Reach ist eine Marketingstrategiefirma in Kissimmee, Florida (USA), die die Marketing Automation Software von HubSpot verwendet, um Marken zu schaffen, die Menschen lieben, indem sie die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Kunden anziehen, binden und begeistern. Seit seiner Eröffnung im Januar 2014 ist Reach für ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld und eine Berufserfahrung bekannt, die die Teammitglieder lieben.

Kelly Trace, die Chefstrategin von Reach, benötigte eine Projektmanagement-Software, mit deren Hilfe effiziente Workflows erzielt und genau bestimmt werden konnten, wie ihr Team seine Zeit jeden Tag verbrachte. Sie entschied sich für Teamwork Projects wegen seiner großen Auswahl an zugänglichen Funktionen, hatte aber nicht erwartet, dass es ihre Agentur verändern würde.

“Durch die Verwendung von Teamwork-Projekten als Projektmanagementsystem konnten wir unsere Zeit kreativ und nicht klerikal konzentrieren. Wir sind dankbar, unsere Kunden sind dankbar und freuen uns auf weitere Effizienzsteigerungen in der Zukunft. “

Die Herausforderungen

Reichweite mit gestartet task-Management-Software das war ähnlich wie bei anderer Software der damaligen Zeit: Es half bei der Organisation vieler Aspekte von Projekten, aber das Team benötigte zusätzliche Funktionen für die Kommunikation, einfache Berichte, einfache Updates und mehr. Sie haben ein passables System zusammengefügt, aber es schien nie genau richtig zu sein. Im Laufe der Zeit stellten sie eine Liste der Tools zusammen, die sie wirklich in ihrer idealen Software haben wollten, und ganz oben auf der Liste stand eine integrierte Zeiterfassungsfunktion. Sie konnten keine genaue Einschätzung der in jedem Projekt oder in bestimmten Phasen jedes Projekts protokollierten Stunden erhalten, was ihre Fähigkeit, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, erheblich einschränkte.

“Mit unserer vorherigen Software konnten wir miteinander kommunizieren und die Aufgaben im Allgemeinen innerhalb des Systems organisieren. Ohne die Möglichkeit, die Zeit zu verfolgen, waren alle Berichtsaspekte komplizierter, was Zeitverlust bedeutete. “

Als ihre Kundenliste wuchs und sie mehr Projekte übernahmen, stellten sie fest, dass das Überprüfen von ein oder zwei externen Apps keine große Sache war, aber ihre App-Sammlung wuchs. Das Einchecken in diese anderen Apps war nicht nur unmöglich zu koordinieren, sondern lenkte auch die Teammitglieder ab. Sowohl der Fokusverlust als auch die Unfähigkeit, Daten schnell zu erfassen, verlangsamten die Fertigstellungstermine des Projekts.

Die Lösung

Kelly suchte nach einer besseren Lösung, indem sie sich eingehend mit der besten verfügbaren Projektmanagementsoftware befasste. Es gab viele Möglichkeiten, und sie waren absichtlich bemüht, die Optionen zu sortieren, um die richtige Passform zu finden.

“Da wir Inbound-Marketing-Junkies sind, haben wir in Blogs nach Meinungen und Ansichten zu verschiedenen Angeboten gesucht, unsere eigenen Software-Vergleiche durchgeführt und sind auf Teamwork Projects gelandet. Es schien die beste Übereinstimmung für unsere Bedürfnisse und zum richtigen Preis zu bieten. “

Reach begann ihren Onboarding-Prozess mit dem Führungsteam und nach einem Monat wurde er für den Rest des Teams eingeführt. Ein Mitglied des Führungsteams erstellte eine Kurzanleitung mit Einführungsvideos und widmete anschließend ein wöchentliches Teammeeting, um sich mit Teamwork-Projekten vertraut zu machen. Dies beinhaltete ein paar persönliche Hinweise, ein Tutorial aus dem Teamwork.com Kanal auf YouTube, und eine Q & A-Sitzung. Zeitmanagement war der Hauptgrund, warum Reach nach neuer Software suchte, und das Team stellte das sofort ein eingebaute Task-Timer arbeiten. Plötzlich kann jeder besser verstehen, wie er seine Tage verbracht hat oder wie Ressourcen anders zugewiesen werden könnten.

“Teamwork Projects hat dem Reach-Team bei unserer Zeit für die Aufgabenanalyse wirklich geholfen. Es hat uns die Möglichkeit gegeben, zu sehen, welche Aktivitäten die meiste Zeit benötigen, welche Bereiche effizienter sein könnten und wann wir uns in Workaholics verwandeln, wie z. B. das Protokollieren von Stunden an den Wochenenden. “

Als Kellys Team begann, sich mit Teamwork-Projekten vertraut zu machen, stellten sie fest aufgabenvorlagen, dadurch konnten sie ein ganzes Projekt - oder Teile von Projekten - mithilfe effizienter Aufgabenworkflows erstellen, die sie für andere Projekte erstellt hatten. Sie haben auch von der Fähigkeit profitiert links hinzufügen für Google Text & Tabellen oder Dropbox-Dateien für einzelne Aufgaben, wodurch sich der Zeitaufwand für die Suche nach Sicherheiten drastisch verringert hat. Integrationen mit anderen Apps wie Google Mail haben einen großen Unterschied in der Effizienz des Teams gemacht. Jetzt können sie Aufgaben direkt aus Teamwork-Projekten erstellen, ohne Informationen kopieren und einfügen oder manuell erneut eingeben zu müssen.

Die Vorteile

Kelly begann mit der Suche nach neuer Projektmanagement-Software, um die Zeit ihres Teams besser analysieren zu können, aber sie hatte nicht erwartet, sich auch mit anderen Funktionen zu beschäftigen. Die Zeiterfassungsfunktionen geben dem Team die erforderlichen Einblicke und helfen ihnen, jede Woche Zeit zu sparen. Die Teammitglieder überprüfen ihre protokollierte Zeit anhand der für die Aufgabe geschätzten Zeit und passen sie an, wenn sie feststellen, dass sie zu viel Zeit für ein Element aufwenden. Engpässe werden ebenfalls erheblich reduziert, da das gesamte Team sehen kann, wo ein Projekt ins Stocken gerät, und jeder mitmachen kann, um die Dinge voranzutreiben.

Aufgabenvorlagen haben den Zeitaufwand für die Erstellung von Projekten reduziert, und jetzt können Teammitglieder diese Zeit anstelle der Dateneingabe in das Projekt investieren. Von Neueinstellungen bis hin zu langjährigen Managern findet jede Person im Team Wege, wie Teamwork Projects ihre Arbeit erleichtert.

“Dieses Projektmanagementsystem ist zu unserem Lebenselixier geworden. Wir scherzen, dass wir in Projekten leben, aber es ist wahr. Wir haben unsere Teamwork-Boards so durch Vorlagen und Aufgaben genutzt, dass sie uns durch Tag, Woche, Monat und darüber hinaus führen.
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