Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Sie haben drei verschiedene Teams, die an ihren jeweiligen Teilen desselben Projekts arbeiten. Woche für Woche melden sie Ihnen ihre Fortschritte - sie sind auf dem richtigen Weg, einige sogar vor dem Plan. "Wir schaffen es", denken Sie bei sich. Sie berichten Ihren Führungskräften und alle sind bereit zu feiern. Dann checken Sie mit Ihren drei Teams endgültig in das Projekt ein und erfahren eine schmerzhafte Wahrheit: jedes Team war auf dem richtigen Weg. Aber jeder arbeitete mit einem anderen Ziel. Autsch. Plötzlich wird das Projekt, das sich für den Erfolg bestimmt fühlte, verworfen. Zehn Personen haben Monate mit einem Projekt verbracht, aber es kostet sie jetzt noch mehr Zeit und Ressourcen, um wieder auf Kurs zu kommen. Nur so können Ihre Kunden das bekommen, was Sie ihnen versprochen haben. Wie ist es passiert? Lassen Sie es uns zusammenfassen:

  • Team 1 folgte ihren Notizen von einem Treffen mit der CMO zu Beginn des Projekts

  • Team 2 stützte sich auf die vom Produktleiter zusammengestellte Produktdokumentation

  • Team 3 folgte den Anweisungen, die sie per E-Mail von Ihnen erhalten hatten

Wie viele andere suchen Ihre Teams möglicherweise standardmäßig nach Informationen, sobald sie diese benötigen. Das Thema? Sie haben in privaten Kanälen um Hilfe gebeten - E-Mails, private Nachrichten, persönliche Besprechungen -, damit die Antwort verloren geht. Infolgedessen müssen Sie Dutzende von Kommunikationskanälen verwalten, von denen jeder seine eigenen Informationsversionen enthält. Um das obige Szenario - und viele andere mögliche Nachteile - zu verhindern, benötigen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit. Lassen Sie uns herausfinden, was es ist und warum Sie sich darum kümmern sollten.

Was ist eine einzige Quelle der Wahrheit?

Eine einzige Quelle der Wahrheit (SSOT) ist eine Plattform, auf der alle Informationen gespeichert sind, die Sie für Entscheidungen in Ihrem Unternehmen benötigen - und die allen zur Verfügung stehen. Es ist die ultimative Informationsquelle für alles, was mit Ihrem Unternehmen zu tun hat. Dies umfasst Entscheidungen und Prozesse in den Bereichen Produkt, Marketing, Vertrieb, Einstellung, Support, Betrieb und alles dazwischen. Eine einzige Quelle der Wahrheit funktioniert jedoch nur, wenn sie immer aktualisiert und gepflegt wird. Wenn es behauptet, die neuesten und genauesten Informationen zu beispielsweise Ihrer Kundenforschung zu haben, Ihr Marketing-Vizepräsident jedoch einen neueren Bericht über seine lokale Festplatte hat, wird Ihre einzige Wahrheitsquelle unzuverlässig. Bei allen Vorteilen muss die Schaffung einer einzigen Quelle der Wahrheit nicht kompliziert sein. Wenn Sie bereits ein zentrales Projektmanagement-Tool verwenden, sind Sie bereits auf dem Weg. Dies liegt daran, dass das richtige Projektmanagement-Tool es mühelos macht, eine einzige Quelle der Wahrheit zu haben. Es ist bereits das Zuhause für all Ihre tägliche Arbeit. Ein zentraler Bereich, in dem Ihre Dateien, Fälligkeitstermine und Statusaktualisierungen gespeichert sind. Und als Nebenprodukt dieser Arbeit wird eine einzige Quelle der Wahrheit geschaffen, die immer aktualisiert und genau ist, ohne dass zusätzliche Arbeit für die Wartung erforderlich ist. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrem Projektmanagement-Tool als einzige Quelle der Wahrheit bessere Arbeit leisten können.

Fordern Sie die Zeit zurück, die Sie für Administrations- und Vorbereitungsarbeiten aufgewendet haben

“Wo ist meine Zeit heute geblieben? " Wenn Sie diese Frage auch nur einmal gestellt haben, weil Sie das Gefühl hatten, sehr wenig getan zu haben, sind einige mögliche Schuldige:

  • Treffen

  • Manuelles Erstellen von Berichten

  • Wieder eine Aufgabe erledigen

  • Warten Sie auf andere, um Ihnen die Informationen zu geben, die Sie benötigen

Viele Menschen speichern die Informationen, an denen sie arbeiten, in ihren Notizbüchern, Kalendern, E-Mails und privaten Dokumenten. Und aufgrund dieser Informationssilos dauert es länger fortschritt kommunizieren, dokumente teilen und Fragen beantworten. Nicht nur das: Sie können doppelte Jobs ausführen und sogar redundante Aufgaben erledigen. Was wäre, wenn es eine einheitliche Plattform gäbe, die alle wichtigen internen Informationen enthält - wie Besprechungsnotizen, Statusaktualisierungen und Kundenfeedback -, damit Sie Ihre Arbeit einfach erledigen können? Anstatt jeden Monat Stunden damit zu verbringen, nach Projektdetails, Terminen und Dokumenten zu suchen, wissen Sie immer, wo Sie das finden, was Sie benötigen, sodass Sie jeden Tag direkt in Ihre Arbeit einsteigen können.

