Wir wissen, dass Teams zusammenkommen können brillante Dinge erreichen. Aber um das Beste aus Ihren Leuten herauszuholen - und aus Ihren projektmanagement-Tool — sie müssen sicherstellen, dass sie korrekt eingerichtet sind.

Mit der Team-Funktion in Teamwork ist es noch einfacher, mit den richtigen Personen zusammenzuarbeiten. Mithilfe von Teams können Sie Benutzer gruppieren, um schnell mit allen relevanten Teammitgliedern zu kommunizieren, die Arbeit ganzen Teams zuzuweisen und die Ressourcen für bestimmte Projekte besser zu verstehen - und gleichzeitig Ihre Prozesse zu optimieren und Lärm zu reduzieren.

Bereit zum Start? Hier ist unser vollständiger Leitfaden für die Arbeit mit Teams.

Bevor du anfängst

Um Teamwork optimal nutzen zu können, empfehlen wir, zu Beginn etwas Zeit zu investieren, um Ihre Benutzer ordnungsgemäß einzurichten.

Das richtige Einrichten Ihrer Benutzer - und das richtige Gruppieren - zu Beginn ist sehr wichtig, da dadurch so viele andere Dinge in Teamwork einfacher und schneller erledigt werden: Sie können Funktionen effektiver nutzen und sofortige Gewinne erzielen Effizienzsteigerung in Ihren Workflows und schnelle und einfache Verwaltung von Benutzern.

Und die Vorteile hören hier nicht auf. Die Benutzerverwaltung hat große Auswirkungen auf Bereiche wie Stakeholder-Management und Kommunikation, die für den reibungslosen Ablauf eines Projekts oder einer Arbeit von entscheidender Bedeutung sind. Für Agenturen ist dies besonders wichtig, damit Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden halten können, ohne sie mit unnötigen Benachrichtigungen zu überfordern.

Wie stellen Sie Ihre Teams (und Teams) auf Erfolg ein? Hier ist unser umfassender Best-Practice-Plan zur Definition Ihrer Teamstruktur:

  1. Denken Sie offline an Ihre Teamstruktur

  2. Schreib es auf

  3. Repliziere es in Teamwork

Ja! Das ist es.

Sie können auf jeden zurückgreifen vorhandene Dokumentation sie haben bereits wie Organigramme die Möglichkeit, Ihre Teamstruktur abzubilden und dann alle Szenarien hinzuzufügen, die Sie für Unterteams und andere Projektteams benötigen.

Sobald der schwierige Teil erledigt ist, können Sie sie als virtuelle Teams in Teamwork einrichten, damit sie Ihre realen Workflows nachahmen.

Abschnitt 1: Einrichten Ihrer Teams

Ein Team bilden

Um ein Team zu erstellen, rufen Sie den Bereich "Personen" Ihrer Website auf und Sie sehen einen Bereich namens "Teams".

Wählen Sie von hier aus einfach die grüne Schaltfläche "Team hinzufügen" aus, über die Sie ein Popup-Fenster erhalten, in dem Sie Ihr Team schnell und einfach aufbauen können.

Einzelheiten: Beginnen wir mit den Grundlagen. Fügen Sie auf der Registerkarte "Details" zunächst den Namen und das @ -Handle Ihres Teams hinzu (z. B. "Marketing-Team" und "@marketing"). Sie können auch die Farb- und Logosymbole anpassen, um sie leicht unterscheidbar zu machen (und ihnen ein zusätzliches Flair zu verleihen).

Mitglieder: Auf der Registerkarte Mitglieder können Sie einfach aus einer Liste von Personen auswählen, wen Sie in dieses Team aufnehmen möchten. Sie können auch Mitarbeiter zu Teams hinzufügen oder einen neuen Benutzer direkt aus dem Popup-Modal einladen.

Projekte: Auf dieser Registerkarte können Sie die Standardprojekte für alle Mitglieder dieses Teams auswählen. Dies bedeutet, dass sobald Sie Ihrem Team eine neue Person hinzufügen, diese sofort Zugriff auf alle richtigen Projekte hat. Für Ihr Marketing-Team oben können Sie beispielsweise Content Marketing, Website und SEO als Standardprojekte festlegen.

