Kundenstories / Blackboard

Teamwork ermöglicht es Blackboard, ein umfassendes Bildungserlebnis zu bieten

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Name der Firma
Blackboard
Industrie
Bildung
Anzahl der Angestellten
3,000
Hauptquartier
Washington, D. C., USA

Blackboard ist ein globaler Marktführer, der die Art und Weise verändert, wie Hochschulbildung täglich funktioniert. Sie bieten Bildungseinrichtungen fortschrittliche Software und Bildungsberatung, um das Studentenleben zu verwalten und es den Fakultäten zu ermöglichen, ihre Arbeit aus jedem Blickwinkel zu vereinfachen, einschließlich Klassenmanagement, Fernlernen, Zugänglichkeitsproblemen, Studentenausweisen und mehr. Sie bieten auch Bildungsdienste an, um ihren Benutzern zu helfen, alle Funktionen zu maximieren.

Wir haben mit Rebecca Smart, Leiterin des Program Management Office, gesprochen, um zu erfahren, wie Blackboard Consulting Teamwork verwendet, um ihre internen Projekte zu strukturieren, neue Funktionen in der Software zu entwickeln und Schulungsprogramme zu erstellen, mit denen Universitäten Best Practices für die Verwendung von Blackboard entwickeln können.

Komplexe Operationen erfordern bessere Werkzeuge

Blackboard ist seit Jahren der Standard im Klassenmanagement. Als ihr Geschäft wuchs, stellten sie fest, dass Kunden die Software und maßgeschneiderte Bildungsdienste wollten.

Hochschulen und Universitäten nahmen die Dienstleistungen schnell an, was es schwieriger machte, mit der Nachfrage nach neuen Produkten und den besten Methoden für die Integration einer ganzen Institution Schritt zu halten. Blackboard stellte schnell fest, dass sie Projektmanagement-Tools benötigten, mit denen Remote-Teams verbunden werden konnten, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiteten.

Rebecca erinnert sich, dass Teams, als sie mit Blackboard anfing, verschiedene Methoden verwendeten, um ihre eigenen Projekte intern zu verwalten. Die meisten stützten sich auf Tabellenkalkulationen oder Tools für das persönliche Management, um Materialien, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Fristen und mehr zu verfolgen. Technisch gesehen wurde jedes Detail berücksichtigt, aber das Aktualisieren von Dateien und das Teilen der Informationen zwischen Abteilungen verursachte einige echte Kopfschmerzen.

Da sich die Projekte im Laufe der Zeit anpassten, konnten die Tabellen nicht die ganze Geschichte erzählen. Diskussionen und Änderungsverläufe wurden in privaten Nachrichten oder E-Mail-Threads vollständig isoliert, sodass das Zurückverfolgen und genaue Anzeigen, wie und wann Anpassungen vorgenommen wurden, viel Zeit in Anspruch nahm.

" Ich wusste, wir könnten es besser machen, und wenn wir wirklich skalieren wollten, würden wir etwas Anspruchsvolleres brauchen. Sie organisierte ein Team von Projektmanagern innerhalb des Unternehmens, um deren Optionen und Demo-Tools zu überprüfen, die finanziellen Realitäten zu ermitteln und einen Gewinner auszuwählen. Aus einem Feld von etwa zehn Wettbewerbern trat Teamwork gegen führende Software der Welt an - und erhielt Bestnoten für Benutzerfreundlichkeit, Kosten, Funktionen und mehr.

Ineffizienz beseitigen

Für die Einführung von Teamwork durch Blackboard begannen sie mit einem kleinen Team von Benutzern und erweiterten es langsam auf andere Bereiche des Unternehmens, normalerweise auf Anfrage, nachdem andere Abteilungen es in Aktion gesehen hatten. " Die größte Auswirkung für mich seit der Umstellung ist, dass alles an einem Ort ist. Es ist einfach, die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, und alle unsere Ergebnisse werden zusammengehalten, damit nichts verloren geht. Rebecca verwendet Teamwork für jedes Meeting. Sie erstellt Zusammenfassungen für Gespräche und Besprechungen und verwendet projektstatusaktualisierungen damit alle auf dem richtigen Weg bleiben, ohne dass mehrere Nachrichten oder persönliche Besprechungen erforderlich sind. Gantt-Diagramme sind auch eine ihrer Lieblingsfunktionen in Teamwork, da sie es ihr ermöglicht, Projekte auf einer visuellen Zeitachse zu zeichnen.

