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Wie ACT Security Teamwork verwendet, um mehrjährige Projekte im Auge zu behalten

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Name der Firma
ACT Security
Industrie
Professionelle Dienstleistungen
Hauptquartier
Nashville, Tennessee, Vereinigte Staaten

ACT Security ist ein führender Experte für gewerbliche und private Sicherheit mit Sitz in Nashville, Tennessee, der fortschrittliche Zugangskontrolle, Videoüberwachung sowie Brand- und Lebensschutzsysteme anbietet. Ihr Fachwissen deckt alle Aspekte von Sicherheitssystemen ab, von Design und Installation bis hin zu laufendem Service und Überwachung.

Sean Morey, Internal Systems Specialist bei ACT, beschreibt, wie Teamwork seinem 90-köpfigen Team die Tools zur Verfügung stellte, um eine hohe Arbeitsbelastung zu bewältigen und prominente Kunden wie das nordamerikanische Hauptquartier von Nissan, das Pinnacle Building, die Bridgestone Arena und Dollar General anzuziehen.

Patchwork-Lösungen

Seit Jahren stellt ACT Security vielseitige Sicherheitssysteme für gewerbliche und private Kunden aller Größen zusammen. Obwohl die Teammitglieder in jeder Phase des Prozesses gute Leistungen erbrachten, fiel es ihnen schwer, Informationen auszutauschen oder einen Projektstatus ohne mehrere Gespräche zu erhalten, insbesondere wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten mussten.

Sie stießen immer wieder auf Kommunikationshürden, da ACT Security kein einziges System zur Verfolgung von Aufgaben und Daten hatte.

" Jeder benutzte eine andere App, um die Arbeit zu erledigen. Einige entschieden sich für Projektmanagement-Tools, andere hatten ihre Informationen in Tabellenkalkulationen und andere verwendeten sogar Stift und Papier. Es war schwer genau zu wissen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt vor sich ging. Sean hat sogar seine eigenen Dashboards für jede Abteilung erstellt, um allen zu helfen, organisiert zu bleiben, aber er stellte schnell fest, dass sie das Problem auch nicht gelöst haben. „Es war alles sehr schwierig, fast zu viel, um 50 Projekte gleichzeitig zu verwalten. Die Granularität war wichtig, aber wir brauchten einen Weg, um das Gesamtbild zu sehen. “ Er wusste, dass es Zeit war, auf ein Tool umzusteigen, das mehr Transparenz und weniger Komplikationen bot.

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Durch den Einsatz von Teamwork wurden die Kommunikationsbarrieren von ACT Security abgebaut. Plötzlich konnten Teammitglieder in Sekundenschnelle Informationen austauschen oder Updates erhalten, was den Weg für eine bessere Zusammenarbeit und effizientere Prozesse ebnete.

“Kommunikation und Arbeitsabläufe sind auf jeder Ebene besser “, sagte Sean. „Wir haben acht Verkäufer, und wenn sie einen neuen Job verkaufen, erstellen wir ein neues Projekt in Teamwork. Ein Projektmanager wird zugewiesen, und diese Person erstellt Aufgaben für alle, vom Techniker bis zur Abrechnung. Wir haben einen kontinuierlichen Prozess anstelle vieler fragmentierter Schritte. “

Das Verkaufsteam startet den Prozess mit der Erstellung eines Notizbuch relevante Informationen, die das gesamte Team während des gesamten Projekts benötigt, wie Kontaktinformationen für Stakeholder und wichtige Protokolle. Von dort aus kann der Rest des Teams sofort eintauchen, ohne auf Übergaben warten zu müssen oder sich Sorgen machen zu müssen, dass wichtige Informationen fehlen.

