Wenn Sie die Zeit Ihrer Projekte nicht nachverfolgen, verpassen Sie eines der nützlichsten Tools in der Unternehmensführung. Hier erfahren Sie, wie Sie die Zeiterfassungstools in Teamwork-Projekten verwenden, um das Zeitmanagement zu verbessern und die Reibung in Workflows zu verringern. Für viele Teams, zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des Tagesablaufs. Zeitschätzungen sind genauso wichtig wie die Beschreibung oder das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, und keine Aufgabe beginnt, bis Sie auf dem Timer die Wiedergabetaste drücken. Aber warum? Wenn Sie die Zeit Ihrer Projekte noch nicht nachverfolgen, verpassen Sie viele Möglichkeiten, das Zeitmanagement zu verbessern - und den Gewinn zu steigern. Die Dokumentation und Messung der geleisteten Arbeitsstunden bietet viele nachgewiesene Vorteile. Schauen wir uns also an, warum die Zeiterfassung und die Desktop-Timer-App in Teamwork Projects bei unseren Kunden zu den beliebtesten Funktionen gehören.

Alles, was gemessen werden kann, kann verbessert werden

Bei der Nachverfolgung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit geht es nicht darum, jede Minute Ihres Tages zu überwachen, sondern darum, wie viel Zeit Sie in bestimmten Bereichen verbringen. Zu lernen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, ist ein echter Augenöffner, der eine Goldmine an Daten generiert, die zur Steigerung der Produktivität Ihres Teams beiträgt. Sobald die Zeit protokolliert wurde, können Sie genau sehen, welche Aufgaben und Clients die meisten Ressourcen benötigen oder den besten ROI erzielen. Wenn Sie es noch nicht ausprobiert haben, können Sie zunächst herausfinden, wie Sie Engpässe in Ihrem Workflow erkennen, Ihr Team fokussieren und Ihre Ergebnisse sofort steigern können.

Starten Sie die Zeiterfassung für Aufgaben

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol 🕘 Ihrer Aufgabe und drücken Sie, um Ihre Zeit zu erfassen Timer starten. Dadurch wird der Timer in der unteren linken Ecke Ihres Bildschirms aktiviert. Müssen Sie eine Pause machen? Drücken Sie einfach die Pause-Taste und setzen Sie den Timer fort, wenn Sie bereit sind, wieder in die Aufgabe einzutauchen. Für den Tag fertig, aber mit der Aufgabe noch nicht fertig? Schlagen Pause und Log um Ihre Zeit für die Aufgabe zu markieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Abrechnung oder fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung hinzu und klicken Sie auf Zeitprotokoll speichern. Um die Zeit manuell zu protokollieren, wählen Sie Mehr Zeit protokollieren vom Uhrensymbol. Klicken Sie in die Aufgabe, um eine Übersicht über die Zeit zu erhalten, zu der Sie sich angemeldet haben.

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“Wenn Sie Ihre Leistung nicht messen können, können Sie sich nicht verbessern. Teamwork Projects hat uns die Werkzeuge gegeben, um auf eine Weise zu analysieren und zu innovieren, die wir vorher nicht sehen konnten. " Traffic Jam Media zur Zeiterfassung

Verwenden Sie reale Daten für bessere Zeitschätzungen

Wir waren alle in eine Situation gezwungen, in der die Frist zu eng war und jeder zusätzliche Stunden einpumpen musste, um das Projekt über die Linie zu bringen. Dies passiert allzu oft, weil die Leute die Zeit unterschätzen, die ein Projekt für die Fertigstellung benötigt. Diese anstrengenden Arbeitsmarathons werden dramatisch abnehmen, wenn Sie anhand der Daten Ihres Teams fundierte Schätzungen erstellen können. Mit einer genauen Reihe von Zeitschätzungen aus ähnlichen Projekten können Sie die Zeit für zukünftige Projekte sicher und präzise budgetieren.

Geschätzte Zeit für eine Aufgabe

Erstellen Sie eine Aufgabe, klicken Sie auf das Symbol 🕘 und fügen Sie Ihren Kostenvoranschlag hinzu. Wenn Ihre Aufgabe bereits erstellt wurde, bewegen Sie den Mauszeiger auf die rechte Seite der Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol ➕. Klicken Sie hier, um Ihre Zeitschätzung hinzuzufügen.

