Egal, ob es sich um eine Unterbrechung der Kommunikation, ein Scope Creep oder nur um eine unerwartete Wendung handelt - du waren die ganze Zeit der Kunde! ((Keuchen) — - Es gibt keinen Horror wie ein schiefgegangenes Projekt. Aber keine Angst. Es kann beängstigend sein, gegen ein Projektmanagement-Monster anzutreten, aber es gibt Möglichkeiten, das Biest zu bekämpfen und die Nase vorn zu haben. Lesen Sie weiter, um zu sehen, welchem archetypischen Monster das Problem Ihres Projekts am ähnlichsten ist und wie Sie am Ende unversehrt davonkommen.

Das Monster:Mummy

Das Problem: Sie werden in die kleinen Dinge verwickelt Details sind wichtig, aber wir alle wissen, dass es Sie nach unten ziehen kann, wenn Sie zu sehr in den Kleinigkeiten gefesselt sind. Egal, ob der Administrator Sie davon ablenkt, wirklich in Ihren produktiven Sweet Spot zu gelangen, oder ob Sie so sehr damit beschäftigt sind, jedes kleine Ding perfekt zu machen, dass Sie das große Ganze aus den Augen verlieren, manchmal müssen Sie einen Schritt zurücktreten und den Wald sehen. nicht die Bäume. So lösen Sie das Problem: Es kann schwierig sein, Ihre langfristigen Ziele mit Ihren kurzfristigen Aufgaben in Einklang zu bringen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, Ihre Strategie zu planen und Ihre Gesamtziele stets im Vordergrund zu haben. Fragen Sie sich oft, ob das, was Sie gerade tun, Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen, und ob Sie feststellen, dass Sie mit mehr Nein als Ja antworten, es ist Zeit, Bilanz zu ziehen. Wenn es darum geht, einen Überblick über das zu erstellen, was Sie erreichen möchten, kann dies so einfach - und so schwierig - sein, als würden Sie ein Stück Papier nehmen und Ihre Ideen wirklich auf den Punkt bringen, bis sie zu umsetzbaren Elementen werden, auf die Sie hinarbeiten können. messen und vervollständigen. Mit den richtigen Werkzeugen kann Ihnen helfen, Dinge zu planen und Ihren Fortschritt zu verfolgen, während Sie Aufgaben erledigen, die Sie zu Ihren Zielen führen (so zufriedenstellend), aber selbst das beste Werkzeug soll Ihre Strategie ergänzen, nicht als Ersatz dafür, also diese Grundlagen richtig machen ist bedeutsam. Versuchen Sie, dem täglichen Verwaltungsaufwand, der Ihre Aufmerksamkeit häufig von diesen langfristigen Zielen ablenkt, entgegenzuwirken, indem Sie regelmäßig ununterbrochene Zeit einplanen, um sich ausschließlich auf Dinge zu konzentrieren, die Sie näher an Ihren gewünschten Standort bringen. Legen Sie in Ihrem Kalender einen wiederkehrenden Zeitblock fest, damit Sie in einen produktiven Ablauf gelangen und Ihre Kollegen wissen lassen, dass Sie nicht verfügbar sind. Erstellen Sie dann eine Liste Ihrer drei wichtigsten zielbezogenen Prioritäten, um Ihre Energien ausschließlich dort zu konzentrieren. Fühle dich erfüllt. Wiederholen. (Und wenn Sie fertig sind, denken Sie daran, Ihren Administrator zu informieren.)

