unsere besten Vermutungen anzustellen. Dies erhöht die Transparenz in unserer Arbeit und gegenüber den Stakeholdern und hat uns geholfen, engere Beziehungen zu allen aufzubauen, denen wir bei BYU dienen. Sie wissen, dass wir unsere Versprechen einhalten können. Ryans Abteilung verwendet Teamwork für Unternehmen da die Anzahl der Projekte oder Benutzer, die sie hinzufügen können, unbegrenzt ist. Wenn neue Kurse vorgeschlagen und entwickelt werden, kann die Multimedia-Serviceabteilung weiter wachsen, um Studenten auf der ganzen Welt zu dienen. Als budgetbewusste Hochschule müssen sie sich keine Sorgen über steigende Kosten machen, wenn sie ihren Online-Katalog erweitern.

Das Beste ist, dass die Teammitglieder jetzt eine einfache und intuitive Möglichkeit haben, ihre Zeit und Verantwortung zu verfolgen. Sie können mehr Zeit und Energie für die kreativen Seiten ihrer Arbeit aufwenden.

" Wir müssen keine Stunden in Folgetreffen verbringen oder versuchen, unsere Arbeit im Auge zu behalten. So können wir uns auf das Wesentliche konzentrieren: die Erstellung wirkungsvoller, überzeugender Kurse.

– Ryan Beckstead, Administrator für Multimediadienste, BYU

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