Wenn Sie in einer Agentur sind, haben Sie nur begrenzte Ressourcen zum Spielen: begrenzte Zeit, begrenztes Geld und begrenzte menschliche Macht. Egal wie großartig Ihre besten Leute sind, sie haben wahrscheinlich immer noch Grundbedürfnisse, um die sie sich kümmern müssen, wie schlafen, essen und Netflix schauen. Diese Art von Einschränkungen ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Diese Herausforderung wird jedoch noch verstärkt für Agenturen: sie arbeiten nicht nur mit sich ständig ändernden Kundenanforderungen, sondern müssen auch über das Wachstum Ihres eigenen Unternehmens nachdenken und schnell einschätzen können, ob Sie über die Bandbreite verfügen, um in einem bestimmten Zeitraum neue Geschäfte zu tätigen.

Als wir uns mit HubSpot zusammengetan haben, um Agenturexperten zu befragen die Lehren, die sie aus fehlgeschlagenen Projekten gezogen haben, resourcing-Probleme tauchten immer wieder als eines der schwierigsten Dinge auf, um es richtig zu machen. (Möchten Sie sehen, was die Liste sonst noch gemacht hat? Schauen Sie sich das eBook an!)

“Wir haben eine begrenzte Anzahl von Ressourcen, und es reicht aus, wenn Sie richtig planen “, so Jodie Robinson, Group Account Director bei Geschwindigkeitspartner sagte uns. "Aber aufgrund der Art des Geschäfts können Sie nicht sicher sein, was passieren wird. Wir stoßen fast täglich auf Probleme: Kunden kommen zu spät mit Feedback, ein neuer Stakeholder kommt unerwartet herein, die Kreativteams brauchen vielleicht einfach mehr Zeit, um die Arbeit zu erledigen. “

“Das wirkt sich automatisch auf alles andere aus “, erklärte sie. "Aber dann müssen Sie sich immer noch an denselben Zeitplan halten, damit es einen ständigen Kampf zwischen den Prioritäten und der Art und Weise gibt, wie wir Ressourcen aus einem anderen Projekt stehlen können, ohne ein anderes in Gefahr zu bringen."

Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Ressourcen zuweisen - und ein vollständiges Bild der Ressourcen zu haben, die Sie überhaupt zuweisen können -, um sich durch enge Fristen und zeitliche Verschiebungen zu bewegen.

Um Ressourcen richtig zuzuweisen, müssen Sie immer das Gesamtbild im Auge behalten. Und zu tun das, sie müssen alles nachverfolgen, damit Sie genau wissen, wohin die Zeit und Energie Ihres Teams fließt, was wann fällig ist und wie viele Stunden Sie noch für die Aufteilung übrig haben.

Für Perry Nalevka, CEO und Gründer von Pinguin-Strategien, diese Erkenntnisse sind der Schlüssel, um genau zu wissen, was funktioniert, was nicht und was sofortige Aufmerksamkeit erfordert. "Ich muss die Ressourcen kennen, die jeden Monat für jedes Konto ausgegeben werden, damit ich herausfinden kann, welche Probleme auftreten, und herausfinden kann, warum", erklärte Perry. "Das geht nur, wenn Sie alles verfolgen." Und wenn nicht? "Jede Agentur, die das nicht tut, wird herausfinden, wie wichtig es ist, wenn es zu spät ist."

Diese Praxis hat sowohl langfristige als auch kurzfristige Vorteile. Dies hilft Ihnen nicht nur, Ressourcenprobleme oder Terminabweichungen zu erkennen, bevor sie auftreten, sondern hilft Ihnen auch dabei, ein eigenes Gesamtbild darüber zu erstellen, wie Sie insgesamt liefern und wo Sie wachsen können.

“Das Verständnis Ihrer Kapazitäten und Ressourcen ist wichtig, da wir wissen müssen, wann wir einstellen müssen “, sagte Perry. "Wenn Sie ein Team von fünf oder sechs Personen sind, können Sie dies manuell herausfinden. Aber wenn man 30 oder 40 Leute erreicht, ist das nicht so einfach. " Alles mit einer Funktion wie Arbeitsbelastung dies bedeutet, dass Sie sehen können, wo die Lücken liegen, sodass Sie effektiver planen können, neue Konten aufzunehmen und Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln - ohne dabei an Qualität zu verlieren oder das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kunden zu verlieren.

Es hilft Ihnen auch, Dinge in Bewegung zu halten, selbst wenn das Unerwartete passiert. Wie oben von Jodie erwähnt, können sich Probleme auf Kundenseite manchmal unerwartet ändern. Und in einer Agentur, wenn ein Projekt aus der Bahn gerät, nimmt es normalerweise eine Menge anderer mit. ((Timberrrrr!)

Das Warten auf die Genehmigung durch den Kunden - insbesondere wenn es darum geht, von mehreren Stakeholdern größere Arbeiten zu genehmigen - kann zeitaufwändig sein. Wenn Sie nicht aufpassen, kann dies Ihre sorgfältig erstellten Zeitpläne schnell entgleisen lassen. In diesem Fall möchten Sie unbedingt nicht, dass Ihr Team feststeckt, während ein Projekt angehalten wird, und alle wichtigen Fristen plötzlich an einem Tag kollidieren.

Verwenden einer Funktion wie der Planeransicht in Workload sie erhalten sofortige visuelle Einblicke (wie eine farbcodierte Heatmap), mit denen Sie dieses Szenario vermeiden, die Arbeitslast Ihres Teams ausbalancieren und Kunden realistischere Fristen geben können, wenn sich die Zeitpläne verschieben. Die Fähigkeit, schnell und einfach die Kapazitäten aller zu überprüfen, die Arbeit neu zuzuweisen und letztendlich Ihre Ressourcen zu optimieren, ist der Schlüssel zu glücklicheren, produktiveren Teams - und glücklicheren, zufriedeneren Kunden.

(Und wenn Ihre Ressourcen wunderschön optimiert sind, Sie jedoch feststellen, dass Ihr Projekt langsam außer Kontrolle gerät andere gründe dafür? Schauen Sie sich unser eBook an für weitere Einblicke von den Agentur-Experten, die dort waren, haben Sie das getan.)

Die TL; DR:

  1. Ihr Team ist die wertvollste Ressource, die Sie haben. Sie können sie (wahrscheinlich) nicht klonen, daher müssen Sie wissen, wie Sie ihre Zeit und Energie zuweisen.

  2. Egal wie gut Sie vorbereitet sind, die Dinge werden sich ändern. Der Projektplan, den Sie zu Beginn erstellt haben, ist wertvoll, aber es ist noch wertvoller, flexibel zu sein, zu wissen, wo sich Dinge bewegen können, und in der Lage zu sein, auf den Beinen zu denken.

  3. Verfolgen Sie alles - sonst wissen Sie nicht, dass Sie es sind aus-verfolgen (oder auf eine Katastrophe zusteuern!), bis es zu spät ist.