CEO Peter Coppinger erläutert ein Zeiterfassungsexperiment, das Teamwork.com derzeit durchführt - und wie das Unternehmen jedem Teammitglied die Flexibilität gibt, seine eigenen Stunden zu verwalten.


Psst… auf der Suche nach einer Möglichkeit für Ihre Teammitglieder, ihre Zeit zu verfolgen, ohne sich den Hals runteratmen zu müssen? Schauen Sie sich unsere brandneue Clock In / Clock Out-Funktion für ein problemloses Zeitmanagement an. Lesen Sie mehr darüber hier. Dan und ich lieben es, Daten zu verwenden, um die Teamarbeit auf allen Ebenen zu verbessern. Wir vergleichen gerne Zeit, analysieren Ergebnisse, erkennen Ineffizienzen und beseitigen sie dann. Wir hören nie auf, unsere Software zu verbessern ((Firmenwert # 1), und wir suchen ständig nach Möglichkeiten, um unsere Arbeitsabläufe zu verbessern. Bis zum 1. Februar dieses Jahres protokollierten alle Mitarbeiter des Unternehmens ihre Zeit für jede Aufgabe, an der sie jeden Tag arbeiteten. Diese Richtlinie wurde eingeführt, um die Produktivität zu verbessern - und sie hat lange Zeit für das Unternehmen gut funktioniert. Das Feedback des Teams war jedoch nahezu einstimmig: Das System, die Zeit für einzelne Aufgaben zu protokollieren und dann sicherzustellen, dass sie sich auf 37,5 Stunden pro Woche summierte, wurde zu einer mühsamen Zeitsenke.

Unser Zeiterfassungsexperiment

Einer unserer Unternehmenswerte ist, dass wir „Bewegen Sie sich schnell und bleiben Sie hochproduktiv.” Wenn die Mehrheit unseres Teams der Meinung war, dass die aufgabenbasierte Zeiterfassung sie weniger produktiv macht, mussten wir uns einige andere Optionen ansehen. Nachdem wir die Vor- und Nachteile abgewogen hatten, beschlossen wir, ein HR-Experiment durchzuführen und uns von der Zeiterfassung zu entfernen. Stattdessen wechselten wir zu einem einfachen Clock-In / Clock-Out-System.

Wir vertrauen darauf, dass unser Team seine eigene Zeit verwaltet

Sie haben wahrscheinlich schon von vielen Geschäftsführern gehört, dass ihre Mitarbeiter ihr wertvollstes Kapital sind, und wir sind uns vollkommen einig. Damit unser Unternehmen erfolgreich sein kann, glauben wir, dass wir allen Teammitgliedern hier bei Teamwork.com etwas geben müssen vertrauen, Respekt und Flexibilität im Austausch für ihre kontinuierliche harte Arbeit. Wenn jemand vier Stunden lang einen Termin mit seinem Mann oder seiner Frau vereinbaren muss -kein Problem! Wenn sie ein zweistündiges Mittagessen einnehmen wollen? Kein Problem. Wenn jemand anderes mittags einen Haarschnitt braucht? Nochmal, kein Problem. Sie stempeln einfach ab und machen die Stunden ein anderes Mal wieder gut. Wir verwalten diese Entscheidungen nicht im Mikromanagement und lassen Sie unser Team den besten Weg finden, um ihre Lebens- und Arbeitspläne zu koordinieren. Während unser Unternehmen weiter wächst, möchten wir die Flexibilität beibehalten, ohne zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter die Stunden einplanen oder nachholen. Stattdessen möchten wir, dass das gesamte Team seine eigenen Stunden verwaltet. Zu diesem Zweck stellen wir einige grundlegende Anforderungen. Hier sind die Richtlinien, die ich dem Team bei der Einführung des neuen Clock-In / Clock-Out-Systems gegeben habe:

  • Geben Sie uns gute 37,5 Stunden Arbeit pro Woche. Das entspricht Montag bis Freitag 8 Stunden am Tag, 30 Minuten zum Mittagessen.

  • Versuchen Sie, das tägliche Standup-Meeting nicht zu verpassen, und seien Sie während unserer Hauptstunden von 11.00 Uhr bis 15.00 Uhr GMT so weit wie möglich verfügbar.

  • Wenn Sie spät arbeiten möchten, weil Sie in der Zone sind, versuchen Sie es und starten Sie an einem anderen Tag früh.