Fortgeschrittene: Die Registerkarte Erweitert enthält einige zusätzliche Einstellungen wie Beschreibung, Firma und übergeordnetes Team. Von hier aus können Sie einem Unternehmen ein Team zuordnen. (Sie können aus der vorhandenen Firmenliste auswählen oder eine neue hinzufügen.) Dies bietet einen zusätzlichen „Container“, in dem Sie arbeiten können, und verhindert, dass Sie jemanden, der nicht in dieser Firma ist, zu einem Team hinzufügen, um die Dinge zu behalten sauberer und sicherer. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit vielen Kunden arbeiten und sicherstellen möchten, dass alles organisiert und vertraulich bleibt.

Sie können Ihr Team auch zu einem Unterteam machen, indem Sie es einem übergeordneten Team hinzufügen.

Seitenleiste: Was sind Unterteams und Elternteams?

Als Teil der Team-Funktion haben Sie auch die Möglichkeit, Unterteams innerhalb eines Teams zu haben. In der Liste der Teams im Bereich "Personen" können Sie schnell sehen, wie viele Unterteams jedes übergeordnete Team hat, und erweitern, um eine detailliertere Aufschlüsselung anzuzeigen.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise "Marketing-Team" als übergeordnetes Team mit Unterteams von:

  • Design

  • PR

  • Webseite

  • Inhaltsvermarktung

  • Produktmarketing

  • Verlange Generation

Subteams sind eine großartige Möglichkeit, alles rationalisiert und organisiert zu halten, um eine detailliertere Kommunikation und Diskussion zu ermöglichen.

Sie können beispielsweise auswählen, ob Sie eine Nachricht an alle Mitglieder des Teams senden möchten (@marketing), um etwas zu erhalten, das für alle relevant ist (z. B. vierteljährliche Planung), oder nur das Unterteam (@contentmarketing), wenn es sich um etwas Spezialisierteres handelt (z. B. Planung Ihres redaktionellen Kalenders) ).

Dies bedeutet, dass Sie die Benachrichtigungen von Personen nicht mit Dingen überladen, die für sie nicht relevant sind, sodass Sie den Lärm reduzieren und dennoch Eingaben von den richtigen Personen erhalten können.

NB: Jeder, der einem Unterteam hinzugefügt wird, wird automatisch Teil des Elternteams.

Dynamische Privatsphäre

Der dynamische Datenschutz funktioniert für Teams. Wenn Sie Ihrem Team neue Mitglieder hinzufügen, erben diese automatisch den Datenschutz aller diesem Team zugewiesenen Aufgaben. Dies spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass die Teammitglieder über die erforderlichen Zugriffsebenen verfügen.

Abschnitt 2: Aktualisieren Ihrer vorhandenen Struktur

Sie sind bereits Teamwork-Benutzer und fragen sich, wie sich Teams auf Ihren Workflow auswirken werden? Keine Angst - es geht darum, alles zu machen damit viel besser. Wir wissen, dass unsere Benutzer auf eine Lösung vom Typ Team gewartet haben und in der Zwischenzeit einige der anderen Funktionen von Teamwork als Problemumgehung genutzt haben. Glücklicherweise ist es sehr einfach, zu Teams zu wechseln. Folgendes müssen Sie wissen:

1. Umwandlung bestehender Unternehmen in Teams

Um ein bestehendes Unternehmen in ein Team umzuwandeln, gehen Sie einfach zu Personen> Unternehmen. Wählen Sie hier die Firma aus, die Sie in Teams konvertieren möchten. Wählen Sie in der Listenansicht von Personen mithilfe der Kontrollkästchen neben dem Namen jeder Person einige oder alle aus. Auf diese Weise können Sie alle Personen in diesem Unternehmen einem vorhandenen oder neuen Team hinzufügen. Sie können diese Firma dann löschen, wenn Sie sie nicht mehr verwenden möchten.

