Stau Medien ist eine in Cardiff und London ansässige Agentur für digitales Marketing, die sich auf PPC, SEO, Social Media und Content-Strategie spezialisiert hat. Das Team von Traffic Jam Media ist kreativ und zukunftsorientiert und denkt über den Tellerrand hinaus, um eine Reihe maßgeschneiderter digitaler Marketinglösungen bereitzustellen, von kostenpflichtigem Traffic über PPC-Plattformen bis hin zur organischen Generierung von Traffic mithilfe von Suchmaschinenoptimierung, gemeinsam nutzbaren Inhalten und inspirierenden Social-Media-Kampagnen . Kim Connor Streich, Direktor von Traffic Jam Media, entschied sich für Teamwork Projects, nachdem sein Team keine Projektmanagementsoftware mit vollem Funktionsumfang gefunden hatte, die angemessene Zeiterfassungstools bot und den Kunden vollständige Transparenz bot. Mithilfe von Teamwork-Projekten kann jeder im Unternehmen die Ergebnisse liefern, die er benötigt, ohne die abrechnungsfähigen Stunden zu unterschätzen oder zu überschreiten.

Die Herausforderungen

Traffic Jam Media verwaltet täglich mehrere Projekte und Kunden. Wie viele andere Agenturen benötigte es Software, die ihnen mehr als nur bei der Planung und Organisation von Projekten half. Sie brauchten ein System, das Daten sammeln und genaue, benutzerfreundliche Berichte darüber erstellen konnte, wie die Teammitglieder ihre Zeit verbrachten. Viele der von ihnen getesteten Programme konnten einen oder zwei der benötigten Aspekte behandeln, z. B. Listen von Aufgaben, die verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen wurden, aber keines war in der Lage, wiederkehrende Aufgaben zu verfolgen, Termine einzuhalten und die Zeit zu verfolgen. Andere waren zu schwierig, um in einer schnelllebigen Agentur eingesetzt zu werden.

“Wir haben bereits einige Projektmanagement-Tools ausprobiert und hatten Probleme mit der Einführung. Die Teams fanden es schwierig, sie zu implementieren, und wechselten im Allgemeinen zu Excel als Hauptform für die Nachverfolgung von Zeit und Projekten. “

Tabellenkalkulationen boten eine genaue Methode zur Zeiterfassung, waren jedoch alles andere als ideal, insbesondere für Client-Updates und Kommunikation. Kim und das gesamte Team wollten einen besseren Weg, um ihren Kunden maximale Projekttransparenz zu bieten. Deshalb suchten sie weiter nach Software, die dies ermöglichen könnte. Sie verspürten mehr Druck, das Problem zu beheben, als sie feststellten, dass die Teammitglieder allzu oft die für jedes Projekt festgelegte Zeitspanne verfehlten. Gelegentlich stellten die Teammitglieder sicher, dass die Kunden die gesamte Zeit ihre zugewiesene Zeit erhielten, aber häufiger waren sie so in Aufgaben verwickelt, dass sie die von ihnen budgetierte Zeit verdoppelten oder verdreifachten.

“Wir wussten, dass wir pro Aufgabe und pro Projekt Zeitberichte benötigen, als wir herausfanden, dass eines unserer Teammitglieder fünf Tage für ein Projekt aufgewendet hat, das vier Stunden hätte dauern sollen. Bessere Software würde uns allen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. “

Die Lösung

Das erste Problem Kim nicht als er Teamwork Projects vorstellte, war sein Team an Bord. Die Mitarbeiter von Traffic Jam Media waren anfangs skeptisch, da sie so viele andere Tools ausprobiert hatten. Nachdem sie es jedoch einige Tage lang getestet und die Bibliothek mit Online-Tutorials überprüft hatten, fanden sie bald neue Funktionen, die ihre Arbeitsabläufe vereinfachten. Benutzerdefinierte Projekte waren mit der intuitiven Benutzeroberfläche und den wiederkehrenden einfach zu erstellen aufgabenliste mit dieser Funktion können Traffic Jam Media sofort eingerichtet werden wiederkehrende Aufgaben, oder sogar Segmente von Projekten, die mit früheren Projekten identisch waren. Sobald die Projekte in Teamwork-Projekten erstellt wurden, war es einfach, sie mit Kunden zu teilen, die den Fortschritt verfolgen konnten oder generieren Sie einen Statusbericht ohne viel Training.

“Einige Leute waren anfangs nicht in der Lage, Teamwork-Projekte zu lernen, aber wenn Schlüsselpersonen über ihre Begeisterung für Teamwork-Projekte sprachen, verschwanden diese Probleme. Weil wir die Software so lieben, fällt es uns leicht, neue Mitarbeiter zu schulen oder Kunden den Umgang damit beizubringen. "

Das Team übernahm die zeiterfassung funktion sehr schnell und verwendeten es bald, um ihre eigenen abrechnungsfähigen Stunden zu überwachen und ihre protokollierte Zeit sorgfältig mit den Schätzungen zu vergleichen, die mit jeder Aufgabe verbunden sind. Noch bevor Teamleiter potenzielle Abrechnungsüberschreitungen feststellen konnten, stellten die Teammitglieder fest, welche Aktivitäten in ihren Workflows chronisch ineffizient waren und welche einen hohen ROI für sich hatten. Teamwork Projects hat mehrere Integrationen mit angesehenen Zeiterfassungs-Apps, und Kim hat überlegt, eine wie Xero zu verwenden. Vor kurzem hat er beschlossen, die Dinge einfach zu halten und sich an die in Projects integrierten Funktionen zur Zeiterfassung zu halten, die ihm alle Funktionen bieten, die er für die auf Retainer basierende Abrechnung benötigt, die sein Unternehmen verwendet.

Die Vorteile

Mit Teamwork Projects hat Traffic Jam Media jetzt dank der präzisen Zeiterfassungstools einen besseren Überblick über Projektschätzungen und Budgetierungsprozesse. In den frühesten Phasen eines Kunden können sie sicher sein, dass ihre Kostenprognosen auf der Grundlage der Analyse früherer Projekte korrekt sind. Während der gesamten Projektdauer können Teammitglieder schnell erkennen, wenn sie zu viel Zeit für eine Aufgabe oder Phase eines Projekts aufwenden, und die erforderlichen Korrekturen vornehmen. Diese Rückkopplungsschleife hat Kim die Möglichkeit gegeben, je nach Situation zusätzliche Teammitglieder hinzuzufügen oder die Arbeitsbelastung zu verringern. Traffic Jam Media war sogar in der Lage, Erhöhungen an ihre Kunden zu beantragen und zu gewinnen, basierend auf den Daten, die die Zeiterfassungstools bereitgestellt haben.

“Die Zeiterfassungstools haben unser Verständnis der internen Zeitverpflichtungen und der Art und Weise, wie wir effektiv darauf reagieren können, definitiv verfeinert. Vor der Teamarbeit war wichtige Arbeit nur zwischen den Rissen und wir konnten nicht herausfinden, warum sie nicht erledigt wurde. "

Kunden sind beeindruckt von den Ergebnissen von Traffic Jam Media, die pünktlich und innerhalb des vereinbarten Budgets liegen - und mit weniger unerwarteten Problemen. In jedem Projekt können Teammitglieder und Kunden während des gesamten Projekts reibungslos kommunizieren, was jedem mehr Vertrauen in die Erreichung seiner Ziele auf allen Ebenen gibt.

“Wenn Sie Ihre Leistung nicht messen können, können Sie sich nicht verbessern. Teamwork Projects hat uns die Werkzeuge gegeben, um auf eine Weise zu analysieren und zu innovieren, die wir vorher nicht sehen konnten. "