Gastbeitrag von Kevin Toney Sind Sie ein Sklave Ihres Zeitplans oder fühlen Sie sich von Ihrer endlosen Liste an Aufgaben überwältigt? Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Steuerung Ihres Tages mit der Zeitmanagement-Matrix helfen, damit Sie Ihren Zeitplan zurücknehmen und sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist - die Steuerung Ihres Tages, anstatt Ihren Tag, der Sie kontrolliert.

Das tägliche Priorisierungstreffen

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Tag, indem Sie mit einem Priorisierungsmeeting beginnen. Sagen Sie Ihrem Tag genau, wie er verlaufen soll. Geben Sie ihm nicht die Erlaubnis, Ihre Handlungen zu diktieren. Bei SurgeFront übernehmen wir jeden Morgen die Kontrolle, indem wir diese 30-minütigen Priorisierungssitzungen abhalten. Das hat den Unterschied ausgemacht. Um Ihre tägliche Planung auf die nächste Stufe zu heben, finden Sie hier eine starke, bewährte zeitmanagement-Methode das wird jeden Tag zum Erfolg.

Methode 1: Zeitmanagement-Matrix

Die erste Methode, die in diesem täglichen Priorisierungsmeeting verwendet wird, besteht darin, eine Zeitmanagement-Matrix zu erstellen, wie in Stephen R. Coveys Buch gezeigt 7 Gewohnheiten sehr erfolgreicher Menschen.¹ Für diese Übung müssen Sie:

  1. Identifizieren Sie die wichtigsten Ziele für Ihr Unternehmen

  2. Priorisieren Sie diese Ziele, indem Sie sie in den entsprechenden Quadranten einfügen

  3. Priorisieren Sie Ihren Tagesplan so, dass er Ihren priorisierten Zielen entspricht

Die Matrix, die Sie für diese Übung verwenden, enthält vier Quadranten, die sich durch Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden. Das erste Feld enthält Ziele und Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Das zweite sind Ziele und Aufgaben, die für die Zukunft Ihres Unternehmens sehr wichtig, aber nicht dringend sind. Das dritte sind Ziele und Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Das vierte, Ziele und Aufgaben, die Zeitverschwendung sind. Notieren Sie sich beim Erstellen der Matrix das kurzfristige und langfristige Hauptziel Ihres Unternehmens (diese befinden sich im 1. bzw. 2. Quadranten). Beispiele für die beiden Ziele könnten sein, Ihren Zielmarkt zu verstehen / zu stärken oder an einen neuen Standort zu expandieren. Wenn Sie diese großen Ziele aufgeschrieben haben, unterscheiden Sie, welche der heutigen Aufgaben mit jedem Quadranten übereinstimmen, damit Sie die Priorität jeder Aufgabe bestimmen können. Dann ist Ihre lange Aufgabenliste vollständig priorisiert!

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*Es ist wichtig zu beachten, dass das Erstellen der Matrix möglicherweise mehr als 30 Minuten dauert. Mit dem Tool können Sie jedoch Zeit für zukünftige Priorisierungsbesprechungen sparen. Einer der missverstandenen, aber wichtigen Aspekte der Zeitmanagement-Matrix ist die Bedeutung des zweiten Quadranten. Obwohl diese Ziele und Aktivitäten nicht dringend sind, sind sie für Ihr Unternehmen am wichtigsten. Sie müssen sich hier langfristig konzentrieren. Ja, es scheint nicht intuitiv zu sein, aber das liegt daran, dass Ihr Tag Sie kontrollieren möchte, indem er Ihnen sagt, dass nur die dringendsten Aufgaben die wichtigsten sind. Dies ist jedoch nicht der Fall. Steven Pressfield sagte einmal: "Das Prinzip der Priorität besagt: (a) Sie müssen den Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit kennen und (b) Sie müssen zuerst das tun, was wichtig ist." Daher hat Quadrant zwei für Ihr Unternehmen die höchste Priorität, Quadrant eins darf jedoch nicht ignoriert werden. Der letzte Schritt in diesem Planungsprozess besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Kalenderzeiten blockieren, um sie abzuschließen. Dieser Schritt wird oft übersprungen, aber wenn Sie ihn ausführen, behalten Sie den ganzen Tag über die Kontrolle. Dann ist Ihr Meeting vorbei. Es ist Zeit, sich an die Arbeit zu machen!

Zusammenfassung

Mit der Zeitmanagement-Matrix von Stephen R. Covey können Sie zum Meister Ihres Tages werden. Um diese Methode am effektivsten nutzen zu können, vereinbaren Sie zu Beginn des Tages ein tägliches Priorisierungstreffen. Verwenden Sie in der Besprechung die Zeitverwaltungsmatrix, um Aufgaben in verschiedene Prioritätsstufen zu unterteilen. Die wichtigsten und dringendsten Aufgaben sollten sich im ersten Quadranten befinden. Dann sollten sich die Aufgaben, die nicht dringend, aber dennoch sehr wichtig sind, im zweiten Quadranten befinden. Konzentrieren Sie sich darauf, diese Aufgaben zu erledigen, bevor Sie etwas anderes tun. Was denken Sie? Mit welchen Strategien priorisieren Sie Ihren Tag? Halten Sie ein tägliches Priorisierungstreffen für notwendig? Warum oder warum nicht? Autor Biografie SurgeFront Surgefront ist eine Unternehmensberatungs- und Schulungsfirma, die sich auf Umsatzwachstum und Wachstumsmanagementstrategien spezialisiert hat. Als zertifizierter Teamwork.com-Trainer in den USA fördern die branchenübergreifenden Best Practices von SurgeFront die Akzeptanz, Nutzung und Anpassung von Teamwork.com. Für eine kostenlose Beratung besuchen Sie uns bitte unten: http://basic.surgefront.com/teamworkpm/ http://surgefront.com/

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Zitate: ¹ Covey, Stephen R. "Die ersten Dinge zuerst." Die sieben Gewohnheiten hochwirksamer Menschen: Wiederherstellung der Charakterethik. New York: Simon und Schuster, 1989. Drucken.