Aufgaben, Projekte, Listen, Meilensteine ... es kann eine Menge sein, den Überblick zu behalten, wenn Sie anfangen.

Zu wissen, wie alles zusammenpasst - sowie warum und wann bestimmte Funktionen verwendet werden müssen - ist der Schlüssel, um Teamwork optimal zu nutzen.

Hier ist unser praktischer Leitfaden zum Verständnis der Bausteine Ihrer Arbeit für maximalen Projekterfolg.

Hinweis: Wenn Sie alles in Aktion sehen möchten, fahren Sie mit dem Video am Ende dieses Beitrags fort. Sie können dann zurückkommen und jedes Element durchlesen - und über die Links in den Überschriften mehr über die einzelnen Bausteine erfahren.

Die Grundlagen

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Tasks and subtasks

Aufgaben sind die grundlegenden Arbeitseinheiten in Teamwork. Dies sind die spezifischen Dinge, die von den Mitgliedern des Projekts erledigt werden müssen.

Sie können die Arbeit weiter aufschlüsseln, indem Sie Unteraufgaben erstellen.

Task lists

Ihre Aufgaben brauchen ein Zuhause. Hier kommen Aufgabenlisten ins Spiel.

Aufgaben können nicht zu einem Projekt hinzugefügt werden, ohne einer Aufgabenliste zugeordnet zu sein. Mithilfe von Aufgabenlisten können Sie Ihre Aufgaben gruppieren und verwalten.

In einem Projekt können mehrere Aufgabenlisten erstellt werden, und Sie haben die Möglichkeit, jede Liste einem relevanten Meilenstein zuzuordnen.

Milestones

Ein Meilenstein markiert einen Fortschritt in Ihrem Projekt, z. B. das Ende einer bestimmten Phase.

Sie können eine oder mehrere Aufgabenlisten an einen Meilenstein anhängen, damit jeder die Aufgaben sehen kann, die ausgeführt werden müssen, um diesen Meilenstein zu erreichen.

Projekte

Jedes von Ihnen erstellte Projekt besteht aus allen oben genannten Elementen. (Die obige Abbildung ist eine praktische Möglichkeit, sich die Hierarchie vorzustellen und wie alles zusammenpasst.)

Ihr übergeordnetes Ziel ist es, das Projekt abzuschließen, indem Sie jede dieser Komponenten durcharbeiten und abschließen, von der niedrigsten Ebene (d. H. Unteraufgaben, wenn Sie sie haben, Aufgaben, wenn Sie sie nicht haben) bis zu den höheren Ebenen, z. Meilensteine.

Portfolio

Portfolio ist wie der Standpunkt, von dem aus Sie Ihre Projekte überblicken können. Anstatt durch mehrere Bildschirme zu klicken, um relevante Informationen zu mehreren Projekten zu erhalten, können Sie mithilfe von Portfolio einen allgemeinen Überblick über alle Projekte erhalten, die möglicherweise gleichzeitig ausgeführt werden, und sehen, wie sie fortschreiten.

Organisieren, finden und anzeigen

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Filters

Filter helfen Ihnen, Dinge schneller zu finden und genauere Einblicke zu erhalten.

In den meisten Bereichen auf Projekt- und Site-Ebene Ihrer Site können Sie die angezeigten Informationen im erweiterten Filterbereich anpassen. Die Filteroptionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, ändern sich je nach dem Bereich Ihrer Website, den Sie gerade anzeigen.

Tags

Durch Anwenden eines Tags können Sie Ihren Artikeln benutzerdefinierte Kennzeichnungen hinzufügen. Sie können Tags für Elemente wie Aufgaben, Zeitprotokolle, Meilensteine und Projekte verwenden.

Sobald ein Element markiert wurde, können Sie Filter und Suchen basierend auf diesen Tags verwenden, um relevante Elemente zu finden. Sie können auch bestimmte Farben für jedes Tag auswählen, um sie besser unterscheiden zu können.

Board View

Mit Board View können Sie die Reise Ihrer Aufgaben während eines Prozesses visuell darstellen.

Karten stellen Ihre Aufgaben in der Board-Ansicht dar und können durch die von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Spalten verschoben werden, um die verschiedenen Phasen des Projekts darzustellen. Auf diese Weise erhalten Sie auf einen Blick einen Überblick über den aktuellen Stand der einzelnen Arbeiten und können Engpässe erkennen .

Projektdiagramm

Das Projektdiagramm bietet Ihnen eine zeitliche Darstellung Ihrer Projekte an einem Ort, wobei die Dauer jedes Projekts sowie alle Meilensteine hervorgehoben werden.

Gantt chart

Das Gantt-Diagramm bietet Ihnen eine Zeitleistenansicht eines einzelnen Projekts.

Aufgaben werden im Balkenformat dargestellt und geben ihre Dauer basierend auf Start- und Enddatum an. Alle Meilensteine, die an Aufgabenlisten angehängt sind, werden auch im Gantt-Diagramm angezeigt.

Einblicke bekommen

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Dashboards

Im Bereich "Startseite" Ihrer Website können Sie benutzerdefinierte Dashboard-Ansichten mit unterschiedlichen Metriken basierend auf bestimmten Projekten und Projektelementen erstellen, um schnell und mühelos über Ihre KPIs auf dem Laufenden zu bleiben.

Mit diesen Dashboards können Sie einen tieferen Einblick in Ihre Projekte erhalten und tiefere Einblicke in die Arbeit gewinnen.

Workload

Mit der Workload-Funktion erhalten Sie einen Überblick darüber, wo und wann die Ressourcen Ihrer Site (d. H. Personen!) Zugewiesen werden, basierend auf den ihnen zugewiesenen Aufgaben und der geschätzten Zeit dieser Aufgaben.

Die in der Arbeitslast enthaltenen Aufgaben hängen von einer Reihe von Aufgaben ab bedingungen, wie geschätzte Zeit, Startdaten und Fälligkeitstermine. Workload ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Ressourcen zu verwalten, sodass Sie schnell die Bandbreite Ihres Teams sehen und wissen, wann und wie Sie die Arbeit bei Bedarf neu verteilen müssen.

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