Reduzieren Sie den Bedarf an Besprechungen

EIN Harvard Business Review-Studie fanden heraus, dass Mitarbeiter eines großen Unternehmens 300.000 Stunden pro Jahr damit verbrachten, nur die wöchentliche Sitzung des Exekutivkomitees zu unterstützen. Mit anderen Worten, diese Mitarbeiter verbrachten 34 kollektive Jahre innerhalb eines Jahres, um ihren Projektfortschritt zu kommunizieren! Mit einer einzigen Quelle der Wahrheit können Sie die Notwendigkeit ständiger Fortschrittsbesprechungen reduzieren, um die Stakeholder zu aktualisieren oder neue Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Stattdessen können Sie mit einer vollständigen Aufzeichnung der Projektgeschichte, die skizziert und leicht zugänglich ist, jedem in Ihrem Unternehmen einen zentralen Bezugspunkt geben. Durch den sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen können sie Echtzeit-Updates erhalten, ohne ihren Schritt zu unterbrechen - oder eine weitere „schnelle Synchronisierung“ planen.

Bessere Arbeitsabläufe, stärkere Rechenschaftspflicht, mehr Transparenz

Die Transparenz der Arbeitsbelastung und die Zusammenarbeit im Team gehören zu den wichtigsten positiven Auswirkungen zentralisierter Projektmanagement-Tools. Capterras Forschung aufgedeckt. Es macht Sinn: Warum eine einzige Quelle der Wahrheit schaffen, wenn nicht jeder an Bord ist, um es zu schaffen? das einzige Quelle der Wahrheit? Die Verwendung Ihres Projektmanagement-Tools als SSOT hilft dabei, wichtige Kommunikation ins Licht zu rücken. Anstatt in abgelegenen Räumen wie E-Mail und Chat zu arbeiten, können Sie alle Projektinformationen zentralisieren. Dies erhöht Ihre Organisation auf drei verschiedene Arten: Erstens werden die Arbeitsabläufe rationalisiert. Tägliche und wöchentliche Berichte befinden sich an einem Ort, auf den sich jeder beziehen kann. Die Mitarbeiter können ihre Aufgaben für den Tag auf der Grundlage des Fortschritts anderer einrichten und einspringen, wenn für einen bestimmten Teil des Projekts mehr Köpfe benötigt werden. Reibungs- und Belastungsbereiche lassen sich leicht identifizieren und beheben. Zweitens bleibt jeder jederzeit verantwortlich. Weil es leicht zu erkennen ist, wer an welchen Aufgaben arbeitet, Instanzen von "Ich dachte du haben sich darum gekümmert! “ viel kleiner werden. Und mit Funktionen wie der Versionierung von Dateien macht das richtige Tool auch den aktuellen Status jeder Arbeit klarer (sodass Sie nicht mehr mit alten, veralteten Dateien arbeiten müssen). Und drittens führt die Tatsache, dass jeder die aktuelle Projektentwicklung sehen kann, zu einer offeneren, transparenteren Unternehmenskultur. Mit einer einzigen Quelle der Wahrheit geschieht dies automatisch, sodass Manager und Führungskräfte keine längeren Statusaktualisierungen mehr eingeben müssen und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, auf der Grundlage der Daten Initiative zu ergreifen.

Richten Sie Ihr Team aus…

Haben Sie sich jemals gefragt, warum einige Projekte scheitern? Ein Bericht deckte diese Hauptursachen für Projektversagen auf:

  1. Änderung der Prioritäten der Organisation (39%)

  2. Änderung der Projektziele (37%)