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2. Rollen in Teams umwandeln

Wir ziehen Rollen zurück, um Platz für Teams zu schaffen. Dies dient demselben Zweck, bietet jedoch eine größere Funktionalitätstiefe. Um diesen Übergang so einfach wie möglich zu gestalten, werden diese nach dem Öffnen eines Projekts mit vorhandenen Rollen automatisch in Teams auf Projektebene konvertiert.

Abschnitt 3: Tägliche Arbeit mit Teams

Hinzufügen von Teams zu Projekten

Nachdem Sie Ihre Teams und Unterteams auf Site-Ebene eingerichtet haben, können Sie jeden Tag auf Projektebene mit der Team-Funktion arbeiten. Um zum Teambereich eines Projekts zu navigieren, gehen Sie zu Menschen und dann auswählen Teams aus dem Menü oben.

Es ist wichtig zu beachten, dass, wenn auch nur ein Mitglied eines Teams Mitglied des Projekts ist, das @ -Handle des Teams in diesem Abschnitt angezeigt wird. Wenn Sie dem Team innerhalb des Projekts beitreten, werden nur die Teammitglieder benachrichtigt, die bereits im Projekt sind. Es ist wichtig zu beachten, dass im Bereich Teams das Team selbst basierend darauf aufgelistet wird, wer in diesem Team im Projekt ist.

Im Content-Marketing-Projekt ist beispielsweise Anna, die Content-Marketing-Managerin, das einzige Mitglied des Marketing-Teams in diesem Projekt. Das Marketing-Team wird jedoch hier vertreten sein und Anna in der Ansicht als einziges Mitglied auflisten. Sie müssen also nicht ganze Teams zu Projekten hinzufügen, Sie können dennoch einzelne Personen zu Projekten hinzufügen, aber ihr Team wird hier vertreten und Sie können auf einen Blick sehen, welche Teammitglieder im Projekt sind.

Dies bedeutet auch, dass Sie nicht ganze Teams zu Projekten hinzufügen müssen. Sie können immer noch nur einzelne Personen zu Projekten hinzufügen, deren Team jedoch im Bereich Teams vertreten ist, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche Teammitglieder sich im Projekt befinden.

Teams auf Projektebene erstellen

Im Bereich "Teams" wird auch die Option "Projektteam erstellen" angezeigt. Mit projektspezifischen Teams können Sie bestimmte Personen im Kontext eines bestimmten Projekts zusammenfassen, ohne sie als Teams auf Site-Ebene einrichten zu müssen.

Dies ist besonders nützlich für kurzfristige Projekte, funktionsübergreifende Gruppierungen und agile Arbeitsweisen. Durch die Verwendung von Teams auf Projektebene können Sie die Arbeit mit informellen Teams projektübergreifend sehr spezifisch gestalten.

Durch die Verwendung von Teams auf Projektebene können Sie für bestimmte Arbeiten wirklich detailliert und spezifisch werden. Sie können beispielsweise ein „Projektmanagement-E-Book-Team“ in Ihrem Marketing-Projekt erstellen, sodass Sie in Nachrichten und Kommentaren schnell mit nur den Personen kommunizieren können, die an diesem E-Book arbeiten (ohne sich jedes Mal merken zu müssen, wen Sie markieren müssen).

Teams auf Projektebene sind auch sehr nützlich für Personen, die mit Großprojekten arbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Agentur sind, die an der Entwicklung benutzerdefinierter Software für einen Kunden arbeitet, können Sie bestimmte Mitglieder Ihres Teams je nach Ressourcen und Verfügbarkeit für die Arbeit an diesem Projekt zuweisen. Dies bedeutet, dass Sie bei der nächsten Ausführung einer ähnlichen Arbeit Ihr definiertes Team nicht auf Standortebene ändern müssen, sondern bei Bedarf projektspezifische Teams erstellen können.

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Teams + Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, haben Sie die Möglichkeit, eine Aufgabe einem ganzen Team zuzuweisen, oder Sie können sie einem relevanten Teammitglied zuweisen, indem Sie deren Team durchsuchen und von dort aus auswählen.