Das Monster:Vampire

Das Problem: Das Leben wird von Ihrem Team gesaugt Fühlt sich Ihr Team… ausgelaugt? Fehlt ein wesentliches Lebenselixier? Vielleicht zieht die Einstellung einer Person das Team nach unten, oder vielleicht stoßen Sie auf eine niedrige Moral und sind sich nicht sicher, warum oder woher es kommt. Mit anderen Worten: In Ihrer Mitte befindet sich ein metaphorischer Vampir, der Ihrem Team das Leben raubt. Ihre Knoblauchknolle: Das Wichtigste zuerst: Identifizieren Sie die Ursache des Problems. Kannst du sagen, woher die Negativität kommt und warum? Ist es Unzufriedenheit mit der Durchführung eines Projekts, Frustration über einen langwierigen Prozess? mikromanagement, oder mangelnde Anerkennung? Dies sind alles Dinge, die eine Person oder ein Team zum Erliegen bringen können. Es lohnt sich jedoch, die Quelle anzusprechen und sie in umsetzbares Feedback umzuwandeln, mit dem Sie Ihren Workflow verbessern können. Es ist natürlich auch möglich, dass jemand in seinem persönlichen Leben etwas Schwieriges durchmacht. Dies ist schwieriger, da Sie Ihre Grenzen nicht überschreiten möchten. Wenn Sie jedoch gerne zuhören möchten, kann dies oft wirkungsvoller sein als der Versuch, Lösungen bereitzustellen. Wenn es keine erkennbare Grundursache gibt, Sie aber immer noch viel Negativität sehen, haben Sie es möglicherweise nur mit einer negativen Person zu tun. Wenn es sich um Ihren direkten Bericht handelt oder Sie eng zusammenarbeiten müssen, lohnt es sich möglicherweise, eins zu eins zu sprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie Ihre Exposition am besten begrenzen und vermeiden, zu negativen Gesprächen beizutragen ( einschließlich Klatsch und negatives Selbstgespräch). Noch etwas zu beachten: Vampire können ihre eigenen Reflexionen nicht sehen. Wenn Sie die Anwesenheit eines negativen Vampirs in Ihrer Mitte spüren können, aber keinen sehen können ... vielleicht diesmal ... du bist der Vampir? ? Das ist scheiße, aber es ist nicht das Ende der Welt - und zu erkennen, dass es der erste Schritt ist, um Abhilfe zu schaffen. Überprüfen Sie Ihre Sprache auf Anzeichen von zugrunde liegender Negativität, wie z. B. Schuldzuweisungen oder weniger positive Kommentare zu anderen, und versuchen Sie, Ihr negatives Denken herauszufordern, bevor es Ihren Mund verlässt. Sie sind in kürzester Zeit wieder in der Sonne.

Das Monster: Frankenstein’s monster

Das Problem: Ihre Kreation ist außer Kontrolle geraten Sie hatten die besten Absichten, aber als sich alle Stakeholder - und mehrere Nicht-Stakeholder - einmischten, mutierte Ihr Projekt zu etwas völlig anderem. Sie wissen, was sie sagen: Zu viele Wissenschaftler verderben das Experiment. Und zu viele provisorische Projektmanager schleichen den Rahmen ein. Geben Sie ihm einen Zweck: Frankensteins Monster war von Natur aus kein Bösewicht, ihm fehlte nur ein Zweck. Um ein Kriechen des Bereichs zu vermeiden, müssen Sie die Parameter Ihrer Arbeit umreißen, bevor Sie beginnen, und zu Beginn klar sein, wenn etwas von diesem Plan abweicht. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Kunden zu tun haben und eine Verschiebung des Projektumfangs auf halbem Weg erhebliche Auswirkungen auf die Bereitstellung Ihrer Arbeit und vor allem auf Ihr Endergebnis haben würde. Genauso wichtig ist es jedoch, wenn Sie die Erwartungen auch intern festlegen. Seien Sie im Voraus: Sie können immer etwas sagen wie: "Wir würden das gerne übernehmen, aber es liegt nicht im Rahmen unseres aktuellen Projekts. Möchten Sie darüber sprechen, wie die Integration in Bezug auf Kosten und Zeitrahmen aussehen könnte? “ Aber Sie müssen auch nicht immer Ja sagen - wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um Arbeiten außerhalb der ursprünglich vereinbarten Aufgaben zu übernehmen, seien Sie einfach fest und erkennen Sie an, dass dies nicht Teil des von Ihnen budgetierten Plans war. Das mag in einer idealen Welt alles gut und schön sein, aber wie können Sie den Umfang verringern, wenn Sie sich bereits darin befinden? Können Sie Frankenstein von Ihrem Projekt trennen? In diesem Fall müssen Sie einige Auswertungen vornehmen. Setzen Sie sich und zeichnen Sie Ihr Projekt auf, einschließlich aller neuen Verpflichtungen, die Sie versprochen haben. Reduzieren Sie es auf das Wesentliche: Was müssen Sie liefern? Wie sieht Erfolg für Ihr Projekt aus? Identifizieren Sie, was erforderlich ist, und schneiden Sie ab, was nicht. Teilen Sie dies dann Ihren Stakeholdern mit, damit diese wissen, was sie erwarten sollten - und Sie können den weiteren Umfang einschränken.

Das Monster: The house itself

Das Problem: Sie stecken in alten Prozessen fest Spinnweben, knarrende Dielen, Lichter, die ganz von selbst ein- und ausgehen,… die Struktur, die Ihnen einst gut gedient hat, ist jetzt Ihr Feind geworden. Sie halten an alten Prozessen und Vorgehensweisen fest, auch wenn diese eindeutig nicht mehr für den Zweck geeignet sind. Ehrlich gesagt ist es Zeit zu renovieren - oder komplett umzuziehen. Rufen Sie die Dekorateure an: Wenn Ihr Prozess Sie im Stich lässt, reicht es nicht aus, einen neuen Anstrich darauf zu geben und auf das Beste zu hoffen. Sie müssen die Fundamente reparieren. Wenn Sie ein Tool zum Verwalten Ihrer Arbeit verwendet haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die Berichtsfunktionen zu nutzen, um genau zu sehen, wo und wie Ihre Zeit verbracht wird. Stellen Sie fest, dass sich Ihr Team jedes Mal in der gleichen Phase Ihres Workflows verzögert? Vielleicht werden Sie langsamer und warten auf Genehmigungen von Entscheidungsträgern oder Kunden. Oder vielleicht stellen Sie fest, dass das meiste, was Sie jeden Tag tun, nicht einmal Teil Ihres definierten Workflows ist, sondern in Form von Last-Minute-, Offline- oder Ad-hoc-Anfragen, die durch die Ritzen rutschen, aber auffressen deine ganze Zeit. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wo das Produktivitätsrohr undicht ist, und es zu reparieren. Die (manchmal unangenehme) Wahrheit ist, dass Sie einen effektiven Prozess um Ihren tatsächlichen Workflow herum aufbauen müssen, nicht um Ihren idealen Workflow. Wenn dies also viele Last-Minute- oder Ad-hoc-Anfragen mit sich bringt, müssen Sie einen Weg finden, diese einzubeziehen, anstatt so zu tun, als ob sie nicht existieren, und sich gegen den Wind winden und Schwierigkeiten haben, sie zu liefern. Fragen Sie das Problem ab, indem Sie fünf Gründe fragen, bis Sie zum Kern der Sache gelangen. Im Beispiel von Ad-hoc-Anfragen, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, liegt dies möglicherweise daran, dass Sie keinen offiziellen Prozess für Aufgabenanfragen haben. Oder mangelnde Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung anderer Personen bedeutet, dass sie glauben, dass Sie verfügbarer sind als Sie. Vielleicht fehlt ihnen sogar die Definition Ihrer Rolle und was sie umfasst. Was auch immer es ist, wenn Ihr Prozess Sie im Stich lässt, reicht es nicht aus, einen neuen Anstrich darauf zu geben und auf das Beste zu hoffen. Sie müssen die Fundamente reparieren.

Und schlussendlich…

Nicht trennen!

Es ist unvermeidlich: Schlimme Dinge passieren immer, sobald unsere Gruppe mutiger Helden getrennte Wege geht. Du bist als Team stärker. Diese Projektmanagement-Monster wären auch damit durchgekommen, wenn Sie sich nicht in Kinder eingemischt hätten. Sind Sie jemals auf ein Projektmanagement-Monster gestoßen? Wie gehst du mit gruseligen Projekten um? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen (aber erschrecken Sie uns bitte nicht, wir sind sensibel).