  3. Erfassung ungenauer Anforderungen (35%)

  4. Unzureichende Sicht (29%)

  5. Schlechte Kommunikation (29%)

Zwei der fünf Ursachen (Nr. 2 und Nr. 3) sind auf die mangelnde interne Teamausrichtung zurückzuführen. Dies kann auf jeder Organisationsebene geschehen, aber es ist werden passieren in Ihrem Team, wenn jeder schultertief in seiner Arbeit ist und keinen zentralen Ort zum Speichern des Projektfortschritts hat. Von der Arbeit an veralteten Anforderungen bis hin zur unterschiedlichen Priorisierung von Aufgaben können Projekte in vielerlei Hinsicht vom Kurs abweichen. Wenn Sie sich nicht auf die Ausrichtung konzentrieren (und sich neu ausrichten, wenn sich etwas ändert), können Sie schnell feststellen, dass Ihr Projekt aus dem Ruder läuft . Nicht nur das, sondern 80% der Befragten in der Umfrage von Geneca wurde angegeben, dass sie die Hälfte ihrer Zeit für Nacharbeiten aufgewendet haben, was eine der Hauptursachen für Verzögerungen ist. Und eine der Hauptursachen für Nacharbeiten? Fehlende Ausrichtung. Wenn Sie kein SSOT haben, bei dem Ihr Team leicht erkennen kann, woran es arbeiten soll (und warum), sollten Sie sich für zusätzliche Arbeit anschnallen.

… Und richten Sie Ihre Organisation aus

Die mangelnde organisationsweite Ausrichtung ist der Grund für zwei weitere der oben genannten Ursachen für Projektfehler (Nr. 1 und Nr. 4). Wenn Sie nur eine einzige Quelle der Wahrheit haben, wird dies nicht auf magische Weise zu einer Abstimmung zwischen allen Teams führen, gemeinsame Ziele festlegen und eine Unternehmensvision definieren. Dies wird Ihnen jedoch dabei helfen, diese Ausrichtung zu erleichtern, sobald Sie Ihren Plan für die Richtung des Unternehmens festgelegt haben. Langfristige Ziele sind der Motor für große Entscheidungen. Und große Entscheidungen bestimmen alle anderen Entscheidungen. Eine einzige Quelle der Wahrheit hilft dabei, die Richtung zu verfolgen, in die das Unternehmen plant, indem Strategie und Planung - nicht nur einzelne Projekte - zentralisiert und mit den Menschen geteilt werden, die Ihnen dabei helfen, dorthin zu gelangen. Und falsch ausgerichtete langfristige Ziele sind durchaus das Risiko. Denn hier ist die Sache: Wenn jemand nicht weiß, wohin das Unternehmen im kommenden Jahr geht, glauben Sie wirklich, dass er an die Tür einer Führungskraft klopft, um zu fragen? Nee. Sie arbeiten mit allen Informationen, die sie finden können. Und wenn sie keine finden, werden sie sie beflügeln. Winging kann kaum als gute Strategie angesehen werden. Ein gutes SSOT auf hoher Ebene zeichnet das Gesamtbild Ihres Unternehmens, da es folgende Dokumentationen enthält:

Mit Hilfe eines SSOT kann jeder in Ihrem Unternehmen einander, Ihren Markt und Ihre Kunden auf konsistente Weise behandeln und so zu Ihrer langfristigen Ausrichtung und Ihrem Wachstum beitragen.

Planen Sie zukünftige Projekte ausfallsicher

Denken Sie eine Sekunde darüber nach: Wie fühlt es sich an, wenn Ihre Projekte pünktlich (oder sogar vorzeitig) abgeschlossen sind? Wann alle Ziele getroffen oder überschritten werden? Welche Belohnungen und Vorteile können Sie nach Abschluss des Projekts noch lange nutzen? Betrachten Sie nun das genaue Gegenteil. Was passiert, wenn Sie Termine verpassen? Wie wirkt es sich auf andere Teams und Ihr Unternehmen insgesamt aus? Der Vorteil einer einzigen Wahrheitsquelle besteht darin, dass Sie Daten zu allen von Ihnen abgeschlossenen Projekten sammeln und als Ergebnis die Zeit vorhersagen können, die Sie für die Fertigstellung des nächsten Projekts benötigen. Nicht nur das - du kannst spur wie bestimmte Personen, Ressourcen und Budgets den Fortschritt eines Projekts beeinflussten. Anstatt sich jetzt auf Bauchgefühle und Schätzungen zu verlassen, können Sie jetzt basierend auf dem historischen Erfolg planen. Die Alternative dazu besteht darin, Teams zu jagen, die an früheren Projekten gearbeitet haben, um ihre eigene Projekteffizienz anhand ihrer Schätzungen und ihres Gedächtnisses zu verstehen. Wenn sie ihre Zeit und die entsprechenden Aufgaben und Meilensteine nicht genau nachverfolgen, können Sie nie wissen, wie richtig ihre Annahmen sind. Mit einer einzigen Quelle der Wahrheit können Sie sicher sein, dass jeder in Ihrem Unternehmen über die Informationen verfügt, die er für seine beste Arbeit benötigt. So einfach ist das. Wenn dies nach einem Ort klingt, an dem Sie gerne sein würden, erfahren Sie, wie Sie mit Teamwork-Projekten und Teamwork-Räumen dorthin gelangen können. Starten Sie eine kostenlose Testversion, um mit der Erstellung Ihres SSOT zu beginnen und die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen.