Zeit ist unsere wertvollste und endlichste Ressource, wird jedoch häufig für Aufgaben mit niedriger Priorität oder für zeitraubende Aktivitäten verschwendet, ohne unser Zeitmanagement ordnungsgemäß in Schach zu halten. Einer unserer bevorzugten Ansätze, um im Laufe Ihrer Zeit die Macht zurückzugewinnen, ist die Zeitmanagement-Matrix. Wir implementieren es sogar intern mithilfe der darin enthaltenen Tags-Funktion Teamwork-Projekte und zeigte es hier auf unserem Blog im letzten Monat. Die Zeitmanagement-Matrix, auch als Eisenhower-Box bekannt, ist für ihren Schöpfer, den verstorbenen General der US-Armee, Präsident Dwight D. Eisenhower, eine Methode zur Kategorisierung von Aufgaben und zur Zeitverwaltung für optimale Effektivität und Effizienz. Stephen R. Covey trug dazu bei, den Ruf des Tools durch seine eigenen Bücher und Arbeiten zu verbreiten. Die vier Quadranten selbst sind erstaunlich einfach. Die Matrix enthält vier Elemente einer Aufgabe (Wichtig, nicht wichtig, dringend, nicht dringend) und wo sich zwei Elemente schneiden, ist die festgelegte Priorität.

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Aufgaben, die am selben Tag oder sofort erledigt werden müssen, sind Wichtig und dringend, muss unverzüglich durchgeführt werden. Dies ist der Fall, wenn ein Kunde ein großes Problem hat, das gelöst werden muss, oder wenn es eine Frist gibt, die nicht geändert werden kann. Die Aufgabe ist wichtig und eine schnelle Lösung ist erforderlich. Dies sind wahrscheinlich die Aufgaben, die Wert bringen, obwohl sie nicht immer Spaß machen. Springen Sie einfach hinein und erledigen Sie sie. So verlockend es auch sein mag, beginnen Sie nicht zuerst mit den kleinen oder einfachen Aufgaben, sondern mit einer der herausfordernderen oder komplexeren, damit Sie nach Abschluss ein Gefühl der Leistung und des Impulses haben. Aufgaben, die sind Wichtig und nicht dringend würde zu einem geplanten Zeitpunkt geplant sein, um die Arbeiten abzuschließen. Dies wäre der Fall, wenn Drucksachen in sechs Monaten für eine Messe Korrektur gelesen und gedruckt werden müssten. Die Aufgabe ist wichtig, aber es bleibt genügend Zeit, um sie zu erledigen. Widerstehen Sie dem Drang, diese Aufgaben hinauszuschieben, nur weil die Frist nicht unmittelbar bevorsteht. Wenn Sie in absehbarer Zeit ein Fälligkeitsdatum für Lockvögel festlegen, können Sie darauf hinarbeiten. Wenn für die Aufgabe eine Zusammenarbeit erforderlich ist oder jemand um etwas gebeten wird, senden Sie diese Anfragen frühzeitig und verfolgen Sie sie häufig, um sicherzustellen, dass dieser Artikel nicht aufgrund von Vernachlässigung dringend wird. Im Laufe der Zeit werden einige dieser Aufgaben sowohl dringend als auch wichtig. Bei richtiger Planung und Fokussierung werden Sie jedoch den größten Teil Ihrer Energie für geplante und organisierte Aufgaben in diesem Abschnitt der Matrix verwenden. Aufgaben, die sind Dringend und nicht wichtig werden am besten an ein vertrauenswürdiges Mitglied Ihres Teams delegiert. Dies ist der Fall, wenn eine andere Abteilung an diesem oder am nächsten Tag Hilfe benötigt, damit eine andere Person im Firmenpool auf einer Messe Broschüren verteilt. Die Aufgabe hat nur eine begrenzte Zeit, ist jedoch für Ihre eigenen Ziele nicht wichtig genug, um Ihren Zeitplan und Ihre eigenen dringenden Aufgaben zu ändern. Sehr oft handelt es sich bei Aufgaben in diesem Quadranten um Aufgaben anderer Personen. Bei jeder Delegation besteht der Schlüssel darin, die Person, die die Aufgabe erhält, über die Einzelheiten zu informieren und die Aufgabe vollständig zu übergeben, sodass diese Person ohne Mikromanagement für das Ergebnis verantwortlich ist. Delegieren Sie in der Regel keinen Job, zu dem Sie nicht bereit wären. Aufgaben, die sind Nicht wichtig und nicht dringend sollte nicht einmal behandelt werden. Dies wäre, wenn ein Freund Ihnen ein Katzenvideo zum Ansehen schicken würde. Die Aufgabe selbst ist nicht hilfreich und bringt Sie nicht in die Nähe, Ihre Ziele oder Träume zu erreichen. Das Weglassen solcher Aufgaben aus Ihrem Zeitplan spart nicht nur Zeit, sondern ist auch eine gute Vorgehensweise bei der Priorisierung. Obwohl der Artikel aus Ihren Plänen entfernt wurde, bedeutet dies nicht, dass er aus Ihrer E-Mail oder Ihren Dateien gelöscht werden sollte. Wenn Sie diese Dateien aufbewahren, wird Ihr Leben aufgezeichnet, und wenn Sie diese Artikel nicht ansprechen, sehen Sie, wer Sie sich in diesem Stadium befinden. Die Integration der Zeitmanagement-Matrix in Ihre täglichen Gewohnheiten ist entscheidend für den Erfolg. Nehmen Sie sich also Zeit, um Ihre Aufgaben genau zu organisieren. Die Tags-Funktion von Teamwork Projects erleichtert die Implementierung. In vier einfachen Schritten können Sie Ihre Arbeit erledigen und trotzdem zum Abendessen zu Hause sein. 1. Kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben mit dem entsprechenden Etikett: Wichtig & dringend, wichtig & nicht dringend, dringend & nicht wichtig, oder Nicht wichtig und nicht dringend. 2. Gehen Sie zu Ihrem Alle Aufgaben anzeigen und filtern nach Etikett an denen arbeiten, die sind Wichtig und dringend.

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3. Kehren Sie zum Filter zurück und zeigen Sie Ihre an Wichtig und nicht dringend, achten Sie auf zugewiesene Fälligkeitstermine. Arbeiten Sie an diesen Aufgaben.

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4. Bewerten Sie die Aufgaben alle zwei Wochen neu und kennzeichnen Sie neu erstellte und zugewiesene Aufgaben genau. Einmal neu Nicht wichtig und nicht dringend aufgabe empfangen, bewerten und an die entsprechende Person delegieren. Power Tipp: Wenn sich eine Aufgabe von ändert Nicht dringlich zu Dringend, es ist einfach, das Tag zu ersetzen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten, während Sie auf das Tag selbst klicken. Es wird immer mehr Arbeit als Zeit dafür geben, aber es besteht kein Grund zur Betonung. Das strategische Verwalten von Aufgaben basierend auf diesen vier Grundelementen gibt Ihnen die Kraft zurück. Überwachen Sie während des gesamten Prozesses Ihre Zeit durch Zeiterfassung, damit Sie sehen können, wie Sie Ihre wertvollste Ressource ausgeben. Überprüfen Sie jeden Monat Ihre Produktivität dort, wo Sie Ihre Zeit investiert haben, und gewinnen Sie in Zukunft ein größeres Bewusstsein dafür, welche Aufgaben sich gelohnt haben und welche nicht. Beseitigen Sie nach Möglichkeit Technologien, die Ihnen nicht helfen.