Kunden haben auch die Vorteile bemerkt. "Zu Beginn eines Projekts senden wir Kunden eine E-Mail mit ihren Teamwork-Anmeldedaten und teilen ihnen mit, dass sie alles genau dort finden können", sagte Rebecca. „Sie wissen, dass sie alles, was mit ihrem Projekt zu tun hat, an einem einzigen Ort finden können. Die Materialien, Meilensteine, Kommunikation und Aufgaben sind leicht zugänglich. “

Aus Sicht des Managements war ein überprüfbarer Feedback-Trail ein wichtiger Vorteil. „Wenn wir Dokumente erstellen, die von Kunden überprüft werden können, können wir die Kommentare verwenden, um Eingaben und Entscheidungen zu verfolgen. Es macht es leicht zu sehen, wie sich die Diskussion entwickelt hat, und es gibt uns mehr Kontext für eine bessere Zusammenarbeit “, sagte Rebecca.

Erfolgreich skalieren

Indem Sie alle auf dieselbe Plattform bringen, haben Sie das Organisationsgefühl auf allen Ebenen verbessert - für In-Office- und Remote-Teams, für das Management und für Kunden. Ein einziger Ort für alle erforderlichen Informationen sowie verschiedene Möglichkeiten, diese Informationen je nach Bedarf zu teilen oder darzustellen, haben ihnen Zeit und Mühe gespart.

“Wir haben nie bemerkt, wie viel Zeit für die tägliche Zusammenarbeit aufgewendet wurde “, sagte Rebecca. „Die gesamte Zeit, die wir zum Suchen, Aktualisieren und Überprüfen von Dateien verwendet haben, ist jetzt wieder in unseren Zeitplänen. Der Informationsaustausch scheint jetzt fast mühelos. “

Sie müssen auch keine Zeit mehr verlieren, um verschiedene organisatorische Präferenzen zu koordinieren. Indem jedes Team so arbeitet, wie es für ihn und seine Kunden am besten funktioniert, können sie Ablenkungen minimieren und sich darauf konzentrieren, Fortschritte zu erzielen. Mit all ihren Aufgaben und Zeitplänen: „Jeder hat ein besseres Gespür dafür, was zu tun ist, ohne ausführliche Erklärungen und Diskussionen“, sagte Rebecca. "Sie wissen, wie ihre Verantwortlichkeiten in das größere System passen, und sie können sehen, was alle anderen tun."

Manager stellen außerdem fest, dass die Verwendung von Teamwork die Kommunikation von Best Practices mit ihren Teammitgliedern erleichtert. Werkzeuge wie aufgabenvorlagen geben Sie ihnen die Möglichkeit, Referenzdokumente, SOPs und den bevorzugten Aufgabenfortschritt direkt in Workflows einzubetten. Best Practices werden durch einfaches Befolgen der Aufgabenliste verstärkt.

Ein Vorteil, den Rebecca nicht erwartet hatte, war die Art und Weise, wie Teamwork die Personalentwicklung unterstützte, insbesondere bei der Leistung ihrer Projektmanager. Während einige ihrer PMs experimentierten, um Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz zu finden, gab Teamwork ihnen die Tools, um einen Prozess zu erstellen, ihn dem Team klar zu präsentieren und dann Daten zur Verfügung zu haben, die bei Bedarf für Anpassungen verwendet werden können.

“Teamwork hat unseren PMs nicht automatisch bessere Fähigkeiten verliehen. Sie mussten immer noch die Zeit investieren, um wirklich gute Prozesse zu erstellen und die richtigen Softwarefunktionen zu finden, um sie zu unterstützen. Aber sobald sie das richtig verstanden haben und sich darauf konzentrieren und es automatisieren können, können sie sich auf die Feinabstimmung konzentrieren, anstatt in letzter Minute zu überholen “, sagte sie.

" Wir haben unsere Best Practices und Standards wirklich verbessert und sie erstrecken sich auf alle Bereiche unseres Geschäfts, da wir besser geschult werden und neue Wege finden, die Funktionen zu nutzen. Unternehmen, die es ernst meinen mit der Skalierung, sollten nicht zögern, Teamwork zu verwenden.

– Rebecca Smart, Leiterin PMO bei Blackboard

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