Protokollieren Sie die Zeit für die Aufgabe

Wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen und die Zeit erfasst haben, wählen Sie Zeit klicken Sie im oberen Menü des Projekts auf eine Übersicht Ihrer protokollierten Zeit. Im Zeitbereich sehen Sie die Übersicht aller an einem Projekt angemeldeten Zeiten. Sortieren Sie nach dem Zeitpunkt, an dem Uhrzeit, Datum, Aufgabe oder Aufgabenliste protokolliert wurden.

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Mithilfe von Filtern können Sie Informationen nach Ihren Wünschen sortieren: nach Datum, Person, Tags, abrechnungsfähiger und nicht abrechnungsfähiger Arbeit, die einer Rechnung hinzugefügt wurden oder nicht. Sie haben auch die Möglichkeit, den Bericht zu personalisieren, indem Sie Spalten entfernen und hinzufügen. Speichern Sie Ihre Einstellungen als benutzerdefinierten Filter, damit Sie sofort die gewünschte Ansicht erhalten.

“Mit Teamwork Projects hat Traffic Jam Media jetzt dank der präzisen Zeiterfassungstools einen besseren Überblick über Projektschätzungen und Budgetierungsprozesse. In den frühesten Phasen eines Kunden können sie sicher sein, dass ihre Kostenprognosen auf der Grundlage der Analyse früherer Projekte korrekt sind. “ Traffic Jam Media zur Zeiterfassung

Lösen Sie Engpässe, um Gewinnverluste zu vermeiden

Mit genaueren Schätzungen können Sie Engpässe in Ihrem Workflow identifizieren. Wenn Sie davon ausgegangen sind, dass die Ausführung einer Aufgabe 5 Stunden dauert und 2 Tage später immer noch nicht überlastet ist, ist offensichtlich ein Problem zu lösen. Generieren Sie Berichte zu Zeitprotokollen, um genau zu bestimmen, wo Projekte ausgeführt werden. Die Möglichkeit, Hürden frühzeitig in einem Projekt zu erkennen, verhindert weitere Gewinn- oder Zeitverluste.

Zeitbericht für ein Projekt erstellen

Gehen Sie in Ihrem Projekt zu Zeit registerkarte, um einen Überblick über alle an einem bestimmten Projekt angemeldeten Zeiten zu erhalten. Auf der linken Seite sehen Sie eine vollständige Aufschlüsselung aller Projektzeiten, einschließlich geschätzter, abrechnungsfähiger, nicht abrechnungsfähiger und allgemeiner Daten. Auf einen Blick sehen Sie, ob das Projekt über oder unter der geschätzten Zeit läuft. Verwenden Sie Filter für eine detailliertere Aufschlüsselung von Zeit und Schätzungen.

“Wir wussten, dass wir pro Aufgabe und pro Projekt Zeitberichte benötigen, als wir herausfanden, dass eines unserer Teammitglieder fünf Tage für ein Projekt aufgewendet hat, das vier Stunden hätte dauern sollen. “ Traffic Jam Media zur Zeiterfassung

Genaue Abrechnung bedeutet höhere Gewinne

Für Agenturen ist die Zeiterfassung eine der wichtigsten Aktivitäten, die das Team ausführen kann. Wenn Sie nicht mit der erfassten Zeit abrechnen, verlieren Sie Geld. Damit Agenturen rentabel sind, müssen 60% ihrer Zeit abrechnungsfähig sein. So haben die Mitarbeiter etwa zwanzig Stunden pro Woche Zeit, um wichtige Aufgaben zu erledigen, die kein Einkommen generieren, z. B. Telefonieren, Abrufen von E-Mails oder Teilnahme an Besprechungen. Die Realität ist, dass die meisten Agenturen Schwierigkeiten haben, ihre Abrechnungsquote auf über 40% zu bringen, weil ihre Zeit häufig durch Ad-hoc-Jobs für Kunden verkürzt wird, die nur eine Minute dauern. Das genaue Verfolgen der Zeit hilft jedem zu verstehen, wohin die Zeit geht, damit er seine Tage besser kontrollieren kann. Wenn Ihr Team in Bezug auf die Zeitnutzung intelligenter wird, werden Kunden feststellen, dass die Ergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets geliefert werden, während Ihr Team glücklich ist, weil es keine hart verdienten Einnahmen verliert.

Hinzufügen von Zeit zu einer Rechnung

Nachdem Sie Ihre Zeit erfasst haben, wird sie bezahlt. Wähle aus Abrechnung registerkarte in Ihrem Projekt. Wählen Rechnung hinzufügen. Jede protokollierte Zeit für ein Projekt ist im nicht abgerechneten Bereich verfügbar. Ziehen Sie einfach Ihren Zeiteintrag und legen Sie ihn auf Ihrer offenen Rechnung ab, um Ihre abrechnungsfähige Zeit hinzuzufügen. Klicken Sie in Ihre Rechnung und wählen Sie diese aus, um sie in eine unserer Integrationen oder in das PDF-, HTML- oder Excel-Format zu exportieren.