  • Sobald dieses neue Clock-In / Clock-Out-System in Betrieb ist und wir sehen, dass ständig mehr als 40 Stunden gearbeitet wird, werden wir mit Ihnen sprechen, um sicherzustellen, dass Sie zufrieden sind und keine Burnout-Gefahr besteht. Burnout ist ein Managementfehler.

Voraussichtliche FAQs

Die Protokollierung der Zeit für Aufgaben war etwas, was wir hier bei Teamwork.com von Anfang an getan haben. Daher erwartete ich, dass das Team viele Fragen haben würde, als ich ihnen von unserer Entscheidung erzählte, mit einem Clock-In / Clock-Out-System zu experimentieren . Hier ist eine Liste der erwarteten FAQs und der Antworten, die ich in unserem internen Blog gepostet habe: F: Was ist mit Support? Müssen wir Zeit für Aufgaben protokollieren?

EIN: Das System, auf dem ihr arbeitet, scheint gut zu funktionieren, also werde ich mich nicht einmischen. Sie müssen jedoch bitte immer noch ein- und ausstempeln.

F: Was ist mit Menschen, die Teilzeit arbeiten?

EIN: Wenn Sie monatlich Teilzeitstunden protokollieren, fahren Sie mit Ihrem aktuellen Prozess fort.

F: Was ist, wenn wir uns eine Stunde Zeit nehmen, um eine Stunde lang Bomberman oder FIFA zu spielen? Müssen wir ausstempeln?

EIN: Ich möchte vermeiden, eine Richtlinie für diese Art von Ausfallzeiten erstellen zu müssen. Versuchen wir Folgendes: Ein oder zwei Stunden Spiele mit Kollegen pro Woche unterstützen wir gerne im Rahmen der sozialen Arbeitszeit. Wenn Sie jedoch 4-stündige Turniere veranstalten, ist dies kein Problem, aber Sie sollten ausgeschaltet sein. Bitte verwenden Sie Ihren gesunden Menschenverstand, damit wir keine Richtlinien festlegen müssen. Überlegen Sie, was Sie tun müssen, um die hohen Leistungsstandards einzuhalten, und lassen Sie Ihre Kollegen nicht im Stich.

F: Das fühlt sich an wie Big Brother ...

EIN: Ich verstehe, warum du wirklich so denkst. Aber wir müssen skalieren und ein System haben, das im gesamten Unternehmen am besten funktioniert. Außerhalb dieses Ein- und Ausstempelns können Sie frei arbeiten, wie Sie möchten. Versuchen Sie daher, dies so zu sehen, dass wir Ihnen vertrauen, dass Sie Ihre eigenen Stunden verwalten.

F: Aber Sie sollten in der Lage sein, die Arbeit der erledigten Aufgaben zu sehen?

EIN: Oh, hör auf zu trollen. 😛 Nicht alle Arbeiten sind in diskreten Aufgaben geschrieben und sollten es auch nicht sein.

Wir lieben es immer noch, die Zeit zu verfolgen

Nur weil wir die aufgabenbasierte Zeiterfassung auf Pause gesetzt haben, um ein Experiment durchzuführen, heißt das nicht, dass wir es für immer aufgegeben haben. Für uns bedeutet die beste Verwendung der Zeiterfassung vergleichen von Schätzungen mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit, abgesehen davon ist die Zeiterfassung pro Minute nicht die beste Nutzung unserer Zeit. Viele unserer Benutzer, insbesondere Agenturen, finden die aufgabenbasierte Zeiterfassung für die Abrechnung von Kunden, die Budgetierung und das Zeitmanagement unverzichtbar. Wenn Sie dies lesen, empfehle ich Ihnen, zu experimentieren und den Ansatz zu finden, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Um zu verwenden zeiterfassung effektiv möchte ich eine Funktion einführen Teamwork-Projekte dies erfordert Zeit, um bei jeder Aufgabe mit einer vorhandenen Schätzung protokolliert zu werden. Wenn wir uns angewöhnen, Schätzungen zu Aufgaben hinzuzufügen, können wir dies tun nützliche Daten, die uns helfen zu verstehen, wie wir arbeiten—und letztendlich bessere Schätzungen für neue Funktionen vornehmen. Das wird rechtzeitig kommen.

Bis zum nächsten Mal…

Nächste Woche werde ich hier bei Teamwork.com diskutieren, wie wir sowohl Misserfolg als auch Erfolg feiern abonnieren Sie, damit der Beitrag in Ihren Posteingang geliefert wird. Wenn Sie bis dahin Fragen oder Kommentare haben, lassen Sie diese unten!