Das Zuweisen einer Aufgabe zu einem Team ist nützlich, wenn es nicht darauf ankommt, wer im Team die Arbeit tatsächlich abschließt, sodass das Team anhand seiner Aufgaben entscheiden kann Arbeitslasten oder fügen Sie es ihrem Rückstand hinzu. Sie können beispielsweise dem gesamten Designteam die Aufgabe „Entwerfen einer neuen Benutzeroberfläche“ zuweisen, um sie auf das Radar zu übertragen, und sie können sie von dort aus genauer zuweisen.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Zuweisen von etwas zu einem Team als dynamische Zuweisung fungiert. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Mitglieder zu diesem Team hinzufügen, werden ihnen auch alle offenen Aufgaben zugewiesen, die diesem Team zugewiesen sind. Um das obige Beispiel fortzusetzen, wenn Sie dann einen neuen Designer für das Designteam einstellen, wird auch die Aufgabe "Neue Benutzeroberfläche entwerfen" angezeigt, die Sie zuvor für das gesamte Team hinzugefügt haben.

Dies spart viel Zeit bei der Zuweisung neuer Ressourcen zu Projekten, da Sie die zu übergebende Arbeit nicht nachverfolgen und durchsehen müssen - schon ist alles in Ordnung.

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Teams + Kommentare + Nachrichten

Sie können jetzt vollständige Teams in Kommentaren erwähnen und sie in Nachrichten mithilfe des Team-Handles (@marketing) benachrichtigen. Dies bedeutet, dass Sie nicht jede einzelne Person, die Sie hinzufügen müssen, manuell eingeben (und sich daran erinnern!) Müssen, was Ihnen Zeit (und potenzielle Unannehmlichkeiten) spart. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit großen Teams in großen Organisationen, entfernten oder verteilten Teams oder Neulingen arbeiten, die noch nicht alle Namen gelernt haben.

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Teams + Filtern

Überall dort, wo Sie Aufgaben filtern können, können Sie Ihre Ansicht auch nach Aufgaben filtern, die einem bestimmten Team zugewiesen sind. In dieser Ansicht werden alle Aufgaben angezeigt, die sowohl den einzelnen Personen in diesem Team zugewiesen wurden, als auch alle Aufgaben, die dem gesamten Team dynamisch zugewiesen wurden. Dies bringt die individuelle Sichtbarkeit für Manager auf ein völlig neues Niveau und gibt Ihnen viel tiefere Einblicke in die offenen und überfälligen Aufgaben Ihres Teams.

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Teams + Vorlagen

Innerhalb von Vorlagen können Sie einem Team eine Aufgabe zuweisen. Wenn Sie die Vorlage verwenden, können Sie auswählen, welche Teams Sie dem Projekt hinzufügen möchten, und die ihrem Team zugewiesenen Aufgaben werden automatisch diesem Team zugewiesen.

Teams + Arbeitsbelastung

In der Workload-Ansicht können Sie nach Teams filtern, sodass Sie nur die Kapazität der Personen in diesem Team anzeigen können. Dies ist sehr nützlich für Manager, die verstehen möchten, wie neue Arbeiten zugewiesen werden, wo Ressourcen zwischen dem Team neu zugewiesen werden können und ob sie über die Bandbreite verfügen, um weitere Projekte zu übernehmen.

Es ist auch sehr leistungsfähig für Agenturen, die Teams zusammenstellen, die an verschiedenen Kundenprojekten arbeiten, damit sie sehen können, wie die Arbeit voranschreitet. Dies ist ein weiterer Ort, an dem die Funktionalität der Teams auf Projektebene wirklich zur Geltung kommt. So können Sie einen Drilldown zu bestimmten Kundenergebnissen durchführen, um sicherzustellen, dass diese auf dem richtigen Weg sind.

Wie immer können Sie uns bei Fragen per E-Mail kontaktieren support@teamwork.com und wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie können auch unsere Liste der Hilfedokumente für engagierte Teams hier einsehen. Erfahren Sie mehr darüber, welche Pläne die Team-Funktion enthalten hier.