Die Projekte von ACT Security haben oft viel längere Fristen als die in anderen Branchen. Daher müssen sie in der Lage sein, den Fortschritt ihrer Projekte im Auge zu behalten, auch wenn das Ende noch nicht in Sicht ist. „Wir haben eine festgelegte Anzahl von Arbeit zu erledigen, eine festgelegte Zeit dafür und ein festgelegtes Budget, aber die Art des Baus ist, dass wir Monate warten könnten “, sagte Sean. Um sicherzustellen, dass sie nicht an Dynamik verlieren, hinterlassen die Teammitglieder Kommentare, um sich gegenseitig über ihre Fortschritte zu informieren, damit sie nicht den Überblick darüber verlieren, wo sich alles befindet, und riskieren, im Laufe der Zeit oder über das Budget hinauszugehen.

Jede Abteilung hat ihre Lieblingsfunktionen in Teamwork, aber es gibt einige, die für ihren täglichen Betrieb von wesentlicher Bedeutung sind. Mitteilungen sind Teil ihres täglichen Arsenals, insbesondere für Außendiensttechniker, die ihre Leistungen zusammenfassen und eine Agenda für den nächsten Tag festlegen müssen. Vorlagen für Aufgabenlisten haben die Projekteinrichtungszeit verkürzt und sind ein wichtiges Kommunikationsinstrument für Änderungsaufträge.

" Diese einzelne Funktion hat Diskussionen über Änderungsaufträge verdeutlicht. Aufgabenlistenvorlagen kümmern sich um alle Verwaltungsprozesse und informieren unsere Techniker über Änderungen. Wir haben die Anzahl persönlicher Updates erheblich reduziert, und jetzt fallen weniger Details durch die Ritzen.

Transparenz ist gleich Effizienz

Die Sichtbarkeit des gesamten Teams in allen Aspekten jedes Projekts hat die Sicherheit von ACT grundlegend verändert. Mit Teamwork können sie effektiver kommunizieren und Reibungspunkte reduzieren, die sie daran hinderten, das Unternehmen zu skalieren.

“Es ist schwer zu vermitteln, wie effizient wir jetzt sind. Als wir ein kleineres Unternehmen waren, war es einfach, mit allen über das Geschehen zu sprechen, aber jetzt, mit Dutzenden von Mitarbeitern, ist es schwierig und verschwenderisch, Gespräche zu führen, um alles zu erklären. Jetzt haben wir die Möglichkeit, allen Transparenz zu bieten, ohne das gleiche Gespräch 100 Mal wiederholen zu müssen. “

Jeder hat besseren Zugang zu Informationen, von einzelnen Teammitgliedern, die eine Frage beantworten müssen, bis hin zu Projektmanagern, die zu bewerten versuchen, wer möglicherweise mit Arbeit überlastet ist und wer möglicherweise Bandbreite hat, um neue Aufgaben zu übernehmen. PMs berichten, dass ihre Zeit für die Überwachung von Projekten mit zunehmender Fähigkeit, effektive Lösungen zu finden, abgenommen hat.

Durch Teamarbeit hat ACT Security einen einzigen Standort für alle Projektaufgaben, Materialien und Kommunikation erhalten und ist auch der Ort, an dem das Unternehmen wachsen kann. Sean hat eng mit dem Kundenerfolgsteam von Teamwork zusammengearbeitet, um neue Möglichkeiten für die Verwendung der Software bei deren Erweiterung zu finden.

Seine Beziehung zu Teamwork hat sich so weit entwickelt, dass er dem Entwicklungsteam nun regelmäßig Vorschläge für neue Funktionen vorlegt - und diese schnell in die Software integriert sieht.

" Wenn Sie nach einer Plattform suchen, die ständig wächst und leistungsfähiger wird, benötigen Sie Teamwork. Aufgrund meiner Erfahrung in der IT habe ich gesehen, dass zu viele Unternehmen Softwareentscheidungen auf der Grundlage von Funktionssätzen anstelle von Produktwachstum und Skalierbarkeit treffen. Niemand macht das besser als Teamwork. Ich weiß, dass sie dem Wachstum meines Unternehmens verpflichtet sind.

– Sean Morey, Interner Systemspezialist bei ACT

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