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Stellen Sie sicher, dass Ihr Team nicht untergeschneit ist

Für viele Teams ist die Arbeit an mehreren Projekten die Norm. Wenn alle Mitglieder eines Teams in vielen verschiedenen Projekten arbeiten, kann es sehr schwierig werden zu erkennen, ob jemand überarbeitet ist oder nicht genug zu tun hat. Bei einigen Teammitgliedern kann sich die Arbeit häufen, bei anderen sind möglicherweise nur wenige kleine Aufgaben für jedes Projekt erforderlich. Hier kommt der Workload-Bericht ins Spiel. Arbeitsbelastung mit dieser Option können Sie die Summe der geschätzten Zeit mit der protokollierten Zeit für alle Aufgaben vergleichen, die einer Person in allen Projekten zugewiesen wurden. Diese Momentaufnahme der Aufgaben in jedem Projekt zeigt Ihnen genau, wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind.

Sehen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams in allen Projekten und Unternehmen

Wählen Alles im oberen Menü und wählen Sie die Arbeitsbelastung tab. Sortieren Sie Ihre Site-weite Workload nach Nutzer, Unternehmen oder Projekt. Mit den Filtern tiefer graben. Sie können beispielsweise nach einem bestimmten Benutzer in einem bestimmten Zeitraum filtern, nach Schlüsselwörtern suchen und den Filter dann speichern, um ihn für Ihr Team freizugeben. Alle von Ihnen gesammelten Daten können für einen zukünftigen Bericht in ein PDF umgewandelt werden.

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“Die Zeiterfassungstools haben unser Verständnis der internen Zeitverpflichtungen und der Art und Weise, wie wir effektiv darauf reagieren können, definitiv verfeinert. Vor der Teamarbeit war wichtige Arbeit nur zwischen den Rissen und wir konnten nicht herausfinden, warum sie nicht erledigt wurde. " Traffic Jam Media on time tracking

Arbeiten Sie intelligenter, steigern Sie die Produktivität und steigern Sie die Rentabilität

Die Zeiterfassung wird mit unserer Desktop-Timer-App erheblich vereinfacht. Diese App ist Ihr Anlaufpunkt zum Verfolgen von Aufgaben, von einem bestimmten Element in Teamwork-Projekten (das automatisch synchronisiert werden kann) oder zum Beantworten von E-Mails. Lassen Sie es auf Ihrem Desktop offen, damit Sie Ihre Aufgaben schnell und zugänglich verfolgen können.

Download our free Timer App!

Pro Tipp

Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben für tägliche Verwaltungsaufgaben wie das Abrufen von E-Mails, Sofortnachrichten, Kundenanrufen oder Besprechungen und planen Sie diese Aufgaben. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit diese scheinbar schnellen Jobs in Anspruch nehmen. Wenn Sie Zeit für diese Aufgaben zuweisen und nachverfolgen, können Sie diese schnell bearbeiten und sich auf das Gesamtbild konzentrieren.

“Teamwork.com hat uns zweifellos dabei geholfen, den Umsatz durch Zeitersparnis zu steigern. Das Verschwenden von 10 Minuten bei der Suche nach einer E-Mail scheint nicht viel zu sein, aber wenn es jeder Person über 20 Tage im Monat mehrmals am Tag passiert, ist das ein großer Verlust. Mit Teamwork Projects vergeht unsere Zeit nicht mehr durch solche kleinen Ablenkungen. Wir wissen genau, was wir abrechnen. " Beanstalk Internet Marketing zur Zeiterfassung

Die Vorteile der Zeiterfassung in Teamwork-Projekten sind enorm, von einem fokussierteren Team bis hin zu einer höheren Rentabilität. Wenn Sie nicht wissen, wohin Ihre Zeit jeden Tag geht, wissen Sie nie, was angepasst werden muss, damit Sie produktiver arbeiten können. Experimentieren Sie mit der Zeiterfassung für einen Arbeitstag kostenlose Timer App oder die oben beschriebenen In-App-Aufgabenverfolgungsfunktionen. Sie werden erstaunt sein, wie viel Zeit Sie zurückerobern können, indem Sie sich genau darüber im Klaren sind, wie es jeden Tag verwendet wird.